Sous la responsabilité du Coordinateur du programme mAIDan Ukraine, le/la adjoint(e) travaillera en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe du programme ainsi qu'avec le bureau d'Expertise France à Kyiv.

Il/Elle jouera un rôle actif pour garantir la qualité, la cohérence et la visibilité de la mise en œuvre du programme, en apportant un appui opérationnel au Coordinateur du programme, qui conserve la responsabilité finale de l'exécution des activités, de la gestion budgétaire, de la supervision de l'équipe et de la représentation institutionnelle.

Le/La adjoint(e) travaillera en étroite coordination avec l'équipe du programme, le bureau pays d'Expertise France et les départements concernés du siège. Il/Elle assurera une fonction essentielle de soutien opérationnel, veillant à ce que les informations, les outils et les processus soient préparés et disponibles dans les délais.

Il/Elle apportera notamment un appui au Coordinateur du programme dans les domaines suivants :

1. La mise en œuvre du plan de travail des activités ;
2. La préparation des rapports et des documents ;
3. Les activités de suivi et d'évaluation ;
4. La communication.

Principales missions

Responsabilités spécifiques

Les responsabilités du/de adjoint(e) comprendront notamment les activités suivantes :

Appui opérationnel à la mise en œuvre des activités

·        Appuyer le Coordinateur du programme et l'équipe du programme dans la planification, la préparation et le suivi des activités du projet, conformément au plan de travail approuvé, au budget et au calendrier de mise en œuvre ;

·        Contribuer à l'identification, au recrutement et à la mobilisation d'expertises techniques et transversales (suivi-évaluation, communication, etc.) ;

·        Contribuer à la coordination opérationnelle des activités avec les partenaires de mise en œuvre, les prestataires de services, les experts et les parties prenantes concernées, en veillant à la transmission des informations et au suivi des actions dans les délais ;

·        Préparer et mettre à jour les outils de planification des activités, notamment les calendriers, tableaux de suivi des tâches, listes de contacts, ordres du jour et documents de planification logistique ;

·        Appuyer la préparation de la documentation liée aux activités, notamment les notes de cadrage, les ordres du jour, les éléments nécessaires aux procédures de passation de marchés et les comptes rendus de suivi ;

·        Organiser des ateliers, des réunions et des événements publics en collaboration avec l'équipe du programme et l'USP, notamment en coordonnant les aspects logistiques, la gestion des participants ainsi que la disponibilité, en temps voulu, des supports et de la documentation.

Reporting et préparation de documents

·        Contribuer aux analyses documentaires et à la rédaction de notes conceptuelles, de plans d'activités, de termes de référence ainsi que de rapports internes ou destinés aux bailleurs de fonds ;

·        Collecter, consolider et vérifier la qualité des informations nécessaires aux exercices de reporting ;

·        Être le point focal pour l'USP afin de faciliter les procédures contractuelles et financières et d'accompagner l'équipe dans les démarches administratives et financières conformément aux procédures internes d'Expertise France ;

·        Préparer, sous la supervision du Coordinateur du programme, la documentation nécessaire aux revues du projet ;

·        Appuyer le Coordinateur du programme dans la préparation des réunions du comité de pilotage, des éléments de langage, des présentations et des projets de comptes rendus.

Suivi, évaluation et capitalisation

·        Appuyer le Coordinateur du programme dans la mise à jour du plan de suivi-évaluation et de capitalisation du projet, ainsi que dans sa mise en œuvre, dans le respect du budget et des délais. Cela inclut notamment la mise à jour des outils de suivi-évaluation du projet (théorie du changement, cadre logique, indicateurs, matrice des risques) ainsi que des outils internes de suivi (RPP, etc.) afin d'assurer le suivi de l'avancement des activités et de leur bonne exécution ;

·        Contribuer aux exercices de suivi-évaluation demandés par Expertise France ou les bailleurs de fonds, en collaboration avec l'équipe projet et les experts en suivi-évaluation mobilisés (par exemple le suivi des évaluations et des exercices de capitalisation réalisés par des évaluateurs externes) ;

·        Sous la supervision du Coordinateur du programme et en collaboration avec la chargée MEAL, identifier et partager les impacts observés, les risques, les menaces et les facteurs de réussite liés à la mise en œuvre des activités du projet, et contribuer à la définition de mesures correctives ;

·        Faciliter la documentation des résultats, des bonnes pratiques et des enseignements tirés du projet afin de favoriser l'amélioration continue et le partage des connaissances.

Communication

·        Coordonner avec le responsable de communication de la direction pays la préparation des supports de communication et des contenus destinés aux réseaux sociaux relatifs au programme.