Le programme « Africa–Europe Partnerships for Culture : Audio-Visual » est un projet de 45 mois financé par l'Union européenne et mis en œuvre par Expertise France et la GIZ. Le programme vise à renforcer les relations socio-économiques et le dialogue interculturel entre l'Europe et l'Afrique subsaharienne grâce à un soutien structuré aux chaînes de valeur de l'industrie audiovisuelle (cinéma, animation, séries, jeux vidéo et contenus immersifs).

Expertise France recrute un(e) Chargé(e) des subventions afin d'assurer la gestion complète du cycle de vie des subventions attribuées dans le cadre du projet, depuis la conception des appels à projets jusqu'à leur clôture, en passant par la contractualisation, le suivi financier et l'accompagnement des bénéficiaires. Ce poste combine à la fois les dimensions techniques et administratives/financières de la gestion des subventions.

Sous la supervision directe de la Cheffe de projet, et en étroite coordination avec la Responsable administrative et financière, le(la) Chargé(e) de l'entrepreneuriat et de la formation ainsi que la Conseillère technique, le(la) Chargé(e) des subventions sera chargée de :

• Piloter la conception et la gestion des appels à projets et des subventions du programme ;
• Assurer la bonne gestion administrative, contractuelle et financière de l'ensemble des subventions attribuées ;
• Fournir un accompagnement technique et financier ainsi qu'un appui au renforcement des capacités des bénéficiaires tout au long de la mise en œuvre des projets ;
• Veiller au respect des règles des bailleurs européens ainsi que des procédures internes d'Expertise France.

Le(la) Chargé(e) des subventions travaillera au sein de l'équipe projet basée à Nairobi, composée de :

• 1 Cheffe de projet
• 1 Conseillère technique
• 1 Responsable administrative et financière
• 1 Chargé(e) de l'entrepreneuriat et de la formation
• 1 Chargé(e) des opérations & SERA
• 1 Chargé(e) des subventions
• 1 Assistant(e) projet

Il/Elle sera notamment responsable des tâches suivantes :

1. Conception et gestion des appels à projets

• Piloter la préparation, le lancement et la gestion des appels à projets, notamment en élaborant les guides à destination des candidats, les modèles de notes conceptuelles et de propositions, les grilles d'évaluation ainsi que les modèles de rapports ;
• Être le point focal des candidats tout au long du processus d'appel à projets, en assurant la gestion des demandes de clarification, des sessions d'information et des réunions de présentation ;
• Piloter l'élaboration des outils d'évaluation technique et financière, des grilles de notation et des cadres d'évaluation ;
• Veiller au respect des règles des bailleurs européens et des procédures internes d'Expertise France tout au long du cycle des appels à projets.

2. Contractualisation des subventions et gestion administrative

• Préparer les conventions de subvention et veiller à leur pleine conformité avec les exigences des bailleurs, les règles d'éligibilité et les procédures institutionnelles ;
• Assurer la mise en place administrative et le suivi contractuel de l'ensemble des bénéficiaires de subventions, de leur sélection jusqu'à la clôture des conventions ;
• Garantir la bonne contractualisation, le classement, la traçabilité et l'archivage de l'ensemble des documents relatifs aux subventions tout au long de leur cycle de vie ;
• Réaliser l'évaluation administrative et financière des propositions conformément aux exigences des bailleurs et aux procédures internes.

3. Suivi financier et conformité

• Assurer le suivi de la mise en œuvre des subventions au regard des obligations contractuelles, de la consommation budgétaire, des prévisions et des échéanciers de paiement ;
• Examiner les rapports financiers transmis par les bénéficiaires afin de vérifier l'éligibilité des dépenses, leur conformité et leur exactitude ;
• Préparer les demandes de décaissement et assurer les paiements dans les délais, en coordination avec la Responsable administrative et financière ;
• Élaborer et mettre à jour des outils et modèles pratiques de suivi afin d'accompagner les bénéficiaires dans la bonne gestion financière de leurs subventions ;
• Veiller à la pleine conformité des processus de gestion des subventions avec la réglementation de l'Union européenne et les procédures internes d'Expertise France ;
• Contribuer aux dispositifs de contrôle interne, aux mécanismes de maîtrise des risques ainsi qu'à la préparation des audits et des vérifications des dépenses.

4. Appui technique et renforcement des capacités des bénéficiaires

• Fournir un accompagnement technique et financier aux candidats potentiels afin de leur permettre de comprendre les objectifs des appels à projets, les priorités, les exigences et les standards attendus ;
• Accompagner les bénéficiaires dans le renforcement de la qualité, de la pertinence et de la faisabilité de leurs projets tout au long de leur mise en œuvre ;
• Organiser et animer des sessions de renforcement des capacités à destination des bénéficiaires sur les procédures de gestion des subventions, les exigences en matière de reporting financier et les obligations de conformité ;
• Accompagner les bénéficiaires, lorsque nécessaire, dans l'amélioration de leurs cadres de résultats, de leurs indicateurs, de leurs plans de mise en œuvre et de leurs livrables.

5. Coordination et reporting

• Travailler en étroite collaboration avec le(la) Chargé(e) de l'entrepreneuriat et de la formation afin d'assurer l'alignement des activités financées avec les priorités techniques de la Composante 2 ;
• Coordonner avec la Responsable administrative et financière l'ensemble des processus financiers, des flux de paiement et des exigences en matière d'audit ;
• Contribuer à la consolidation des informations relatives aux subventions dans le cadre du reporting interne et du reporting destiné aux bailleurs ;
• Contribuer aux processus de MEAL, à la capitalisation des enseignements tirés, à la documentation des bonnes pratiques ainsi qu'à l'amélioration continue des outils et des méthodologies de gestion des subventions.