Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de projet, l’Adjoint.e au Chef de projet Phénix appuie la mise en œuvre de la stratégie globale du projet et la coordination de la planification, du pilotage et la mise en œuvre des activités du projet confié à Expertise France dans le respect des exigences bailleur. L’Adjoint.e au Chef de projet sera plus spécifiquement responsable de la planification, suivi et coordination opérationnelle axée sur les résultats des activités menées dans le cadre du projet Phénix dans les départements de l’Ouest, Nord, Sud de Haïti.

Basé.e à Cap Haïtien, L’Adjoint.e au Chef de projet contribue à l’atteinte des objectifs du projet. Il/Elle fait partie de l’équipe projet composée du Chef de projet, d’une assistante projet et des experts.es. Le projet travaille en lien fonctionnel avec l’Unité Support Projets du Bureau Pays Haiti (USP) qui regroupe les fonctions supports organisés autour des pôles Finance, Achats/contrats, Ressources humaines, Logistique et avec l’assistance du département Géographique au siège d’Expertise France – Chargé.e de projets et assistant.es.

L’Adjoint.e au Chef de projet aura pour missions principales :

a.    Appui à la coordination opérationnelle et appui au pilotage du projet :

·   Appui à la planification opérationnelle alignée sur les orientations stratégiques du projet en conformité avec le cadre contractuel bailleur et des procédures de reporting interne Expertise France,

·     Contribution à l’identification et à la définition des besoins du projet,

·     Mise à jour les outils de suivi (tableau de bord, reporting, chronogramme…)

·  Contribution à l’élaboration des cahiers des charges, termes de références, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels.

b.    Appui aux opérations du projet en lien avec l’Unité Support Projets 

·     Appuyer le chef de projet sur le suivi des engagements, décaissements et prévisions budgétaires du projet,

·     Contrôle et suivi des facturations, paiements et remboursements liés aux activités du projet,

·  Appui à la gestion des contrats (achats ou prestations de biens et services, partenaires) en lien avec les pôles logistique et achats/contrats

c.    Reporting, audit et clôture

·     Appuyer le chef de projet dans la préparation du reporting technique et financier à destination d’Expertise France et du bailleur,

·     Assurer la cohérence et la conformité des documents produits avec les exigences contractuelles,

·     Appui à la préparation des audits du projet ;

·     Contribuer aux exercices de clôture administrative et financière du projet ;

·     Suivi de la conformité des activités avec les procédures internes Expertise France et bailleur,

d.    Suivi-évaluation, capitalisation et communication du projet :

·     Appuyer le chargé SERA (suivi, évaluation, redevabilité, apprentissage) dans la collecte des données et le suivi des indicateurs,

·     Appui à la rédaction de notes et comptes-rendus,

·     Assurer la circulation de l’information sur les différents dossiers du projet entre les parties prenantes (unité support projet, partenaires institutionnels, bénéficiaires, bailleur, équipe siège)

·     Organiser des réunions régulières de suivi avec les pôles de l’unité support projet et équipe siège au besoin,

·     Elaborer les éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquels une visibilité est attendue,

·     Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.

Dans des circonstances exceptionnelles et sur délégation du Chef de projet, L’Adjoint.e au Chef de projet assure temporairement les tâches suivantes :  

·     Lien avec le bailleur,

·     Contribution au maintien/consolidation des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux et locaux

·     Appui au maintien optimal de connaissance et d’appropriation des différentes parties prenantes du projet.