Basé.e à Rabat, et sous l’autorité hiérarchique du Responsable Achats, Contrats et Logistique, et en étroite collaboration avec les équipes projets et le pôle Finance, le/la Chargé(e) des Subventions, Achats et Contrats intervient au sein de l’USP Maroc afin d’assurer la contractualisation et le suivi des subventions, ainsi qu’à la passation des contrats et la gestion des prestations de services et d’expertises individuelles.

Responsabilités principales (indicatives)
Les missions décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins du projet et des nécessités de service.

1- les Subventions : 
Appui à la passation de marchés et à l’octroi des subventions : 
•    Appuyer les projets dans le développement en amont des subventions, depuis l’estimation des besoins jusqu’à la préparation des dossiers d’Appel à Propositions (AAP), notamment en examinant les lignes directrices des appels à propositions et en conseillant sur l’application du cadre procédural des subventions conformément aux règles contractuelles ;
•    Accompagner les équipes projets dans la sélection des bénéficiaires, l’évaluation des risques et la fourniture d’un appui opérationnel durant la phase de contractualisation
•    Soutenir les projets dans le suivi de l’exécution des contrats de subvention et de partenariat, notamment sur les aspects contractuels, opérationnels et liés à la gestion des risques ;
•    Appuyer les projets dans le suivi et la mise à jour des plans de passation des marchés relatifs aux subventions.

Suivi de l’exécution financière, administrative des bénéficiaires de subvention : 
•    Appuyer les projets dans le suivi de la gestion financière des subventions ;
•    Fournir un appui et des conseils aux équipes projets dans l’accompagnement des bénéficiaires lors des audits ;
•    Vérifier l’exhaustivité et assurer le contrôle qualité des dossiers de rapports financiers finalisés par les équipes projets avant leur transmission à l’équipe Comptabilité/Finance ;
•    Assurer la mise à jour et le suivi de l’outil global de suivi financier des enveloppes de subventions, en vue de sa transmission mensuelle au Responsable Administratif et Financier.
2- Appui à la passation de contrats de prestation de service :
•    Appui à la mise en œuvre de la procédure de passation de marchés publics pour tout contrat 
de prestation de service ;
•    Assure la gestion d’un portefeuille de prestataires, incluant leur identification, la négociation des offres, la contractualisation et le suivi de l’exécution des prestations ; 
•    Rédige et assure le suivi des contrats relatifs aux fournisseurs de biens et services ;
•    Suivi d’exécution des contrats et accords-cadres ;
•    Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne ;
•    Publie les appels d’offres de biens/ services ;
•    Contribue au double archivage (physique et en ligne) de la documentation liée aux contrats ;
•    Fournit les documents exigés lors des audits ;
•    Assure le suivi des demandes d’attestations d’exonération conformément à la réglementation en vigueur. 
3- Appui à la passation de contrats de prestation d’expertise individuelle : 
•    Appui à la mise en œuvre de la procédure de passation de marchés publics pour tout contrat de prestation d’expertise individuel ;
•    Assure la gestion d’un portefeuille d’experts, depuis leur identification jusqu’au suivi de leurs missions ;
•    Rédige et assure le suivi des contrats d’expertise individuelle ;
•    Suivi d’exécution des contrats et accords-cadres ;
•    Assure la vérification des experts sur la base de l'outil compliance interne ;
•    Publie les appels à CV ;
•    Contribue au double archivage (physique et en ligne) de la documentation liée aux contrats ;
•    Fournit les documents exigés lors des audits ;
•    Assure la demande des attestations d’exonération des prestataires.
4- Suivi contractuel et reporting : 
•    Assurer le suivi des échéances contractuelles et des conventions de subvention ;
•    Assurer la production et la mise à jour régulière des tableaux de bord et reporting relatifs aux contrats et subventions ;
•    Veiller à la disponibilité et à la fiabilité des données contractuelles.