Sous la supervision du/de la Coordinateur.rice des Fonctions Transverses (CFT) , le/la Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) (RAF) dirige le département Administration et Finance et encadre l'équipe Finance, composée d'un(e) Chargé(e) de Finance, d'un(e) Assistant(e) Finance et, le cas échéant, d'un(e) Comptable.

Le/la RAF est responsable de la mise en place et du maintien d'une fonction administrative et financière performante afin de soutenir la mise en œuvre des projets au niveau du pays. À ce titre, il/elle veille à la bonne application, au respect et au suivi de l'ensemble des procédures de gestion administrative et financière, conformément aux politiques d'Expertise France, aux exigences des bailleurs de fonds et à la réglementation nationale en vigueur.

Le/la RAF doit démontrer une solide maîtrise des principes et des bonnes pratiques de gestion financière, couvrant l'ensemble du cycle financier, depuis la gestion de la trésorerie et des flux de trésorerie (cash-flow) jusqu'au suivi budgétaire et à l'élaboration de rapports financiers fiables, précis et conformes.

Principales responsabilités

Le/La Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) (RAF) est notamment chargé(e) des responsabilités suivantes :

Gestion financière et budgétaire

• Garantir la disponibilité, la fiabilité et la conformité de l'ensemble des données financières et contractuelles ;
• Préparer et assurer le suivi financier des projets à l'aide des outils et modèles standards d'Expertise France (imputation des dépenses, suivi de la consommation budgétaire, prévisions, etc.) ;
• Élaborer, suivre et actualiser les budgets des projets (budget initial, révisions budgétaires et prévisions finales), conformément aux obligations contractuelles et aux standards d'Expertise France ;
• Préparer les rapports financiers destinés aux besoins internes, aux bailleurs de fonds et aux audits ;
• Examiner les rapports financiers transmis par les partenaires de mise en œuvre afin de s'assurer de leur conformité aux exigences contractuelles et aux exigences des bailleurs.

Comptabilité, trésorerie et gestion des comptes bancaires

• Superviser les opérations comptables dans le respect des procédures d'Expertise France ;
• Garantir l'exhaustivité et la fiabilité des écritures comptables ainsi que la préparation des dossiers comptables mensuels destinés au siège ;
• Superviser les clôtures comptables mensuelles, trimestrielles et semestrielles, en étroite coordination avec le siège d'Expertise France ;
• Effectuer et superviser les contrôles systématiques des avances, des inventaires de caisse, des rapprochements bancaires et des pièces justificatives ;
• Valider les prévisions consolidées de trésorerie de l'ensemble des projets et veiller à leur transmission dans les délais au siège, après validation par le/la CFT  ;
• Superviser les opérations quotidiennes de trésorerie afin de garantir la sécurité des fonds et la continuité des activités ;
• Veiller à la cohérence des données comptables (libellés, comptes comptables, codes analytiques, taux de change, etc.) entre les systèmes comptables et les outils de suivi sous Excel.

Supervision administrative et conformité réglementaire

• Veiller au respect des procédures administratives, financières et contractuelles, conformément à la législation nationale, aux exigences des bailleurs de fonds et aux politiques internes d'Expertise France ;
• Superviser le respect du calendrier administratif et financier ;
• Appuyer la préparation et la gestion de la documentation administrative et financière requise par les autorités nationales.

Coordination et encadrement de l'équipe

• Encadrer et assurer la supervision technique de l'équipe Finance ;
• Contribuer au renforcement des capacités de l'équipe à travers des actions de formation, de coaching et de mentorat ;
• Réaliser les évaluations de performance et accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Valider et suivre la planification des congés de l'équipe Finance, en coordination avec la hiérarchie ;
• Fournir un appui technique aux équipes projets en matière de budgétisation, de reporting financier et de gestion financière ;
• Assurer le rôle d'interface entre les équipes projets, les fonctions support et le siège d'Expertise France sur les questions financières et administratives.

Contrôle interne et gestion des risques

• Mettre en place et assurer le suivi des dispositifs de contrôle interne afin de garantir la fiabilité des données, le respect des budgets et la redevabilité financière ;
• Identifier les risques financiers et opérationnels et proposer des mesures d'atténuation appropriées ;
• Élaborer ou mettre à jour les outils et procédures internes afin de renforcer la gouvernance financière ;
• Promouvoir une culture de transparence, de conformité et de rigueur financière au sein du Bureau Pays.

Audit et conformité

• Coordonner les audits internes et externes en collaboration avec le siège d'Expertise France ;
• Réaliser ou superviser les audits financiers des partenaires de mise en œuvre lorsque cela est requis ;
• Veiller à la mise en œuvre et au suivi des recommandations issues des audits dans les délais impartis ;
• Sensibiliser et accompagner les équipes et les partenaires sur les exigences de conformité financière ;
• Garantir la conformité de l'ensemble des opérations financières avec les politiques d'Expertise France, la réglementation nationale et les exigences des bailleurs de fonds.

Archivage et gestion documentaire

• Mettre en place et maintenir un système d'archivage physique et numérique fiable et sécurisé ;
• Veiller au classement, à l'archivage et à l'accessibilité des documents financiers, administratifs et contractuels ;
• Réaliser des contrôles périodiques de la qualité des archives ;
• Coordonner la transmission des archives comptables au siège conformément aux procédures internes.

Relations avec les fournisseurs

• Entretenir des relations professionnelles avec les fournisseurs en coordination avec l'équipe Finance ;
• Veiller à ce que les fournisseurs soient informés des procédures et des délais de paiement d'Expertise France ;
• Assurer une communication claire et réactive avec les fournisseurs concernant le suivi des paiements en cours ou effectués.