Sous la supervision du (de la) Directeur(trice) de programme / chef.fe de projet, et en collaboration avec les différentes équipes support de l’USP, le.la Chargé.e d’appui opérationnel sera responsable des missions suivantes :

Gestion logistique :

·        Assister le/la Directeur(trice) de programme / chef.fe de projet dans l’organisation d’événements (inaugurations, séminaires, ateliers, formations) liés aux activités du projet, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;

·        Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transport, hébergement, demandes de visas, ordres de mission, besoins sanitaires et sécuritaires ;

·        Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;

·        Assurer la collecte, la vérification et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) avant soumission au chef de projet pour validation ;

·        Aider à l’identification et la formulation des besoins du projet pour l’achat de produits de visibilité (brochures, papeterie, goodies...), en lien avec le chargé de communication, si applicable.

Gestion administrative :

·        Assurer l’enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;

·        Réaliser des tâches administratives et de secrétariat en appui à l’organisation générale du projet : proposition d’outils de coordination, mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, tenue de fichiers de partenaires et contacts tiers, relances téléphoniques, gestion de courriers, rédaction de compte-rendu, et toute autre tâche selon les besoins (organisation de réunions, prise de rendez-vous) ;

·        Appuyer le Chargé Suivi Évaluation Redevabilité et Apprentissage dans la gestion et le suivi des activités du projet.

Gestion financière :

·        Assurer l’attribution des lignes budgétaires, le suivi et le contrôle des dépenses du budget mensuel du projet pour les exercices de redevabilité interne, en appui au chef de projet et collaboration avec l’USP ;

·        Participer à la mise à jour les outils de pilotage financier, contribuer à l’élaboration du rapport financier et veiller au calendrier de transmission des rapports financiers ;

·        Appuyer le siège d’Expertise France dans la préparation des demandes de fonds pour les besoins du projet ;

·        S’assurer de l'éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d'Expertise France et du bailleur dans la mise en œuvre des activités, en collaboration avec l’USP ;

·        Contrôler et valider les paiements fournisseurs ;

·        Gérer les indemnités des missions d’expertise terrain.

Communication :

·        Appuyer, au besoin, les activités de communication propres au projet ;

·        Mettre à jour et suivre la base de données photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;

·        Mettre à jour l’agenda sur le site internet du projet.