Le/la Chargé(e) de Logistique sera responsable des aspects logistiques des projets mis en œuvre par le bureau mutualisé d’Expertise France en Moldavie. Basé à Chișinău, il/elle sera placé(e) sous la supervision du Responsable Administratif et Financier et travaillera en étroite collaboration avec les autres services du bureau mutualisé, ainsi qu’avec le siège d’Expertise France, situé à Paris. 

Plus précisément, le/la Chargé(e) de Logistique sera chargé(e) de :

Gestion logistique des missions, évènements et visites d’étude

-        Assurer la bonne organisation des missions (Mission Security Clearance « MSC », Ordre de mission « OM », visa, réservation de transports et hébergements ; remise de per diem en lien avec le service comptabilité) ;

-     Appuyer l’organisation d’évènements (comité de pilotage, comités techniques de suivi, cérémonies de lancement/clôture, ateliers divers) : convocation des participants, identification et contractualisation de prestataires (salles, traiteurs, traducteurs, interprètes…), réservation, accueil/émargement des listes de présences, gestion des pause-café et déjeuners, prise de photographies ;

-       Vérifier la qualité des prestations avant le lancement des évènements et s’assurer de la correcte mise en place en amont (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilité, internet, mise en place des services traiteurs, etc.) ;

-          Développement et mise en place de supports et outils de communication du projet, contacts presse/médias ;

-          Gestion des visites d’étude en dehors de la Moldavie et réalisation des démarches administratives afférentes ;

-          Faire le lien entre les prestataires et les projets dans leurs besoins d’organisation d’évènements

-          Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, catering, traducteurs, interprètes, etc.) ;

Appui à la gestion du bureau mutualisé

-          Assurer régulièrement l’inventaire des actifs (consommables & matériels bureaux) ;

-          Assurer la bonne gestion des moyens de transport locaux (parc automobile et/ou chauffeurs) ;

-       Assurer la bonne gestion du parc téléphonie, informatique et autres équipements du bureau mutualisé (difficultés informatiques/électroniques), en lien avec la DSI (Direction des services informatiques) ;

-          Assurer les relations avec les sociétés de location de véhicules et de taxis en lien avec les équipes projet ;

-          Coordonner l’envoi des courriers à destination des administrations et autres sites/bureaux de l’agence ;

Passation de contrats

-          Etablir les contrats avec les prestataires (recueil des devis…en lien avec le Responsable administratif et Financier (RAF)) ;

-          Appuyer l’élaboration des contrats avec les experts, et vérifier les fiches tiers/fiches individuelles de renseignements ;

Sécurité des opérations

-       Collaborer étroitement avec le Département sécurité des opérations et le coordinateur régional pour la sécurité des opérations en ce qui concerne les aspects de sécurité des bâtiments et des déplacements. Faire remonter toute problématique rencontrée ;  

-        En collaboration avec le coordinateur sécurité Eurasie : suivi des procédures de sécurité du bureau (gestion des badges et des accès en relation avec le gestionnaires du bâtiment, gestion du matériel sécurité, etc.) ;

-     Veille à la bonne affectation des moyens humains et matériels pour les besoins des services et lors des missions (planning des chauffeurs, affectation des véhicules, relation avec les prestataires de location, etc.) ;

-          S’assurer de la bonne utilisation et du bon entretien des véhicules (remplissage des tableaux de bords, entretien mécanique, suivi des visites et contrôles, etc.) ;

-       Sur la base des demandes de mission en dehors de la capitale des Chef.fes/ responsables des projets, contacte le CRSO Eurasie s'il identifie une difficulté particulière dans le déplacement envisagé ;

-      Assurer la mise en application et le respect des procédures de déplacement, en lien avec la Département sécurité des opérations et le CRSO Eurasie, en ce qui concerne leur application technique et pratique ; 

-         Maintenir un contact régulier avec les équipes de terrain.