Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) sera responsable d’assurer la coordination des différentes fonctions support du bureau mutualisé d’Expertise France, basé à Chișinău (Moldavie), ainsi que la gestion de celui-ci, en étroite collaboration avec le chef de Projet adjoint du Projet Anticorr, et le siège (situé à Paris).

Plus précisément, le/la Responsable Administratif et Financier, sera chargé·e de:

Gestion et suivi des contrats du bureau mutualisé (BM) :

-          Réaliser la passation et suivi des contrats cadre du BM (loyer, eau, électricité, taxi/déplacements ; téléphonie ; tiers employeur, assurances, etc) ;

-          Effectuer les achats de matériels/équipements (mobiliers, informatiques, etc) et les consommables du bureau mutualisé (BM) ;

-      Assurer le suivi financier des coûts mutualisés (alimentation et suivi du journal de dépenses, réaffectations des couts sièges et environnés ; état des dépenses BR et PA/BI ; récupération de TVA ; actualisation de la clé de répartition) ;

-          Assurer la cohérence, l’harmonisation et la mutualisation des pratiques administratives, financières et logistiques entre les différents projets hébergés au sein du bureau mutualisé ;

-          Assurer l’arbitrage et la priorisation des demandes des équipes projets en matière de fonctions support, dans une logique d’optimisation des ressources ;

-          Assurer la gestion du compte bancaire et les relations avec la banque locale (en lien avec le service comptabilité/DAF à Paris).

Gestion administrative, financière et budgétaire :

-          Elaborer un manuel des procédures administratives et financières ;

-          Concevoir et mettre à jour les outils de gestion (notamment le paramétrage de l’outil de suivi financier);

-        Contribuer à la mise à jour et au contrôle du suivi financier mensuel des projets (superviser le suivi du journal des dépenses et des budgets des projets, le suivi des avances, les corrections analytiques, etc.);

-         Surveiller la consommation budgétaire du projet ;

-        Veiller au respect des règles financières d’Expertise France et des réglementations de financement des bailleurs, conformément à la législation nationale et aux politiques internes ;

-       Préparer les trames, réaliser les suivis et rapports financiers internes et externes, intermédiaires et finaux (et contrôle par CPAF/CAF siège) en accord avec les engagements contractuels et les guidelines internes ;

-        Réaliser aux exercices budgétaires mensuels, semestriels et annuels en collaboration avec les équipes de projet (budget initial, budget révisé et prévisions budgétaires, clôtures comptables, RPP, PABI, BR, revue de projet, et clôture transmis après validation du CAF/CPAF siège) ;

-          Établir les BAF (bons à facturer) et assurer le suivi des encaissements ;

-          Veiller au bon déroulement des audits (rétroplanning, contrat d’achat, élaboration des cahiers des charges, etc.) ;

-          Assurer les clôtures financières des projets (annuelles et semestrielles) ;

-       Soutenir les équipes dans la budgétisation des projets futurs, la réaffectation budgétaire ou les NCE et la réalisation d’analyses de rentabilité internes (ARI) 

-         Participer aux réunions de pilotage opérationnel et financier des projets et assurer la préparation des rapports internes sur une base mensuelle pour les Chefs de projet ;

-          Veiller à ce que les paiements aux fournisseurs, prestataires de services et parties prenantes soient effectués en temps voulu.

Supervision des paiements et de la trésorerie:

-          Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques en matière de comptabilité ;

-          Contrôler la cohérence des données comptables (intitulés, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc.) : fichiers ERP et Excel ;

-          Superviser la gestion des approvisionnements (en lien avec le service compta) ;

-          Superviser le contrôle et l’archivage des pièces comptables et justificatives ;

-          Valider les documents de clôture comptable mensuels, trimestriels et annuels ; transmettre le dossier comptable à la DAF ;

-          Double signature des BAP

Passation de marchés publics :

-          Mettre à jour le plan de passation de contrats (PPC) de chaque projet en collaboration avec les équipes projet ;

-        Rédiger les appels d'offres, lancer les procédures et en suivre leurs avancements conformément aux dispositions du Code des marchés publics français (en collaboration avec le service juridique et la commission d'attribution des marchés) ;

-          Assurer le suivi des publications au Journal officiel conformément à la procédure validée ;

-          Participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés en lien avec les équipes projet ;

-        Préparer le cahier des charges des différents comités d'évaluation des offres et d'attribution des marchés (rôle et liste des membres) et les organiser en temps utile ;

-          Assurer le secrétariat des comités et rédiger les procès-verbaux d'évaluation des offres et d'attribution des marchés ;

-          Surveiller l’exécution contractuelle des contrats conclus.

Gestion d’équipe (en lien avec le Chef de Projet adjoint du projet lead) :

-          Assurer la supervision, la gestion et la répartition de la charge de travail entre les différents services (Comptabilité et Logistique) ;

-          Organiser la vie du bureau de projet : gestion des stocks et acquisition d’équipements, logiciels, fournitures de bureau, etc.

-          Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH;

-          Être l'interlocuteur de référence de la société de portage salarial pour les salariés locaux (envoi et suivi des bons de commande, validation du fichier de paie, suivi des congés en lien avec les chefs de projet, assurer le classement et l'archivage des dossiers du personnel, suivi des procédures migratoires des personnels expatriés,…)

-          En collaboration avec les chefs d’équipe des projets concernés, veiller à ce que les ressources soient adaptées aux besoins; apporter des ajustements à l’organigramme, si nécessaire, en consultation avec le siège et les projets concernés ;

-          Mettre en œuvre les procédures et outils nécessaires pour superviser le travail des employés ;

-          Soutenir le développement des compétences des membres de son équipe, notamment par le biais de formations aux procédures internes de l’agence, en étroite collaboration avec les départements concernés ;

-          Contribuer à la préparation des évaluations annuelles de performance et fixer les objectifs individuels des employés placés sous son autorité directe ;

-          Assurer la mise à jour des documents méthodologiques.