Gestion des implantations et bâtiments

·         Superviser le fonctionnement quotidien des différentes implantations d’Expertise France en Haïti situées au Cap-Haïtien, à Pétion Ville et à Jérémie.

·         Assurer l’entretien, la maintenance, la sécurité passive, et l’alimentation énergétique des bâtiments (réseau informatique, internet, génératrice, panneaux solaires, inverter et batteries, réserves de carburant, eau, etc.).

·         Élaborer ou actualiser les règlements intérieurs des sites (calendrier d’occupation, réservations, gestion des clés, facturation interne, intendance).

Gestion des moyens généraux et consommables

·         Gérer les stocks et les approvisionnements en fournitures, consommables, carburant, produits d’entretien, matériel informatique et mobilier.

·         Mettre en place des procédures d’inventaire, de suivi des consommations (énergie, carburant), et de gestion des seuils critiques.

·         Garantir la disponibilité continue des ressources essentielles (gasoline, eau, équipements de secours).

Gestion du parc automobile

·         Assurer la gestion opérationnelle des véhicules (planification, entretien, documentation, assurances, conformité administrative et sécuritaire).

·         Encadrer les chauffeurs, organiser les plannings, suivre les carnets de bord et de maintenance.

·         Veiller au respect des consignes d’utilisation et à la sécurité des déplacements en lien étroit avec le coordonnateur national de la sécurité des opérations CNSO.

Organisation des déplacements

·         Réserver les vols (UNHAS, compagnie aérienne) pour les collaborateurs.

·         Coordonner les missions terrain : transport, hébergement, logistique d’appui.

·         Mettre à jour les outils de suivi des déplacements (ordre de mission, plannings, briefings logistiques).

Accueil et installation des collaborateurs

·         Organiser l’installation logistique des nouveaux collaborateurs : poste de travail, badge, messagerie, cartes de visite, fournitures.

·         Mettre en place un kit d’intégration logistique (équipements, documentation pratique,).

Procédures internes, conformité et qualité

·         Développer, appliquer et faire respecter les procédures internes logistiques et moyens généraux.

·         Assurer la contractualisation, le suivi et l’évaluation des prestataires de services liés à la logistique et aux moyens généraux (entretien, sécurité, nettoyage, maintenance, transport, etc.), en lien avec les services juridiques et le CFT.

·         Mettre en place et suivre les procédures d’importation et de dédouanement du matériel ou des équipements acquis.

·         Participer aux audits logistiques et au contrôle interne.

·         Produire ou actualiser les outils du pôle moyens généraux et logistique (règlements, accords-cadres liés aux moyens généraux et à la logistique, guides pratiques, procédures de réservation, checklists, etc.).

Encadrement de l’équipe logistique

·         Manager l’équipe logistique (chargés de logistique, assistant logistique, chauffeurs, agents d’entretien, maintenance, intendance, gardiennage).

·         Fixer les objectifs individuels et collectifs, organiser le travail, répartir les responsabilités, piloter l’activité au quotidien.

·         Conduire les évaluations annuelles, identifier les besoins en formation, veiller à la discipline et à la motivation de l’équipe.

·         Promouvoir une culture d’efficacité, de qualité de service et de discrétion.

Organisation logistique d’événements

·         Organiser la logistique des événements internes et externes (réunions d’équipe, séminaires, missions, ateliers, visites bailleurs).

·         Préparer les espaces, coordonner les moyens matériels, les déplacements, les hébergements et les prestations annexes.

·         Travailler en étroite coordination avec les chefs de projet et les services supports.

Reporting et coordination

·         Participer aux réunions de coordination de l’USP.

·         Élaborer et mettre à jour une planification annuelle des activités logistiques (achats, renouvellements de contrats, entretiens programmés, événements, stocks).

·         Élaborer un reporting mensuel sur les activités logistiques : consommation, incidents, besoins, inventaires, déplacements.

·         Être force de proposition sur les optimisations à engager (procédures, sécurité passive, consommation énergétique, qualité de service).