Dans le cadre de la mise en œuvre du projet de « Promotion des chaînes de valeur de l'agriculture et de la pêche en Guinée-Bissau », financé par l'Union Européenne, Expertise France recherche un.e Responsable Achats et Contrats (RAC)

Sous la supervision hiérarchique du Team Leader du projet et en collaboration étroite avec le responsable administratif et financier, le/la responsable achats et contrats est responsable de la conformité des acquisitions du projet. Il pilote les appels d'offres, négocie les contrats de prestations (études, travaux, assistance technique) et sécurise juridiquement leur exécution, tout en veillant au respect des délais, des budgets et à la gestion des risques contractuels.

Il/elle rejoindra une équipe projet terrain basée à Bissau composée de 6 autres personnes : le Team Leader, un.e responsable administratif.ve et financier.e (RAF), deux responsables de composante (chaîne de valeur pêche, et développement économique), un.e assistant.e de projet et un.e chargé.e SERA. Cette équipe sera complétée par des experts long terme qui seront mobilisés selon des missions précises (notamment un.e expert.e chargé.e du suivi des subventions allouées aux opérateurs économiques). L’équipe projet terrain sera appuyée par des collègues au siège dans la mise en œuvre du projet en conformité avec les procédures d’Expertise France, notamment pour la bonne gestion contractuelle des experts, l’application des règles de passation de marchés conformément au Code français des marchés publics, le contrôle qualité des rapports opérationnels et financiers, le soutien à l'orientation et à la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie d'intervention, le renforcement des capacités, etc.

Le/la responsable achats et contrats sera plus particulièrement responsable de :

A. Pilotage des achats et élaboration des dossiers de consultation

• Actualiser et suivre le Plan de Passation des Contrats (PPC) du projet.
• Identifier, avec les équipes techniques, les besoins annuels et prévisionnels (expertise, services, logistique, équipements).
• Définir les procédures applicables en fonction des seuils EF.
• Réceptionner et analyser les demandes d’achat des équipes.
• Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs.
• Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs.
• Préparer les dossiers de consultation : pièces administratives ; relecture des spécifications techniques ; grilles d’évaluation.
• Mettre en ligne les appels d’offres sur la plateforme de dématérialisation des achats (PLACE).
• Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds.
• Suivre la publication des consultations selon les seuils.
• Piloter l’analyse des offres avec les prescripteurs et assurer la traçabilité de toutes les étapes.
• Conduire les négociations (prix, délais, garanties).
• Préparer les rapports de sélection et s’assurer des validations juridiques nécessaires.

B. Contractualisation et gestion des contrats

• Rédiger et/ou finaliser les contrats, commandes, notifications et avenants.
• Mettre en place les contrats-cadres (logistique, consultants, locations…) nécessaires au fonctionnement du projet.
• Assurer la sécurisation juridique des contrats et la conformité avec les règles EF.

C. Suivi d’exécution et performance contractuelle

• Assurer le suivi de l’exécution des contrats : livrables, délais, conformité technique.
• Gérer les bons de commande liés aux contrats-cadres.
• Tenir à jour le registre des contrats et les échéanciers (livrables, échéances de paiement, renouvellements…).
• Coordonner la vérification et la réception des livrables avec l’équipe opérationnelle.
• Appuyer le RAF pour le suivi des factures uniquement sur la partie conformité contractuelle.
• S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes.
• Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins.
• Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation.
• Rédiger des avenants en fonction des besoins.
• Assurer le respect des règles de l’Agence.

D. Conformité juridique et contrôle interne

• Être le point focal juridique achats/contrats pour le projet.
• Assurer l’archivage physique et numérique de tous les dossiers d’achat.
• Préparer et justifier les procédures en cas d’audit.
• Mettre en place les outils internes : registres, tableaux de bord, indicateurs.
• Contribuer au manuel des procédures du projet (partie achats/contrats).
• Veiller au respect des cadres juridiques et administratifs nationaux (fiscalité, droit du travail, passation des marchés, etc.).
• Assurer la sécurisation juridique des contrats et la conformité avec les règles EF.
• Suivre les évolutions de la législation locale pertinentes pour les opérations d’EF et veiller à l’actualisation des procédures internes en conséquence.

E. Appui aux subventions et porteurs de projets

En lien avec l'expert.e chargé.e du suivi des subventions allouées aux opérateurs économiques :

• Contribuer à la passation des appels à projets (publication, admissibilité, réception des dossiers).
• Contribuer à la rédaction / révision des lignes directrices pour l’octroi de subventions et appuyer la publication de l’appel à projets selon les règles appropriées ;
• Organiser les commissions d’évaluation.
• Contribuer à la rédaction des contrats de subvention.
• Contribuer au suivi et au respect des engagements des porteurs de projets (règles de passation de marché, bonnes pratiques).
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques et contractuels.
• Contribuer, le cas échéant, au renforcement des capacités des porteurs de projets.

Cette description de poste n’est pas exhaustive ; les tâches de cette fiche de poste pourront être amenées à évoluer et à être ajustées selon le déploiement du processus de mutualisation dans le pays (services et fonctions potentiellement partagés avec de futurs projets d’Expertise France en Guinée-Bissau).