No âmbito da implementação do projeto « Promoção das cadeias de valor da agricultura e da pesca na Guiné-Bissau », financiado pela União Europeia, a Expertise France recruta um(a) Responsável de Compras e Contratos (RCC)

Sob a supervisão hierárquica do Team Leader do projeto e em estreita colaboração com o responsável administrativo e financeiro, o/a responsável de compras e contratos é responsável pela conformidade das aquisições do projeto. Ele/ela lidera os concursos, negocia os contratos de prestações de serviços (estudos, obras, assistência técnica) e assegura juridicamente a sua execução, zelando pelo respeito dos prazos, orçamentos e gestão dos riscos contratuais.

Ele/ela integrará uma equipa de projeto no terreno sediada em Bissau, composta por mais 6 pessoas: o/a Team Leader, um/a responsável administrativo/a e financeiro/a (RAF), dois responsáveis por componentes (cadeia de valor da pesca, e desenvolvimento económico), um/a assistente de projeto e um/a responsável pelo MEAL. Esta equipa será complementada por peritos de longa duração que serão mobilizados de acordo com missões específicas (nomeadamente um perito responsável pelo acompanhamento das subvenções atribuídas aos operadores económicos). A equipa de projeto no terreno será apoiada por colegas na sede na implementação do projeto, em conformidade com os procedimentos da Expertise France, nomeadamente no que diz respeito à boa gestão contratual dos especialistas, à aplicação das regras de adjudicação de contratos de acordo com o Código Francês dos Contratos Públicos, ao controlo de qualidade dos relatórios operacionais e financeiros, ao apoio à orientação e à implementação operacional da estratégia de intervenção, ao reforço de capacidades, etc.

O/A responsável de compras e contratos será particularmente responsável por:

A. Gestão de compras e elaboração dos processos de consulta

• Atualizar e monitorar o Plano de Contratações do projeto.
• Identificar, em conjunto com as equipas técnicas, as necessidades anuais e previsionais (especialização, serviços, logística, equipamentos).
• Definir os procedimentos aplicáveis de acordo com os limiares da UE.
• Receber e analisar os pedidos de compra das equipas.
• Participar na elaboração dos cadernos de encargos administrativo e técnico em articulação com os solicitantes.
• Definir os critérios de seleção em concertação com os solicitantes.
• Preparar os processos de consulta: peças administrativas; revisão das especificações técnicas; grelhas de avaliação.
• Publicar os concursos online na plataforma de desmaterialização de compras (PLACE).
• Executar as compras no respeito pelas regras e procedimentos de validação estabelecidos pela Expertise France e pelo financiador.
• Acompanhar a publicação das consultas conforme os limiares.
• Orientar a análise das propostas com os prescritores e assegurar a rastreabilidade de todas as etapas.
• Conduzir as negociações (preços, prazos, garantias).
• Preparar os relatórios de seleção e garantir as validações jurídicas necessárias.

B. Contratualização e gestão de contratos

• Redigir e/ou finalizar os contratos, encomendas, notificações e aditamentos.
• Estabelecer os acordos-quadro (logística, impressão, consultores, alugueres…) necessários ao funcionamento do projeto.
• Assegurar a segurança jurídica dos contratos e a conformidade com as regras da EF.

C. Acompanhamento da execução e desempenho contratual

• Assegurar o acompanhamento da execução dos contratos: entregáveis, prazos, conformidade técnica.
• Gerir as notas de encomenda relacionadas com os acordos-quadro.
• Manter atualizados o registo de contratos e os calendários (entregáveis, prazos de pagamento, renovações…).
• Coordenar a verificação e receção dos entregáveis com a equipa operacional.
• Apoiar o RAF no acompanhamento das faturas apenas na parte relativa à conformidade contratual.
• Garantir que o formato e as informações constantes nos orçamentos e faturas estejam conformes.
• Gerir as operações de verificação, receção de fornecimentos ou entregáveis, entrega de relatórios narrativos e/ou financeiros conforme necessário.
• Iniciar a criação de fichas/contas de terceiros que serão submetidas ao setor financeiro para verificação e transmissão à Sede para validação.
• Redigir aditamentos conforme as necessidades.
• Assegurar o cumprimento das regras da Agência.

D. Conformidade jurídica e controlo interno

• Ser o ponto focal jurídico de compras/contratos para o projeto.
• Assegurar o arquivo físico e digital de todos os processos de compra.
• Preparar e justificar os procedimentos em caso de auditoria.
• Implementar as ferramentas internas: registos, quadros de gestão, indicadores.
• Contribuir para o manual de procedimentos do projeto (parte compras/contratos).
• Zelar pelo cumprimento dos quadros jurídicos e administrativos nacionais (fiscalidade, direito do trabalho, contratação pública, etc.).
• Assegurar a segurança jurídica dos contratos e a conformidade com as regras da EF.
• Acompanhar as evoluções da legislação local relevantes para as operações da EF e zelar pela atualização dos procedimentos internos em conformidade.

E. Apoio a subvenções e beneficiários de projetos

Em articulação com o/a especialista responsável pelo acompanhamento das subvenções atribuídas a operadores económicos:

• Contribuir para a realização de chamadas para projetos (publicação, admissibilidade, receção dos processos).
• Contribuir para a redação/revisão das diretrizes para a concessão de subvenções e apoiar a publicação do edital conforme as regras apropriadas;
• Organizar as comissões de avaliação.
• Contribuir para a redação dos contratos de subvenção.
• Contribuir para o acompanhamento e cumprimento dos compromissos dos beneficiários de projetos (regras de contratação, boas práticas).
• Participar nas auditorias aos beneficiários nos aspetos jurídicos e contratuais.
• Contribuir, quando aplicável, para o reforço das capacidades dos beneficiários de projetos.

Esta descrição de funções não é exaustiva; as tarefas aqui descritas poderão evoluir e ser ajustadas em função da implementação do processo de mutualização no país (serviços e funções potencialmente partilhados com futuros projetos da Expertise France na Guiné-Bissau).