Le/la chargé.e de subventions contribue à la mise en œuvre de la Team Europe Initiative Women Leadership in the Public ICT Sector (WLICT), pilotée par Expertise France.

Dans le cadre de l’Objectif Spécifique 3 (OS3), il/elle est en charge de la gestion du cycle de subventions destinées organisations de la société civile (OSC) au Bénin, au Nigéria et au Sénégal, en appui aux actions visant à renforcer la sécurité de l’environnement numérique pour les femmes et les filles et à lutter contre les violences basées sur le genre facilitées par la technologie (VBG-FT).

Le/la chargé.e de subventions est placé.e sous l’autorité de la Coordinatrice de Composante (OS3) et travaille en étroite coordination avec l’USP Togo-Bénin et le siège d’Expertise France.

Basé(e) à Cotonou au Bénin, le/la chargé.e de subventions assurera la gestion administrative et financière des différentes subventions octroyées aux organisations de la société civile dans le cadre du projet (appels à projets et subvention directe), depuis leur instruction et octroi, jusqu’à leur clôture. 

Le poste étant basé à Cotonou, Bénin, des déplacements réguliers sont à prévoir dans les deux autres pays couverts (Nigéria, Sénégal), selon les besoins opérationnels du projet pour l’accompagnement rapproché aux OSC, complétés par un dispositif de suivi à distance des partenaires (réunions de coordination régulières, outils collaboratifs et reporting périodique).

Les principales missions confiées au/à la chargé.e de subventions sont les suivantes: 

Appui à l’instruction et à l’octroi des subventions

•         Appuyer la conception et le lancement de deux appels à projets (AàP), et assurer leur diffusion auprès des organisations cibles, notamment les organisations de la société civile (OSC) au Bénin, au Nigéria et au Sénégal ;

•         Appuyer l’ensemble du processus des appels à projets (publication, réception, évaluation, sélection), en assurant le respect du calendrier et la coordination avec les parties prenantes mobilisées (équipe projet, évaluateurs, référents juridiques, etc.) ;

•         Assurer la gestion et l’archivage de la documentation liée aux appels à projets (candidatures, grilles d’évaluation, procès-verbaux, etc.) ;

•         Préparer et organiser les comités d’évaluation ;

•         Veiller à la conformité des procédures avec les règles d’Expertise France et du bailleur (AFD, Union Européenne);

•         Appuyer les sessions d’information et de formation à destination des organisations présélectionnées afin de renforcer leur compréhension des procédures de gestion des subventions ;

•         Préparer les conventions de subvention et coordonner leur processus de validation et de signature dans le respect des procédures internes.

Suivi de l’exécution administrative et financière des projets subventionnés

•         Accompagner les organisations bénéficiaires (notamment les OSC) dans la gestion administrative et financière des subventions (appui technique, clarification des procédures, réponses aux questions) ;

•         Élaborer et paramétrer, en lien avec l’équipe administrative et financière, les outils de suivi des subventions (reporting financier, suivi des dépenses, préfinancements, etc.) ;

•         Assurer le suivi régulier de la mise en œuvre des projets financés (respect des engagements contractuels, avancement des activités) ;

•         Veiller au respect des calendriers de transmission des rapports narratifs et financiers ;

•         Vérifier et analyser les rapports financiers (complétude, conformité des pièces justificatives, cohérence avec les rapports narratifs et les budgets approuvés) ;

•         Contrôler le respect des procédures administratives et financières d’Expertise France par les partenaires (passation de marchés, éligibilité des dépenses, justificatifs, etc.) ;

•         Contribuer à la consolidation des informations de suivi (tableaux de bord, indicateurs, synthèses).

Reporting, audit et clôture des subventions

•         Contribuer à la consolidation du suivi budgétaire de la composante, en lien avec l’équipe administrative et financière (suivi des engagements, prévisions, cohérence budgétaire) ;

•          Coordonner la préparation et le suivi des audits des subventions, en lien avec les équipes internes et les partenaires bénéficiaires ;

•          Assurer l’archivage complet et structuré de la documentation contractuelle, administrative et financière des subventions ;

•          Tenir à jour les bases de données des partenaires et des subventions ;

 Contribuer aux exercices de reporting interne et externe du projet.