Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :

APPUI TRANSVERSAL

Gestion des risques opérationnels

·       Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle

·       Contribue à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité

·       Superviser et valider les clôtures trimestrielle et annuelle dans le respect du délai et selon les contrôles définis par les procédures de l’agence 

·       Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.)

Accompagnement et renforcement des capacités des collaborateurs du pôle

·       Appuie et conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs)

·       Organise des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire)

·       Facilite les informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle

·       Participe au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières

GESTION FINANCIERE, BUDGETAIRE, COMPTABLE

Le/la chargé(e) de projets administratif et financier sera en charge d’appuyer les équipes projets dans la gestion financière, budgétaire et comptable des projets du pôle :

Conception et développement du portefeuille

·       Appuyer les équipes dans l’élaboration de l’offre financière du projet et des analyses de rentabilité (relecture et propositions d'ajustements)

·       Vérifier les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles

·       Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet

·       Identifie les risques financiers et administratifs et solutions associées

·       Assurer la contractualisation et le suivi des bailleurs (AFD, UE, etc.)

Gestion administrative, contractuelle et financière des projets du portefeuille 

·       Veiller à l'intégration des données du projet dans le système de gestion de projets (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.)

·       Planifie et appuie les équipes dans la réalisation des exercices de reporting mensuel du pôle et plus largement des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence

·       Appuyer la décentralisation des opérations et les équipes terrain concernées notamment :

·       la création, mise en place et actualisation des outils de suivi financier : planification financière, plans de passation de contrats, suivi financier, reporting mensuels,

·       le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance/comptabilité)

·       Réaliser et/ou appuyer l'application de la procédure de marché public

·       Appuyer les équipes projet dans la mise en place et le suivi des moyens de trésorerie et garantir le respect des procédures comptables et budgétaires internes

·       Exercer un contrôle qualité sur les outils de suivi financiers et le reporting financier bailleur

·       Suivre les reporting & audits des projets en portefeuille : appuyer et conseiller les équipes dans la méthodologie de reporting financier, participer aux réunions de clôture,

·       Garantir la bonne gestion des risques contractuels du projet, identifier les risques et remonter l’information

·       Coordonner l’indexation et l’archivage des documents administratifs, logistiques et financiers selon le plan de classement du projet.