Sous l’autorité hiérarchique directe du Coordinateur des fonctions transverses (CFT), et avec un lien fonctionnel étroit avec les équipes projets, le pôle achats, le pôle finance, le Département des Moyens Généraux et la Direction des Systèmes d’Information du siège.

Basé.e à Rabat, le/la Chargé.e Logistique et Moyens généraux intervient au sein de l’USP_Maroc (l’Unité de Support Projets) afin d’assurer la passation de contrats et gestion des achats, le bon fonctionnement logistique et matériel des activités, événements, déplacements et infrastructures de bureau.
Le/La Chargé.e Logistique et Moyens généraux a pour mission d’assurer la disponibilité, la coordination et le bon usage des moyens matériels nécessaires à la mise en œuvre des projets et au fonctionnement du bureau. Il/elle organise les aspects logistiques des événements et missions, la passation de contrats et gestion des achats, suit les services généraux, veille à la bonne gestion des équipements et contribue à la continuité opérationnelle des activités.

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Responsabilités principales (indicatives)

Organisation logistique des événements et activités
•    Organiser et/ou appuyer la logistique des réunions, ateliers, séminaires, missions, visites et événements internes ou externes. 
•    Préparer les espaces et coordonner les moyens matériels nécessaires au bon déroulement des activités. 
•    Assurer la coordination des prestations logistiques annexes : hébergement, restauration, transport, transferts et autres besoins associés. 
•    Veiller à la bonne exécution logistique des activités en lien avec les chefs de projet et les services supports concernés. 

Gestion des déplacements et missions
•    Coordonner l’organisation logistique des déplacements professionnels des équipes et missionnaires. 
•    Coordonne les déplacements des missionnaires en collaboration avec l’équipe : selon les besoins, préparer les ordres de mission, les demandes d’avance de per diem, les demandes de visas, la réservation de transports, hôtels, transferts aéroport
•    Effectuer les réservations des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
•    Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts
•    Vérifier la cohérence des itinéraires et contribuer à l’optimisation des coûts logistiques. 
•    Constituer et transmettre les dossiers nécessaires au traitement administratif et financier des remboursements, en lien avec le pôle finance. 

Appui à la passation de contrats et gestion des achats :
•    Appui à la mise en œuvre de la procédure de passation de marchés publics pour tout contrat entre 1000 à 39 999 euros HT.
•    Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, négociation des devis, préparation des bons de commande, suivi des prestations.
•    Rédige des contrats pour des experts ou des fournisseurs de biens/services.
•    Suivi d’exécution des contrats et accords-cadres.
•    Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne.
•    Publie les appels d’offres de biens/ services et d’appels à expert.
•    Contribue au double archivage (physique et en ligne) de la documentation liée aux contrats.
•    Fournit les documents exigés lors des audits.
•    Assure la demande des attestations d’exonération des prestataires.

Gestion des moyens généraux du bureau
•    Assurer le suivi opérationnel du bon fonctionnement des locaux et des services généraux. 
•    Contrôler les consommations liées au bureau et transmettre les éléments utiles aux services concernés. 
•    Suivre les besoins de maintenance préventive et corrective des installations et équipements. 
•    Gérer les stocks de fournitures, consommables et petits matériels nécessaires au fonctionnement du bureau. 
•    Anticiper les besoins, organiser la mise à disposition des moyens et veiller à leur bonne affectation. 

Gestion des équipements, du parc matériel et de la télécommunication
•    Assurer le suivi des équipements du bureau, leur codification, leur état et leur affectation. 
•    Organiser et actualiser les inventaires périodiques. 
•    Assurer le suivi des abonnements téléphoniques et des équipements de télécommunication. 
•    Suivre le parc informatique et bureautique en lien avec la DSI et les prestataires de support technique. 
•    Signaler les besoins d’intervention, coordonner le support et veiller à la disponibilité opérationnelle des équipements. 
•    Assurer le suivi des demandes de prêt ou de mise à disposition de matériel
•    S'assurer du respect des standards informatiques sur les postes
•    S'assurer du respect des règles de fonctionnement de l'antivirus, de sa mise à jour sur les postes, du suivi de celle-ci
•    Rapporter à la hiérarchie tout problème lié à la gestion des équipements
•    Participer à la formation de l’équipe et l’intégration des nouveaux collaborateurs sur la gestion des équipements
Coordination, reporting et appui transverse
•    Tenir à jour les outils de suivi logistique et moyens généraux. 
•    Assurer la circulation de l’information entre les équipes projets, la finance, les achats et les services du siège (DSI) sur son périmètre. 
•    Contribuer à la préparation des audits portant sur les volets logistiques et moyens généraux. 
•    Identifier les dysfonctionnements, proposer des améliorations et contribuer à la sécurisation des processus opérationnels.

Cette liste de responsabilités est non exhaustive.