Sous la responsabilité et le pilotage d’Expertise France (Pôle Développement Urbain et Economie Circulaire/Département de Développement Durable), la/le Coordinateur/trice est chargé(e) de coordonner les activités du Secrétariat VTF en étroite collaboration avec le Responsable d’Equipe Projet de l’AFD qui est responsable du pilotage de la Facilité VTF, et avec le pôle « Mobilité Urbaine » (MOD) de l’Agence AFD d’Hanoï, qui assure la mise en œuvre des composantes 1, 2 et 3.

Le/la Coordinateur·trice contribue à l’alignement stratégique de la Facilité avec les priorités de la Team Europe, les engagements climatiques du Vietnam et les orientations du Groupe AFD. II/Elle assurera la coordination et le suivi des relations avec les principaux partenaires de la Facilité : les ministères vietnamiens et les autorités locales, l’Agence française de développement, la Délégation de l’Union européenne à Hanoï, ainsi que ses relais aux niveaux local et régional, les autres partenaires techniques et financiers.

Le/la Coordinateur·trice veille à valoriser et capitaliser les connaissances locales en s’appuyant sur l’expérience des institutions vietnamiennes et des acteurs de terrain et des bénéficiaires. Dans l’esprit d’Expertise France, il/elle adopte une démarche de partage des connaissances, intégrant les retours des partenaires nationaux pour renforcer la pertinence, l’appropriation et la durabilité des interventions.

La/le Coordinateur/trice est chargé(e) de veiller à la mise en œuvre des activités menées par le Secrétariat au quotidien et à l’atteinte des résultats attendus définis.

Les principales missions sont les suivantes :

Assurer la coordination opérationnelle de la Facilité, en lien étroit avec les équipes de l’AFD :

• -          Réaliser et piloter la programmation des activités du Secrétariat de la Facilité (2026-2035) à travers l’élaboration et la mise à jour des outils de pilotage ;
• -          Assurer la programmation opérationnelle et financière annuelle du Secrétariat de La Facilité ;
• -          Assurer le pilotage du Secrétariat de la Facilité et son suivi administratif et financier, incluant ressources humaines, activités et études, coûts opérationnels, évaluations et audits ;
• -          Préparer un Manuel d’Opérations et Procédures de la Facilité (MOP) visant à décrire les modalités de gouvernance, les règles de gestion et de mise en œuvre de la Facilité.

Assurer la bonne gouvernance de la Facilité :

• -          Appuyer l’AFD dans la préparation des comités de pilotage de la Facilité avec la DUE en lien l’AFD (siège + Agence Hanoï) et rédiger les comptes-rendus ;
• -          Organiser des réunions périodiques avec les équipes de l'AFD pour passer en revue la mise en œuvre de la Facilité ;
• -          Appuyer et contribuer au  l reporting envers l’UE, notamment en rédigeant le rapport annuel technique et financier de la Facilité ;
• -          Préparer et mettre à jour le tableau de bord de gestion financière de la Facilité ;
• -          Assurer un suivi rigoureux des engagements contractuels vis-à-vis de l’AFD, en veillant à la conformité des activités et des dépenses, ainsi qu’à la bonne justification des écarts éventuels.

Piloter les activités de suivi-évaluation, redevabilité et apprentissage :

• -          Piloter le tableau de bord de suivi-évaluation de la Facilité sur la base du cadre logique de la Facilité, et des sous-projets ;
• -          Contribuer au suivi du cadre logique de la Facilité et au renseignement des indicateurs de résultats et de performance clés, en lien avec les équipes projets AFD ;
• -          Organiser les évaluations à mi-parcours et finale de la Facilité en lien avec les équipes de l’AFD ; 
• -          Contribuer à la capitalisation des résultats et à la production de supports de valorisation à destination de l’AFD et de ses partenaires afin de renforcer la visibilité et l’impact de la Facilité ;
• -          Participer à la valorisation externe des expériences et expertises (communication institutionnelle, contributions à des événements sectoriels, publications techniques).

Assurer la visibilité de la Facilité

• -          Assurer l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication et visibilité de la Facilité ;
• -          Piloter l’organisation des événements liés à la Facilité avec le bureau EF à Hanoï et en lien avec les équipes de l’AFD ;
• -          Effectuer des missions dans le cadre de la préparation des événements ou de tout autre action de communication qui le nécessite ;
• -          Préparer des communiqués de presse et fiches-projets en cohérence avec la charte graphique de l’UE et la stratégie Global Gateway.

Appuyer à la préparation et l’instruction de projets d’investissements

Au titre de la composante C1, en appui du Responsable d’Equipe Projet (REP) de l’AFD :

• -      Contribuer au cadrage et à la spécification des besoins, au dimensionnement et à la structuration des études préparatoires, à la rédaction des TDRs (y compris en mobilisant les experts ad-hoc),  suivi de la procédure d’analyse des offres (analyse des candidatures, des offres…), faciliter la conduite et le suivi de la procédure de passation des marchés, pilotés et contractualisés par l’AFD, puis – le cas échéant, appui au suivi technique, contractuel et financier des prestations ;
• -     Appuyer ou assurer pour le compte de bailleurs européens lead, dans une approche Team Europe, la préparation et l’instruction de projets d’investissements identifiés pour C2, en effectuant les missions suivantes : cadrage et spécifications des besoins, structuration et dimensionnement des études préparatoires, rédaction des TDRs (y compris en mobilisant les experts ad-hoc), pilotage et suivi de la procédure d’analyse des offres (analyse des candidatures, des offres…),  passation et contractualisation directe des marchés, pilotage technique, contractuel et financier des consultants, en lien avec l’équipe du bailleur lead ;
• -       Réaliser des études au bénéfice de bailleurs de fonds européens visant à dérisquer des projets d’investissements privés portés par des entreprises européennes au Vietnam.

Au titre de la composante C3, en appui au REP de l’AFD et/ou la maîtrise d’ouvrage locale du projet dans le cadrage

• -        Appuyer le cadrage, le dimensionnement et la spécification des besoins via la rédaction des TDRs des assistances techniques ;
• -        Lorsque l’assistance technique est contractualisée par l’AFD en maîtrise d’ouvrage directe, contribuer aux côtés du REP au processus de passation de marché et au suivi des livrables ;
• -       Lorsque l’assistance technique est contractualisée par une maîtrise d’ouvrage locale, contribuer à la revue des processus de passation de marchés pour le compte de l’AFD (analyse des AMI, DAO, rapports d’évaluation) pour préparer les avis de non-objection du REP.

Au titre de la composante C4 et C5 :

• -         Définir les orientations des activités des composantes 4 et 5 en lien avec l’équipe AFD et le Comité de pilotage de la Facilité ;
• -          En lien avec le.la responsable de composantes,

o   Elaborer et suivre la planification opérationnelle (technique et financière) des activités de la composante 4 et 5 ;

o   Accompagner l’équipe (Responsable de composantes et Expert technique Transport)  dans le cadrage des activités et assurer le contrôle technique qualité des livrables ;

o   Garantir la mise en œuvre efficace des activités conformément aux objectifs et aux résultats attendus et les livrables livrés à temps et dans le respect du budget associé.