Sous la supervision de la Directrice Pays et du siège d’Expertise France, le/la chef.fe de projet assure à temps plein, le pilotage, la coordination globale et la mise en œuvre opérationnelle et financière des activités du projet.

De manière générale, le/la chef.fe de projet est le garant de l’atteinte des objectifs contractuels fixés entre Expertise France et l’AFD ainsi qu’avec les partenaires du projet. Il/Elle supervise la mise en œuvre des plans d’activités et veille à leur bonne exécution. Il/Elle assure le contact permanent avec les partenaires du projet et veille à l’implication de ces derniers.

De manière plus spécifique, ses missions et responsabilités sont les suivantes (liste non-exhaustive) :

Gestion stratégique et opérationnelle du projet :

• Représenter Expertise France localement auprès du Ministère du Sport et Ministère de l’éducation et de l’enseignement supérieur et des bénéficiaires ;
• Piloter l’exécution technique et financière du projet d’un point de vue contractuel, en lien avec la cellule d’appui mutualisée et le pôle culture et patrimoine du siège d’EF ;
• Animer le travail avec les partenaires afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques du projet ;

·       Assurer le respect du planning opérationnel;

• Assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet ;
• Organiser les réunions du Comité de Pilotage et en assurer le secrétariat;
• Appuyer l’élaboration et à la mise en œuvre du cadre de suivi-évaluation des activités du projet, en étroite collaboration avec la partie congolaise ;
• Participer à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet ;
• Assurer le suivi du projet :
  • Suivre les indicateurs du projet et les KPI ;
  • superviser le déroulement du processus de capitalisation des savoir-faire et pratiques développés dans le projet.

Gestion administrative et financière :

En étroite collaboration avec l’unité support projet (équipes finance et achat) du bureau Expertise France à Kinshasa :

• S’assurer que la planification budgétaire est cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Contrôler la qualité du suivi administratif et financier global du projet ;
• Etablir un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• S’assurer du respect des procédures exigées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, rapports, etc.). ;
• Superviser le reporting financier interne d’Expertise France (RPP, Planifications pluriannuelles, Revues semestrielles et clôtures financières) et le reporting budgétaire externe à destination du bailleur ;
• Contrôler le respect des procédures de passation de marchés (services, fournitures, travaux, etc.) et l’exécution des contrats ;
• Superviser les audits financiers annuels ;
• Superviser le suivi des subventions et des marchés attribués dans le cadre du projet (suivi régulier de l’avancement des activités, validation du reporting narratif et financier, etc.).
• Contrôler le respect des procédures de passation de marchés (services, fournitures, travaux, etc.) et d’attribution de subventions.

Reporting et relation bailleur :

• Faciliter et accompagner par la mise en place d’outils, de bonnes pratiques et de méthodes de travail, la remontée d’informations pour assurer un suivi technique rapproché et de qualité ;
• Avec le chargé de suivi évaluation, appuyer la collecte de données par les acteurs de mise en œuvre des informations permettant d’assurer l’actualisation régulière des indicateurs du cadre logique et consolider les rapports annuels de suivi des indicateurs du programme ;
• Exercer la responsabilité de l’élaboration des rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers), selon l’échéance et les modalités contractuelles. Prendre en charge une partie de la rédaction et la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet. Assurer le contrôle qualité des rapports finalisés, avant transmission au siège d’Expertise France pour validation.

Gestion d’équipe et management :

• Recruter le personnel de l’équipe projet (en lien avec le siège d’EF et l’USP de Kinshasa) en cas de besoin
• Coordonner l’équipe projet mobilisée, à la fois sur Kinshasa et dans les autres zones prioritaires identifiées, organiser les plans de charge, suivre, accompagner et permettre un bon niveau de confiance entre les membres de l’équipe ;
• Suivre les performances de l’ensemble des membres de l’équipe et des experts mobilisés ;
• Mobiliser les expertises ponctuelles (identification des besoins, planification, rédaction des TdR, organisation des missions, assurance-qualité des livrables transmis par tous les experts) ;

Relations institutionnelles et partenariales, gouvernance et reporting :

En étroite collaboration avec la directrice pays RDC :

• Assurer la responsabilité directe de la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux en lien avec les objectifs du projet ;
• Être garant de la bonne gouvernance du projet, et responsable du niveau de connaissance et d’appropriation des différentes parties prenantes : ministères, institutions, acteurs privés. Pour cela, veiller à une bonne circulation de l’information et intégrer de manière pertinente et équilibrée chaque acteur, en fonction de leur rôle respectif ;
• Organiser et superviser les réunions du Comité de Pilotage (COPIL) et des comités techniques, et s’assurer que ces instances de gouvernance soient les plus constructives et efficaces possibles pour l’atteinte des résultats du projet ;
• Assurer le lien opérationnel avec l’AFD et les contreparties congolaises ;  
• S’assurer de la complémentarité du projet avec les autres initiatives nationales et multilatérales sur la thématique et développer des synergies.

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, de manière générale le/la chef.fe d’équipe est garant.e de l’atteinte des objectifs contractuels du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du projet.