Rattaché(e) à la Directrice de la Transformation d’Expertise France, vous conduirez un projet structurant sponsorisé par la Direction des Opérations : la mise en place d’un outil informatique permettant le suivi, le pilotage et la valorisation des résultats non-financiers des projets, en cohérence avec la stratégie et l’écosystème numérique de l’agence.
Vos missions s’inscrivent dans une logique d’appui opérationnel au métier SERA. A ce titre, vous assurez un rôle central de pilotage fonctionnel et organisationnel, avec une responsabilité directe dans la production des livrables structurants (expression de besoins, cas d’usage, …), la coordination quotidienne des parties prenantes et le suivi des travaux fonctionnels, afin de garantir le respect des objectifs, des délais et des niveaux de qualité attendus.  

Vos principales missions, non exhaustives, sont les suivantes : 
1.    Cadrer et planifier le projet

• Définir de manière conjointe avec la Cellule SERA les objectifs, les résultats et les bénéfices attendus du projet
• Définir de manière conjointe avec la Cellule SERA le périmètre fonctionnel de l’outil (indicateurs, référentiels, workflows, droits)
• Contribuer à la définition et à la planification des activités et livrables du projet
• Contribuer à l’estimation des charges, coûts, ressources et délais nécessaires pour la mise en œuvre du projet
• Veiller à l’articulation du cadrage du projet avec le déploiement d’autres applications informatiques dans l’agence, en lien avec la DSI 

2.    Recueillir, traduire et formaliser les besoins métiers SERA

• Travailler en interaction étroite avec le métier SERA pour recueillir, structurer et formaliser besoins métiers en livrables fonctionnels directement produits par le/la Chef·fe de projet (expressions de besoin, cas d’usage / user stories, règles de gestion, …)
• Traduire les besoins, règles de gestion et priorités du métier SERA en éléments compréhensibles et exploitables par la DSI et les intégrateurs
• Garantir la cohérence entre les processus SERA et les fonctionnalités attendues de l’outil
• Veiller à la bonne prise en compte, sur le plan fonctionnel, des standards, politiques et processus SERA dans le logiciel de suivi-évaluation
• Porter les arbitrages fonctionnels, en prenant en compte les besoins du métier SERA, et éclairer les décisions des sponsors du projet

3.    Piloter l’exécution du projet et coordonner les acteurs (conduite et pilotage global du projet)

• Piloter le volet fonctionnel (métier) et la gestion globale du projet de déploiement de l’outil de suivi et de pilotage des résultats non-financiers (planning, coordination des acteurs, suivi des risques, …) 
• Veiller à la coordination des ressources humaines impliquées dans le projet (département de la Transformation, métier SERA, DSI, intégrateur externe)
• Garantir la qualité des livrables et leur conformité aux besoins fonctionnels du métier SERA
• Identifier, analyser et gérer les risques liés au projet
• Rendre compte de la performance du projet auprès des instances de gouvernance dédiées (comités de pilotage, comex transformation, …)
• Communiquer régulièrement sur l’avancement du projet

4.    Piloter la mise en œuvre fonctionnelle et le déploiement de l’outil

• Coordonner et piloter les tests fonctionnels et la recette fonctionnelle, en lien avec la DSI et l’intégrateur, et contribuer à la préparation de la mise en production du point de vue métier  
• Contribuer à la définition et à la validation des besoins fonctionnels d’interopérabilité avec l’outil de gestion de projet, en lien avec la DSI, la Cellule SERA et le Chef de projet en charge de la digitalisation de la gestion opérationnelle des projets 
• Contribuer, du point de vue fonctionnel et métier, au pilotage et à la coordination des travaux de reprise et de migration des données existantes, et valider la conformité des données migrées, en lien avec la DSI, la Cellule SERA et l’intégrateur
• Définir de manière conjointe avec le métier SERA la stratégie de déploiement (phases pilotes, montée en charge, généralisation)

5.    Contribuer à la stratégie d’appropriation, d’amélioration continue et de pérennisation de l’outil

• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie de conduite du changement en lien avec le métier SERA et les parties prenantes
• Contribuer à la définition et à la mise en œuvre des dispositifs de formation des utilisateurs
• Mettre en place et animer des mécanismes de support, d’amélioration continue et de capitalisation
• Accompagner les utilisateurs dans la prise en main et l’appropriation de l’outil
• Contribuer à l’ancrage durable de l’outil dans les pratiques de pilotage des projets et de décision managériale
• Proposer des actions correctives et d’amélioration continue.

Pour réaliser vos missions, vous travaillez en lien étroit avec la Cellule SERA de la Direction des Opérations, ainsi qu’avec le/la chef.fe de projet DSI. Vous êtes également amené·e à travailler avec des consultants ou experts externes (par exemple des intégrateurs de logiciels, des UX designers, etc.).

Au sein du département de la Transformation, vous collaborez particulièrement avec le chef de projet Digitalisation de la gestion opérationnelle des projets, ainsi qu’avec les chargé.e.s de mission Transformation sur les volets processus et accompagnement des changements. 

Outre vos missions auprès des métiers vous contribuez à la qualité de la collaboration au sein de l’équipe Transformation et au développement du département de la manière suivante : 

• Préparation et animation des rituels de l’équipe (réunion bimensuelles, séminaires, etc.)
• Amélioration continue et enrichissement des méthodes de travail du département
• Veille et capitalisation au sein du département
• Définition et mise en œuvre des actions de communication du département