Le (a) chargé(e) de subvention, recruté(e) aura pour mission principale d’appuyer la gestion financière, administrative et logistique du Programme Education. Il(elle) veillera à la conformité des opérations avec les normes internationales consacrées en la matière. Cette mission vise à garantir une gestion rigoureuse et efficace, essentielle à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’organisation.

Activités principales 

Sous la supervision du coordonnateur programme Education au Cap-Haïtien et en collaboration avec le chargé de projet d’Expertise France à Paris, l’expert(e) suivi des subventions sera en charge de :

 Appui aux opérateurs de mise en œuvre

• S’assurer des bonnes pratiques d’enregistrement comptable conformes aux règles de gestion d’Expertise France ;
• Appuyer et ou suivre les la comptabilité analytique des opérateurs conformément aux règles de gestion d’Expertise France ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables transmises par les opérateurs de mise en œuvre, en lien avec le comptable ;
• Appuyer les opérateurs dans l’archivage des pièces justificatives des dépenses et pièces comptables aux fins de contrôle ;
• Accompagner les opérateurs de mise en œuvre dans la compréhension et la bonne application des procédures administratives et financières s’appliquant au programme ;
• Accompagner les opérateurs dans la planification budgétaire et le reporting financier conformément aux exigences du programme et standards d’Expertise France ;
• Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;     
• Assister les partenaires dans la préparation des rapports narratifs et financiers afin de s’assurer de la qualité et du respect des délais de reporting en lien avec l’équipe projet ;
• Suivre la gestion administrative, comptable et financière ainsi le rapportage financier à l’endroit des partenaires d’exécution et mettre à leur disposition les outils nécessaires ; 

• Proposer à l’amélioration des procédures administratives et/ou financières des partenaires ;
• Veiller à l’évolution des lois et politiques nationales dans les champs administratifs et financiers devant s’appliquer au programme ;
• Accompagner la préparation des documents de clôture comptable annuelle par les partenaires d’implémentation.

 Analyse du suivi financier des partenaires d’implémentation

• Vérifier la fiabilité des données financières des projets enregistrées dans les rapports financiers, analyse des dépenses et des pièces justificatives
• Suivre la gestion des ressources financières des projets suivant les directives établies par Expertise France ;
• Faire un suivi rigoureux des dates d’obtention des rapports narratif et financier des partenaires de mise en œuvre et s’assurer que le délai de reporting est scrupuleusement respecté.
• Préparer et suivre les audits des partenaires avec la société d’audit
• Renforcer les capacités des partenaires en gestion financière si besoin

 Gestion financière et budgétaire des subventions

• Elaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;
•  Participer à l’élaboration ou à l’amélioration de la planification pluriannuelle et des planifications annuelles ;
• Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre, selon les formats établis à Expertise France ;
• Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs et en étroite collaboration avec la cheffe d’équipe ;
• Récolter et faire remonter au siège d’Expertise France la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques. En lien étroit avec le/la comptable, il/elle coordonne leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini au démarrage du programme;

Appui à l’équipe projet

• Sensibiliser l’équipe aux procédures et règles applicables au programme ;
• Rapports financiers périodiques ;
• Planification budgétaire ;
• Tout autre livrable sollicité par EF ;

Divers

• Participer aux comités de pilotage du programme autant que de besoin à la demande du chef de projet;

• Analyser les éventuelles difficultés dans l’exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines.