Basé(e) à Moroni, le·a Sécretaire intervient dans le cadre du Projet d’Appui à la Gouvernance Financière – Phase 2 (PAGF 2), mis en œuvre par Expertise France sur financement de l’Union Européenne.
L’objectif général du projet est de contribuer à la hausse des dépenses d’investissement public (1,5% en 2023)  en Union des Comores dans un contexte d’intégration commerciale régionale ayant des impacts significatifs sur la mobilisation des ressources intérieures. Le projet s’inscrit dans l’ambition d’améliorer la gestion des finances publiques dans une triple perspective : 
-    L’allocation optimale des ressources, 
-    L’amélioration de la fourniture des services publics 
-    Le renforcement du contrôle et de la transparence dans l’utilisation des ressources.

Les objectifs spécifiques du projet sont les suivants :
•    Objectif spécifique 1 (OS 1) : Engager et piloter la transition fiscale ;
•    Objectif spécifique 2 (OS 2) : Élargir et sécuriser l'assiette fiscale ;
•    Objectif spécifique 3 (OS 3) : Crédibiliser la préparation budgétaire ;

Le/La secrétaire de projet :
-     est placé·e sous l’autorité hiérarchique directe du/de la Coordinateur·rice de projet 
-    a un lien fonctionnel étroit et quotidien  avec :
o    le Coordonnateur adjoint national,
o    les experts résidents et mobilisés à court terme/perlée,
o    l’Unité Support Projet (USP),
o    Le.la chargée de projet

En lien étroit avec le·a coordinateur·ice de projet et son adjoint·e, les missions détaillées sont les suivantes : 

1. Appui administratif et secrétariat
-    Assurer la gestion administrative quotidienne du projet au niveau du ministère
-    Gérer les correspondances entrantes et sortantes relatives au projet
-    Assurer la réception, l’enregistrement, le suivi et l’acheminement du courrier
-    Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs sur la base des instructions du Coordonnateur ou des cadres du projet
-    Gérer les agendas du Coordonnateur du projet et du Coordonnateur adjoint
-    Assurer l’accueil des visiteurs et partenaires du projet

2. Organisation des réunions et activités
-    Appuyer l’organisation logistique des réunions d’équipe, réunions techniques et Comités de pilotage
-    Contribuer à l’organisation des séminaires et ateliers (préparation, invitations, réservations de salles, feuilles de présence, logistique)
-    Assurer la coordination logistique avec l’USP, le ou la chargé.e de projet et les services concernés du ministère

3. Appui aux missions et experts
-    Appuyer l’organisation des missions d’expertise national et international
-    (accueil, hébergement, déplacements locaux, coordination logistique)
-    Préparer les dossiers administratifs de mission (programmes, ordres de mission au local, listes de présence)

4. Gestion documentaire et archivage
-    Veiller à la bonne tenue, au classement et à l’archivage physique et électronique des dossiers et documents du projet
-    Assurer la mise à jour régulière des archives administratives et techniques

5. Appui administratif aux dépenses et frais
-    Appuyer la préparation administrative des dossiers relatifs aux indemnités, frais de mission et déplacements au niveau local
-    Centraliser et vérifier la conformité des pièces justificatives
-    Contribuer au suivi administratif des dépenses locales, en lien avec le ou la chargé.e de projet et l’USP le cas échéant 
-    Assurer le suivi administratif des paiements sans intervenir dans la validation ni la gestion directe des fonds