Sous la responsabilité du chef de mission, l’adjoint.e au chef de mission appuiera la mise en œuvre quotidienne des activités, en veillant à leur alignement avec les objectifs du projet et au respect des délais. Il/Elle sera basé(e) à Cotonou au sein de l’Agence de Développement des Arts et de la Culture avec le chef de mission. 

À ce titre, il/elle assurera les fonctions suivantes :

1. Appui à la mise en œuvre des missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage et d’assistance technique : 
-    Appuyer le recrutement de l’expertise court terme : définition des termes de référence, suivi du processus de passation de marché, appui à la contractualisation des experts mobilisés ;
-    Appuyer la prise en compte du genre et des vulnérabilités dans l’ensemble des activités du projet ;
-    Appuyer le chef de mission dans la coordination et le suivi des activités sur le terrain, en lien avec les experts thématiques et les partenaires locaux ;
-    Appuyer la préparation et le déploiement des actions de formation, des missions de terrain et des stages d’immersion.

2. Appui administratif et financier, en lien étroit avec l’USP Bénin-Togo :
-  Vérifier la cohérence entre planification budgétaire et planification opérationnelle ;
-  Suivre les engagements et les dépenses, et mettre à jour les outils de gestion (budgets prévisionnels, plan de passation, suivi des marchés, etc...) ;
-  Veiller au respect des procédures d’Expertise France et du bailleur (éligibilité des dépenses, passation de marchés, reporting, audits, etc...)
-  Appuyer la gestion administrative et logistique du bureau projet et des missions d’expertise.

3. Appui à la tenue des instances de gouvernance et de coordination : 
-    Contribuer à l’organisation des réunions de pilotage (réunion hebdomadaire, comités techniques, comités de pilotage) : convocation des participants, préparation des supports, appui logistique ;
-    Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions, et en assurer la diffusion et le suivi des points d’action.

4. Appui au pilotage quotidien des activités : 
-    Veiller à la complétude, la qualité et l’actualisation régulière des tableaux de bord de suivi du projet (outils EF) ;
-    Contribuer à la mise à jour et au suivi du plan de travail opérationnel et du plan de passation des marchés pour chaque composante du projet, en lien avec les experts référents et le chef de mission;
-    Préparer les bilans périodiques d’exécution des activités à transmettre au chef de mission pour validation ; 
-    Appuyer la circulation de l’information entre les parties prenantes (experts, partenaires, bailleur, équipe Paris), en coordination avec le chef de mission.

5. Suivi-évaluation, reporting et capitalisation : 
-  Participer à la conception, à la mise en œuvre et à l’actualisation du dispositif de suivi-évaluation ;
-  Assurer le suivi des indicateurs et du cadre logique du projet, en lien avec la proposition technique ;
-  Participer à l’élaboration des rapports techniques et financiers semestriels à destination du client ;
-  Participer aux activités de capitalisation : identification des bonnes pratiques, valorisation des retours d’expérience, contribution aux publications, en lien avec l’équipe projet à Paris.