Las principales tareas encomendadas del Gerente Administrativo y Financiero son las siguientes. Esta descripción de puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividades de la agencia y surja la necesidad de adaptarse a ellas.

Gestión financiera y presupuestaria:

• Control de los documentos justificativos y Preparación de los ordenes de pago y de los BAPs
• Hacer el seguimiento financiero y contable del proyecto
• Ser el punto de contacto privilegiado de la Dirección Financiera de Expertise France
• Asegurar la disponibilidad de las informaciones contractuales y financieras
• Asegurar el control presupuestario
• Preparar los informes financieros externos (proveedores de fondos) y la validación de la DAF en la sede
• Planificar y supervisar las auditorias
• Preparar los ejercicios presupuestarios mensuales y anuales (presupuesto inicial, presupuesto revisado y previsiones de aterrizaje)
• Seguir las afectaciones analíticas y los centros de costos de los gastos del proyecto
• Proponer e implementar los controles necesarios para asegurar la calidad de datos financieros
• Apoyar el jefe de proyecto en la preparación de las previsiones de gastos y de ejecución
• Supervisar la gestión de los sueldos

Gestión de la contabilidad:

• Subir los expedientes de pago en la plataforma del banco
• Asegurar la implementación de los procesos de pagos y buenas prácticas en las actividades de contabilidad
• Controlar los libros de banco y de caja, así que la implementación de controles inopinados
• Preparar y mandar los expedientes contables mensuales al servicio de tesorería de la sede de EF
• Controlar los documentos contables antes del envió a la sede
• Verificar la coherencia de los datos contables (descripción, códigos contables, códigos analíticos, tazas de cambio etc…)
• Supervisar el control de los documentos contables
• Asegurar el seguimiento de las políticas de archivo y de documentos contables
• Preparar los documentos de clausura mensual, trimestral y anuales
• Asegura las clausuras semestrales

Gestión de la cuenta bancaria:

• Supervisar la elaboración de las previsiones de tesorería
• Después de la validación del jefe de proyecto, enviarlas a la sede et seguir la recepción de los fondos.

Supervisión de la tramitación de los pedidos y ejecución del proceso de compra (contratos de servicio, de bienes o subvenciones) de conformidad según la normativa aplicable y el reglamento de contratación y subvenciones de Expertise France:

• Recibir, comprobar y tramitar las solicitudes de compras
• Supervisar el seguimiento de las solicitudes de compra y el progreso de la tramitación de los pedidos
• Apoyar y aprobar los expedientes de contratación/subvención y los contratos correspondientes de conformidad con los limites autorizados por los procedimientos de EF
• Elaborar, con el apoyo de los jefes/coordinadores de proyectos y encargados de subvención, las licitaciones y los contratos que requieran aprobación interna (coordinación y sede) en conformidad con la normativa aplicable a Expertise France, en particular las normas que rigen los contratos públicos y las subvenciones
• Supervisar la ejecución de las compras, garantizando el cumplimiento de las normas aplicables
• Validar los planes de adquisición para cada proyecto en colaboración con el personal operativo
• Garantizar que los expedientes de compra estén completos y archivados de acuerdo con los procedimientos internos.

 Control de la ejecución de los contratos

• Supervisar y garantizar el cumplimiento de las condiciones contractuales: entregables, informes narrativos y financieros intermedios y finales, plazos, en colaboración con el equipo operativo, y comprobar y validar los plazos de pago de las subvenciones a nivel contractual
• Velar al cumplimiento de las normas de EF por los beneficiarios
• Establecer herramientas de gestión de subvenciones y contratos en colaboración con el departamento financiero
• Formar a los beneficiarios en las normas del EF y de los proveedores de fondos si es necesario
• Participar en las auditorías sobre los asuntos jurídicos.

En colaboración con el DAJ, con la ayuda del equipo de proyecto y en el marco de las normas y procedimientos adoptados por la Agencia:

• organiza la "optimización de las compras" de las necesidades programadas de las cuales es responsable, utilizando cualquier procedimiento útil (benchmarking, sourcing, establecimiento de una base de proveedores, cartografía de las compras, utilización de cualquier mecanismo de combinación, etc.)
• implementa todos los procedimientos de contratación relativos a las necesidades de la OC y a su portafolio de proyectos, y es responsable, en particular, de:
  • preparar los documentos de licitación en colaboración con los prescriptores técnicos,
  • publicación de anuncios,
  • el recuento de las ofertas,
  • organizar y supervisar la evaluación de las solicitudes, ofertas y propuestas de proyectos recibidas, en colaboración con los expertos de los departamentos responsables del proyecto,
  • finalizar, contratar y notificar los contratos,
  • registrar los contratos en los sistemas de información
  • supervisa la ejecución contractual de estos contratos y realiza las modificaciones contractuales necesarias (enmiendas, decisiones formales, órdenes de compra, órdenes de servicio, litigios con proveedores de servicios).