Desde la oficina de Asunción, el/la Asistente de Logística y Oficina Expertise France (H/F) trabaja bajo la responsabilidad directa del Director del Proyecto IMPULSA. El objetivo del puesto es asegurar la organización de eventos y de los desplazamientos así que la gestión del día día de los recursos generales de la oficina.

Misiones

Desplazamiento de personas y organización de eventos

• Asegurar la reserva de billetes de avión internacionales para los eventos de proyecto
• Identificar una empresa de renta de vehículos y de transporte segura con el responsable de seguridad para los desplazamientos en el territorio nacional
• Controlar los itinerarios y la optimización de los costos
• Asegurar la reserva de viajes nacionales para los proyectos
• Contactar y reservar hoteles, espacios de reunión para eventos de proyectos
• Pagar los viáticos y asegurar el buen archivo de los documentos justificativos
• Asegurar la validación de las cotizaciones
• Editar los órdenes de misión, letras de invitación para los invitados
• Apoyar el nuevo personal expatriado y los expertos durante los viajes a Paraguay y facilitar las relaciones con agencia inmobiliarias y hoteles.

Seguimiento y gestión de los recursos generales de la oficina 

• Verificar el consumo de electricidad y de agua antes de transferir la factura
• Supervisar el estado del aire acondicionado y asegurar el mantenimiento
• Seguir el equipo, su codificación y su inventario regular
• Seguir el abastecimiento de artículos de oficina, anticipar los pedidos y seguir su afectación.

Gestión de los contratos marcos de la oficina

• Participar en la implementación de los contratos marcos logísticos (transporte de personas, consumibles de la oficina etc...)
• Participar en la redacción de los expedientes de las licitaciones logísticas
• Ser responsable del seguimiento de los contratos marcos logísticos y del vínculo con los proveedores.

Gestión de los vehículos

• Supervisar la gestión administrativa de los documentos de los vehículos (log book, contratos, seguros etc.) así que la presencia del material necesario (farmacia, seguimiento de los desplazamientos etc...)
• Implementar el método de gestión de abastecimiento de combustible, consumibles etc...
• Asegurar la ejecución de las operaciones de mantenimiento y de reparación de los vehículos
• Aplicar las reglas de desplazamiento de los vehículos y de las personas.

Gestión de los equipos del parque informático y de la comunicación

• Etiquetar cada equipo entrando en el marque y actualizar el seguimiento de los equipos
• Implementar un proceso de gestión del crédito telefónico
• Asegurar el seguimiento de todo el parque informático de la Agencia
• Asegurar el mantenimiento y el buen uso del parque informático
• Contactar el proveedor de servicio de apoyo técnico si necesario
• Asegurar el inventario regular y físico de todos los equipos de la oficina.

Actividades transversales 

• Elaborar con el Jefe de proyecto el informe mensual logístico
• Asegurar el buen archivo de los documentos justificativos