En étroite collaboration avec les autres membres de l’Unité de Gestion du Projet, et sous la responsabilité du/de la Directeur.rice de Programme, le/la Coordinateur.rice du SWIOP 1.2 aura les tâches clés suivantes : 

1.1. Coordination de projet et Gestion opérationnelle (35%)

•    Assurer la coordination quotidienne et le suivi opérationnel de toutes les activités SWIOP 1.2 ;
•    Préparer, mettre à jour et surveiller la planification opérationnelle du projet, les plans de travail et les calendriers d’activités ;
•    Coordonner avec les Secrétariats de la CTOI et de l’APSOI pour l’organisation et la mise en œuvre des activités et maintenir une coordination régulière avec les points focaux des États membres des ORGP ;
•    Assurer des échanges structurés avec l’IFREMER, l’IRD ou autres partenaire(s) scientifique(s) impliqué(s) dans les activités du SWIOP 1.2 ;
•    Préparer des notes d’information, des PV de réunions, des rapports de mission et des résumés techniques ;
•    Appuyer le/la Directeur.rice de Programme dans la supervision stratégique et l'anticipation des risques liés au projet ;
•    Assurer le respect des procédures internes d’EF et les exigences contractuelles de l’UE ;
•    Coordonner les missions, ateliers, formations et réunions en liaison avec l’Assistant.e logistique ;
•    Faciliter la communication entre le siège d’EF à Paris, le PMU à Maputo, les secrétariats des ORGP et les administrations nationales ;
•    Consolider les contributions des experts à court terme et assurer la qualité et la cohérence des activités techniques ;
•    Assurer l’alignement opérationnel et le partage d’informations avec les autres composantes et parties prenantes du programme européen SWIOP (PNUE, EFCA, COI, GIZ...) ;
•    Assurer la liaison avec les initiatives régionales complémentaires pour éviter les doublons et garantir les synergies. 

1.2.   Support administratif, financier et contractuel (15%)

En étroite collaboration avec le/la Responsable Financier.ère & Administratif.ve (RAF), il/elle sera en charge de :

•    Suivre les dépenses et l’exécution du budget ;
•    Préparer les prévisions financières liées au projet ;
•    Assurer la conformité avec les procédures et règles de passation des marchés publics d’EF et de l’UE ;
•    Préparer et suivre les contrats des experts de court-terme, des prestataires de services ;
•    Contribuer à la préparation des rapports techniques et financiers au bailleur (DUE Maurice) ;
•    Contribuer à la préparation du reporting interne d'EF (revues mensuelles, semestrielles et annuelles, tableaux de bord de suivi...) ;
•    Assurer une documentation appropriée et l’archivage de tous les documents liés au projet. 

1.3. Connaissance, suivi et communication (10%)

•    Appuyer le/la Chargé.E de connaissances et de communication pour assurer la visibilité, le partage et la diffusion des connaissances ;
•    Veiller à ce que les connaissances produites grâce à la coordination avec les États membres, l’IFREMER, l’IRD et les partenaires du SWIOP soient collectées et correctement diffusées – conformément aux règles de protection des données – auprès du reste du programme européen SWIOP ;
•    Contribuer aux activités de suivi, d'évaluation et de capitalisation menées par le/la Chargé.e SERA ;
•    Assurer la cohérence et la consolidation des indicateurs de performance.

1.4.   Soutien technique aux activités liées aux ORGP (40 %)

Le/la Coordinateur.rice contribuera à la mise en œuvre technique des activités de SWIOP 1.2 en étroite collaboration avec les Secrétariats de la CTOI et de l’APSOI. Ce soutien technique sera fourni sur la base des besoins et des demandes formellement exprimées par les Secrétariats et leurs États membres, en respectant conjointement les mandats, procédures et processus décisionnels des ORGP et d'Expérience France. Il/elle fournira une assistance technique visant à renforcer la capacité des institutions, sans se substituer aux responsabilités des ORGP ou des États membres. 

Dans ce cadre, il/elle :

•    Contribuera à la préparation et à la mise en œuvre d’activités techniques liées aux systèmes de données, y compris les tâches sur la fiabilité, l’interopérabilité et la mise à jour du numérique, et appuiera le staff des ORGP et les experts impliqués dans ces activités ;
•    Appuiera activement l’organisation et la mise en œuvre d’activités de renforcement des capacités scientifiques ;
•    Contribuera aux travaux analytiques ou méthodologiques dirigés par les ORGP lorsque cela est pertinent pour les tâches soutenues par SWIOP ;
•    Soutiendra la CTOI et l'APSOI dans les activités visant à renforcer les interfaces science-politique ;
•    Assistera les Secrétariats des ORGP et leurs États membres dans l'organisation de groupes de travail (scientifique, conformité, socio-économique) ;
•    Fournira un soutien opérationnel pour les activités liées à la conformité ;
•    Soutiendra la mise en œuvre d’activités liées aux mécanismes de l’État du port, du pavillon et du marché, à l’évaluation des performances de l’État du pavillon et aux sessions de formation régionales ou nationales ;
•    Appuiera la préparation et l’utilisation des matériels de formation, manuels, documents méthodologiques et lignes directrices opérationnelles produits dans le cadre du projet, en veillant à ce qu’ils soient alignés sur les procédures des ORGP et validés par leur Secrétariat ;
•    Facilitera la contribution de l’IFREMER, de l’IRD et des experts à court terme aux tâches techniques ;
•    De façon générale, sous réserve de validation préalable, appuiera la mise en œuvre de toute activité relevant du mandat des Secrétariats.

Cette description de poste n’est pas exhaustive.