En étroit lien avec un(e) chargé(e) de projet, au sein de l’Unité Appui et Redevabilité, l’assistant(e) de projet assure le suivi budgétaire et administratif des missions des 400experts techniques internationaux déployés dans 115 pays et les accompagne tout au long de leur mission (logistique, missions, etc.).Les principales missions confiées au/à l’assistant(e) administratif et financier sont les suivantes :

Gestion financière et budgétaire

• Effectue le remboursement des frais de mission des experts suivis par le Pôle ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives ;
• Assure la bonne saisie des informations dans le logiciel de gestion d’activité ;
• Consolide le suivi financier du budget de la mission ;
• Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Assure le pointage des dossiers lors de la clôture comptable ;
• Apporte son appui au Responsable de l’unité Appui aux missions et Redevabilité
   Gestion administrative
• Informe l’expert de ses droits en conformité avec son statut et son contrat ;
• Appuie le chargé de projet dans la bonne tenue des dossiers RH des expatriés ;
• Met à jour les tableaux de bord ;
• Procède au classement et à l’archivage de documents ;

Gestion logistique

• Réserve les billets des experts
• Saisie les informations pour l’émission d’ordres de mission
• Informe le coordinateur d’Expertise France sur le terrain des déplacements professionnels
• S’assure que toutes les procédures sûreté ont été accomplies avant le déplacement professionnel de l’expert
• Participe à l’organisation d’événements impulsés par le Pôle Relations Experts (location de salle, demande de devis, règlement de prestataires, transport de matériel…)

Chantiers Transverses

• Participe aux temps organisés autour des axes de travail et d’amélioration au sein du Pôle (départ des experts, suivi-évaluation, harmonisation des procédures, rapport d’activités…)