Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cameroun, sous la supervision du Responsable Administratif et Financier du Bureau (RAF), et en lien avec le Département des Moyens généraux (MG) au siège d’Expertise France à Paris, le/la Chargé.e de Moyens généraux et Logistique est responsable de :

Suivi et gestion des moyens généraux du bureau

• Établir liste des besoins en équipement informatique et mobilier et effectuer l’achat, suivi et réception de la commande ;
• Assurer la gestion et la maintenance des locaux (entretiens et maintenance) et espaces de stockage ou d’archivage ;
• Alerter son responsable sur les besoins en entretiens/réparations des locaux ;
• Souscrire aux abonnements internet, électricité, etc nécessaires ;
• Assurer l’opérationnalité des moyens de fonctionnement du bureau (aménagement, logistique, communication, sécurité) ;
• Gérer la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finances ;
• Réaliser la maintenance régulière des climatiseurs ;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation, dans le respect des contraintes budgétaires  ;
• Mettre en place et superviser la sécurisation au quotidien des locaux (fermeture, gardiennage…).

Gestion logistique/ Organisation d’évènements : 

• Faire le lien entre les prestataires et les projets dans leurs besoins d’organisation d’événements ;
• Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages ;
• Réservation des billets d’avion/train ;
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts ;
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ;
• Avance et solde de per diem ;
• Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, traducteurs, interprètes, hôtels et transferts aéroport-hôtel …) et vérifier la qualité des prestations avant le lancement de l’événement ;
• Assurer les réservations des hébergements au Cameroun pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée ;
• Relations prestataires : traitement, négociation des devis, établissement des contrats, contrôle de la facturation ;
• Organisation sur site de conférences, ateliers, formations ;
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements ;
• Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement ;
• S’assurer de la correcte mise en place de l’événement en amont (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilités, accès internet, mise en place des services traiteurs, etc.) ;
• Participer à la rédaction du Manuel de Procédure (partie logistiques).

Gestion des contrat-cadres logistique du BM 

• Participer à la mise en place des contrats-cadres logistiques du BM (transport de personnes, hôtel, évènementiel, fournitures de bureaux, interprète, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets ;
• Participer à la rédaction des cahiers des charges des appels d’offres logistique ;
• Être responsable du suivi des contrat-cadres logistiques et du lien avec les fournisseurs concernés (montant maximum, dates de validité, etc.).

Transport de personnes 

• Assurer les relations avec les sociétés de location de véhicules et de taxis en lien avec la Direction de la sécurité des opérations (DSO), le cas échéant ;
• Effectuer les réservations des billets d'avion en collaboration avec le prestataire voyages ; préparer les ordres de mission pour les personnels basés au Cameroun ;
• Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts ;
• Achat des véhicules pour le BM / les projets ;
• Gestion du parc automobile du BMT, et de la planification et supervision du travail des chauffeurs.

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

• Remplir et tenir à jour l’outil de gestion des actifs du BM ;
• Enregistrer et étiqueter les équipements entrant dans le parc et fournir les informations pour la mise à jour du tableau de suivi des équipements du BM ;
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau ;
• Assurer le suivi des demandes de prêt ou de mise à disposition de matériel ;
• Contribuer à la tenue des inventaires réguliers physiques de tous les équipements du BM ;
• Assurer le contact avec le prestataire de service pour support technique ;
• Remonter les besoins au RAF.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.