Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau mutualisé (BM) d’Expertise France au Vietnam, sous la supervision du Responsable Administration et Finance du Bureau (RAF), et en lien avec le Département des Moyens généraux (MG) au siège, est chargé de :

Suivi et gestion des moyens généraux du bureau

• Assurer la gestion et la maintenance des locaux (entretiens et maintenance) et espaces de stockage ou d’archivage
• Alerter son responsable sur les besoins en entretiens/réparations des locaux
• Assurer l’opérationnalité des moyens de fonctionnement du bureau (aménagement, logistique, communication, sécurité)
• Gérer la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finances
• Réaliser la maintenance régulière des climatiseurs
• Gérer les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation
• Mettre en place et superviser la sécurisation au quotidien des locaux (fermeture, gardiennage…)

 Organisation d’événements

• Faire le lien entre les prestataires et les projets dans leurs besoins d’organisation d’événements
• Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, traducteurs, interprètes …) et vérifier la qualité des prestations avant le lancement de l’événement
• S’assurer de la correcte mise en place de l’événement en amont (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilités, accès internet, mise en place des services traiteurs, etc.)

Gestion des contrat-cadres logistique du BM 

• Participer à la mise en place des contrat-cadres logistiques du BM (transport de personnes, hôtel, évènementiel, fournitures de bureaux, interprète etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets
• Participer à la rédaction des cahiers des charges des appels d’offres logistique
• Être responsable du suivi des contrat-cadres logistiques et du lien avec les fournisseurs concernés (montant maximum, dates de validité, etc.)

Administration

• Coordonner l’envoi des courriers à destination des autres sites/bureaux d’Expertise France au Vietnam

Transport de personnes

• Assurer les relations avec les sociétés de location de véhicules et de taxis en lien avec la Direction de la sécurité des opérations (DSO), le cas échéant
• Effectuer les réservations des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages ; préparer les ordres de mission pour les personnels basés au Vietnam
• Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts
• Assurer les réservations des hébergements à Hanoi pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

• Enregistrer et étiqueter les équipements entrant dans le parc cet fournir les informations pour la mise à jour du tableau de suivi des équipements du BM
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau,
• Assurer le suivi des demandes de prêt ou de mise à disposition de matériel
• Contribuer à la tenue des inventaires réguliers physiques de tous les équipements du BM
• Assurer le contact avec le prestataire de service pour support technique
• Remonter les besoins au RAF

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.