Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau mutualisé (BM) d’Expertise France au Vietnam, sous la supervision du Responsable Administration et Finance du Bureau (RAF), et en lien avec la Direction des Ressources humaines (DRH) au siège, est responsable de :

• Seconder le RAF pour la gestion administrative du BM
• Gérer l’administration des Ressources humaines locales et appuyer la gestion des Ressources humaines internationales
• Assurer la gestion de la trésorerie locale

Principales missions confiées au/à la Chargé(e) Administration & Ressources Humaines :

Mission  1 : Gestion des Ressources Humaines

Recrutement :

• Accompagner les managers opérationnels en coordonnant l’ensemble des recrutements des personnels nationaux (définitions des besoins en collaboration avec les opérationnels, rédactions des définitions de fonctions, validation des conditions salariales en cohérence avec la grille salariale nationale, publication d’annonces, organisation des tests techniques et des entretiens avec les candidats ;
• Centraliser les informations et documents nécessaires liés à l’élaboration, au suivi et à la signature des contrats de travail ;
• Créer les dossiers physiques du personnel, les numériser et les archiver selon le plan de classement DRH, et les mettre à jour conformément au cadre réglementaire local.

Intégration des nouveaux collaborateurs :

• Organiser l’accueil des nouveaux collaborateurs (intégration, briefing du fonctionnement du Bureau, information aux services concernés pour les besoins en équipements et fournitures (badges, e-mail, applications, etc.) vie du bureau…).

Conseil RH, accompagnement des opérationnels et des managers

• Avec l’appui du conseil juridique, s’assurer du respect du droit du travail local et proposer des adaptations si nécessaires ;
• Suivre les temps de travail et les absences ;
• Accompagner les chefs de projets et managers dans la gestion de leurs équipes (suivi/accompagnement des fixations d’objectifs, des évaluations individuelles, appui sur les procédures disciplinaires…) ;
• Conseiller et accompagner les managers sur les différentes problématiques RH (recrutement et intégration, droit du travail, fixation d’objectifs et entretiens d’évaluation, développement de compétences, procédures disciplinaires ou de licenciement…) ;
• Veiller à l’application par les collaborateurs de l’ensemble des procédures RH ;
• Fournir aux projets les éléments budgétaires relatifs aux ressources humaines afin de leur faciliter le suivi budgétaire ;
• Mettre à jour régulièrement l’organigramme de l’équipe et s’assurer de l’existence et de la mise à jour des descriptifs de poste ;
• Participer à la préparation des audits (rassemblement des pièces) avec la personne en charge des audits ;
• Assurer un reporting RH régulier localement et avec le pôle international de la DRH, sur la base d’indicateurs RH suivis par le siège et le groupe AFD.

Formation

• Recueillir les besoins de formations collectives et individuelles et établir un plan de formation et de développement des compétences, en lien avec le pôle Formation de la DRH.

Paie/ prélèvement à la source et paiement des impôts

• Préparer les éléments variables de paie du personnel local d’Expertise France et les transmettre au prestataire paie externalisé
• Contrôler les bulletins de salaire émis par le prestataire
• Assurer le reporting comptable des salaires du personnel local auprès du contrôle de gestion de la DAF au siège.

Mission 2 : Gestion administrative du bureau mutualisé

• Assure les contacts avec les autorités vietnamiennes ; rédige les courriers, assure leur traduction
• Rédige les courriers aux partenaires
• Assure le contact avec l’ambassade de France et les services ambassades en cas de nécessité
• Assure les contacts avec le département des affaires étrangères, l’administration fiscale et toutes les autorités VN compétente pour tout ce qui concerne la licence du bureau
• En lien avec le prestataire paie, le cabinet fiscal, et le Représentant d’EF au Vietnam, transmet et soumet les déclarations trimestrielles, la liste des paiements des impôts liés aux contrats de service des projets gérés par le Bureau EF Hanoi, le paiement des impôts, la liquidation d’impôts
• Appuie les demandes de visa et permis de travail pour les personnels étrangers.

Mission 3: Suivi de la trésorerie et des paiements

Sous la supervision et le contrôle du Responsable Administratif et Financier,

• Assure les paiements des tiers :  procéder aux virements en conformité avec les procédures de paiement
• Assure l’imputation des Avances Tiers
• Suivi quotidien de la trésorerie : Mise à jour du fichier de banque, du fichier de gestion de trésorerie, suivi de solde bancaire et de caisse, virements et commissions bancaires
• Comptabilisations des opérations bancaires
• Comptabilisation des frais bancaires
• Effectue le rapprochement bancaire et le comptage de caisse mensuel
• Réconcilie les états de trésorerie avec le logiciel comptable de manière mensuelle. 
• Archive et classe les preuves de paiement
• Participe aux audits de projets par la remise des preuves des paiements.et la documentation des audits
• Participe à la préparation des clôtures mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles pour le volet trésorerie.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.