Le poste est basé au Caire et nécessite des déplacements occasionnels dans les gouvernorats de Minya, Kafr El Sheikh et Assouan. 

Le/la RAF est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/de la Chef.fe de projet. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un.e Chargé.e de projets et un.e Assistant.e de projets au siège. 

Les principales missions confiées au/à la RAF sont les suivantes :

Gestion des achats/ contrats

En lien avec l’Assistant.e de projets à Paris et l’Assistant.e Logistique et Achats au Caire, le/la RAF assurera la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats du projet, et appuiera le/la Chef.fe de projet dans la mise en œuvre du Plan de passation des marchés du projet.

Il/elle procède notamment à :

-          La rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marchés conformément à la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence ;

-          L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés ;

-          Contrôle qualité de l’exécution des marchés et des prestations ;

-          Reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés.

Gestion d’une subvention

En lien avec le/la Chargé.e de projet et l’Assistant.e de projets à Paris, dans le cadre d’une subvention octroyée à une ONG :

-          Il/elle coordonne les activités permettant de formaliser l’Appel à Projets (AAP) ;

-          Il/elle prépare les documents référents à la publication de l’AAP, s’assure de la publication de l’AAP sur le support approprié ;

-          Il/elle contrôle et analyse les capacités organisationnelles et financières des porteurs de projet ;

-          Il/elle s’assure de la disponibilité des documents clés issus des procédures mentionnées ci-dessus (preuves de publication, PV des comités, notifications aux porteurs, etc.) ;

-          Il/elle contribue au suivi de la mise en œuvre du contrat de subvention ;

-          Il/elle vérifie la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers) ;

-          Il/elle s’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, plan de communication, etc.) pour informer et alerter l’équipe projet sur l’avancée du contrat et alerter sur de possibles dérapages ;

-          Il/elle est le lien de contact avec le partenaire pour les questions administratives et financières.

Gestion administrative et budgétaire du projet 

-          Il/elle participe à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers du projet ;

-          Il/elle garantit le suivi budgétaire des dépenses : exécution financière (affectation budgétaire, vérification de l’éligibilité des dépenses etc.) et prévisions des dépenses ; 

-          Il/elle participe à l’exercice mensuel de Reporting Pilotage Projet (RPP) et aux exercices budgétaires agence (budget initial, budget révisé, prévision d’atterrissage) ;

-          Il/elle consolide les rapports financiers intermédiaires et final bailleur et veille à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ainsi que les données relatives au suivi-évaluation du projet ;

-          Il/elle supervise les audits financiers, suit et met en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, l’équipe projet du siège d’Expertise France et les bailleurs ;

-          Il/elle représente Expertise France, avec le/la Chef.fe de Projet, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs et juridiques des projets.

Gestion financière et comptable

-          Il/elle suit les opérations de caisse et du compte bancaire effectuées et anticipe les besoins en trésorerie des projets ;

-          Il/elle contrôle les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse et les transmet au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef.fe de Projet ;

-          Il/elle contrôle la qualité des pièces justificatives comptables et en assure l’archivage conformément aux procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement etc.) ;

-          Il/elle participe aux clôtures annuelles et intermédiaires comptable du projet, en lien étroit avec le siège.

Gestion RH 

Sous la supervision du/de la chef.fe de Projet :

-          Il/elle est le contact principal du cabinet de portage salarial ;

-          Il/elle participe au recrutement du personnel national avec le/la Chef.fe de Projet ;

-          Il/elle suit et contrôle le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays.

Gestion des experts

En lien avec le/la Team Leader Expertise :

-          Il/elle appuie l’Assistant.e de Projets dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou d’experts mobilisés dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques, gestion logistique des événements, screening des différents acteurs) ;

-          Il/elle assure les tâches de l’Assistant.e de Projets en son absence.

Gestion du bureau projet 

-          Il/elle supervise la gestion du bureau ;

-          Il/elle coordonne le travail d’inventaire du bureau ;

-          Il/elle supervise les aspects de l’organisation logistique gérés par l’Assistant.e Logistique et Achats ;

-          Il/elle appuie, au besoin, le/la Chef.fe de Projet dans les tâches logistiques (rédaction des rapports techniques sur le volet stocks et logistiques, appui à la préparation des comités de pilotage, etc.).