L’assistant.e de projet fait partie intégrante de l’équipe projet DATAFID II et sera placé.e sous l’autorité de la cheffe de projet adjointe de DATAFID II, à Cotonou, à laquelle il/elle rend compte.

L’assistant.e de projet sera notamment responsable du bon respect des procédures de l’agence pour le suivi financier et budgétaire, la gestion des dépenses et gestion administrative du DATAFID II. A ce titre, il/elle consolidera les données financières et budgétaires de l’ensemble du projet, notamment celles qui auront été effectuées depuis l’équipe à Dakar. 

L’assistant.e de projet sera mobilisé.e à temps plein sur le projet et sera en charge de :

·       L’appui à la gestion financière et budgétaire du projet DATAFID II :

o   Sous la coordination de la cheffe de projet adjointe, et en lien avec le siège d’Expertise France, assurer le suivi des dépenses réalisées par Expertise France dans le cadre de son assistance technique avec les outils dédiés (JDD, X3, Atlas) et superviser les exercices de reporting financier interne – clôture financière, prévisions budgétaires, RPP, etc.

o   Assurer la coordination, avec l’assistant.e de projet à Dakar dans le suivi et la mise à jour des dépenses des activités du DATAFID II réalisés depuis le Sénégal pour consolider et mettre à jour le suivi financier et budgétaire du projet entre les deux pays ;

o   En lien avec le siège d’Expertise France et l’Unité Support Projet au Bénin, gérer les approvisionnements nécessaires du compte en banque et de la caisse, les paiements locaux, le suivi des dépenses, la collecte des pièces justificatives du terrain, etc.

o   Sous la coordination de la cheffe de projet adjointe et en lien avec le siège d’Expertise France, élaborer les rapports financiers du projet, en respect des procédures internes et des obligations du projet ;

o   Contribuer à la réalisation des audits du DATAFID 2 : élaboration des contrats d’audit, suivi et gestion des demandes des auditeurs, fourniture des pièces justificatives, etc. en respectant le calendrier et les deadlines du projet.

·       L’appui à la gestion logistique des activités du DATAFID II au Bénin :

o   Gestion des formalités administratives et logistiques préalables aux déplacements des experts et des participants (demandes de visas, réservation des billets d’avion, réservation des hébergements, ordre de mission, autorisation de la sureté, etc.) ;

o   Appui à l’organisation des évènements (relations prestataires et coordination des prestataires selon les évènements) ;

o   Paiement des perdiems aux experts ou bénéficiaires.

·        L’appui à la gestion administrative et contractuelle des activités du DATAFID II au Bénin :

o   Appui auprès de la cheffe de projet dans le suivi contractuel des prestataires de services (experts, fonctionnaires déployés, bureau d’étude, etc.) et des partenaires bénéficiaires des subventions pour la mise en œuvre du projet au Bénin : contribution aux passations de marché, préparation des contrats et des pièces contractuelles, paiement, suivi des jours de travail etc.

o   Gestion des tâches administratives inhérentes au déroulement des activités du projet au Bénin : Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives après le déroulement des activités et missions au Bénin;

o   Préparation des documents nécessaires pour la mise en œuvre des activités et à l’organisation d’évènements du DATAFID II au Bénin (séminaires, ateliers, comités de pilotages, etc.) et des missions à l'étranger des partenaires, experts et bénéficiaires.

o   En lien avec l’Unité Support Projet d’Expertise France, gérer les consommables et le matériel de fonctionnement (bureautique, informatique, téléphonie, etc.) de l’équipe au Bénin ;

o   Gestion de toutes autres tâches administratives inhérentes au déroulement des activités du projet.