Au sein de l’équipe de L’Initiative, sous la supervision hiérarchique de la Responsable d’unité administration finances (UAF) qui oriente et encadre son rôle, le/la chargé.e de projets administratif et financier est responsable de la bonne application des procédures administratives et financières sur son périmètre. Il/elle assure une coordination fonctionnelle de l’activité et appuie les équipes dans la mise en œuvre des modalités de L’Initiative. 

Vos missions principales ?

Au sein de plusieurs unités géographiques ou thématiques, en lien avec les chargé.e.s de projets, les assistantes de projets, le.la chargé.e suivi évaluation, et en coordination avec l’UAF, le/la chargé.e de projets administratif et financier (CPAF) apportera son expertise sur les tâches qui lui sont confiées. Il/Elle est également référent.e des activités financières, comptables, et de la bonne application des procédures internes.

Gestion administrative

    Sous le pilotage du RU et du CP, être garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec l’équipe juridique du pôle et des procédures administratives et financières ;
    Appuyer les équipes dans la contractualisation (contrats de prestation de service, de subvention), valider les documents dans le respect des procédures internes et appuyer les assistants de projets dans la gestion administrative des dossiers ;
    Partager et expliciter les règles de gestion contractuelles aux équipes aux partenaires de mise en œuvre.

Gestion financière, budgétaire et comptable

    Réaliser et consolider les exercices de prévisions budgétaire des unités dont il.elle a la charge en collaboration avec les CP. Assurer le suivi et l’analyse des données ;
    Vérifier les budgets proposés avant engagements financiers, le montant des paiements à effectuer et les clôtures budgétaires ;
    Analyser les rapports financiers transmis par les partenaires : vérification de l’éligibilité des dépenses, cohérence budgétaire et transmission de retours argumentés. 
    Participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de suivi financier ;
    Vérifier et valider les bons à payer ;
    Gérer les problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités des projets.
    Participer à la préparation de l’audit annuelle Initiative et d’autres audits ponctuels ;
    Effectuer les clôtures financières selon les calendriers internes et garantir leur conformité.

Transversal

    Travailler en liaison étroite avec les autres CPAF du pôle et du département pour assurer cohérence, harmonisation et partage de bonnes pratiques.
    Garantir, sur son périmètre, le respect strict des procédures comptables, financières, juridiques et contractuelles ainsi que leur compréhension par les équipes.
    Accompagner et former à l’appropriation des procédures et des outils les équipes de l’unité qu’il/elle suit ; 
    Etre force de proposition pour l’amélioration des procédures ;
    Participer à la mise à jour des manuels de procédures, des outils et procédures de gestion des projets et être garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes.