L’Assistant·e de projet sera placée sous la supervision et responsabilité de la Cheffe de Projet mais entretiendra des liens fonctionnels avec les trois autres membres de l’équipe projet, responsables des différentes activités, ainsi qu’avec l’Unité Support Projet (USP) d’Expertise France à Madagascar, pour le bon suivi administratif, financier, logistique et contractuel des tâches qui lui sont confiées.

Il/elle devra apporter un appui transversal à l’ensemble des activités du projet.

.1. Appui administratif et organisationnel

• Préparer et organiser les réunions, ateliers et missions (logistique, réservation de salles, équipements, préparation des ordres de mission et achat de billets), en lien avec le pôle Logistique de l’USP
• Assurer la mise à jour et le suivi de l’archivage du projet.
• Préparer les demandes et effectuer les petits achats, dans la limite de son mandat, avec l’équipe Contrat-Achat de l’USP pour l’émission des bons de commande, assurer les suivis nécessaires
• Appuyer la vérification des documents administratifs et financiers pour la mise en paiement (prestations, achats, subventions), payer les prestataires dans la limite du mandat qui lui est confié, et assurer les suivis nécessaires auprès de l’équipe Finances.
• Participer à la collecte des documents nécessaires à la contractualisation des expertises à courte terme ou à l’achat de services et fournitures, en lien avec le Pôle Contrats et Achats

2. Communication et coordination

• Rédiger des notes, comptes rendus de réunions et synthèses.
• Faciliter la coordination logistique entre les différentes parties prenantes du projet.
• Maintenir à jour les listes de contacts et les réseaux de partenaires.
• Suivre l’état d’inventaire des matériels propres au projet

3. Soutien aux équipes techniques

• Assister l’équipe technique dans la préparation et le suivi des activités (ex. : ateliers thématiques, visites d’études, formations, événements) et les paiements des participants.
• Aider à la collecte des données relatives aux activités de suivi-évaluation et de communication
• Organiser les missions sur le terrain : transport, hébergement, matériels, sécurité.
• Assurer le suivi des fournitures et équipements nécessaires aux activités.

Cette liste de responsabilités est non exhaustive et pourra être amenée à évoluer en fonction des besoins du projet.