Sous la supervision du/de la Responsable administratif.ve et financier(e), les principales missions confiées à l’assistant.e administratif/ve et financièr.e sont les suivantes :

Comptabilité

• Traite les paiements dans le cadre du projet en respectant les seuils applicables et les procédures de suivi
• Saisit les écritures comptables courantes dans le/les outils idoines EF en veillant à l'exactitude et à la conformité avec les règles de sécurité financière selon les procédures d'EF
• Effectue des pointages avec l’outil de comptabilité SAGE de façon bimensuelle afin de s’assurer de l’exactitude du suivi-financier du projet
• Soumet le journal de dépenses au/à la Responsable Administratif/ve et Financier(e) pour contrôle mensuel et consolidation, dans le cadre des exercices mensuels
• Archive des pièces comptables selon les normes et le plan d’archivage établi
• Prépare des pièces comptables idoines aux requêtes (de EF, des bailleurs, des auditeurs…).

Appui au lancement de nouvelles contractualisations
(en lien avec le/la Responsable administratif/ve et financier.e)

• En appui de le/la Responsable administratif.ve et financièr.e, collecte les pièces et procédures requises au contrat conformément au manuel de procédures (Firecosoft, récupération des docs identitaires des experts, statut fiscal…)
• Lance les nouvelles contractualisations sur Atlas

Logistique des missions de terrain

• Met en œuvre les consignes de sécurité de la Direction Sûreté de EF en mettant régulièrement à jour des évolutions le chargé de projet, le chef de projet, les chargés de missions et le.a Responsable administratif.ve et financièr.e
• Demande et met en œuvre les mesures d’habilitations de sécurité (MSC Sécurité) pour les consultants et l’équipe Cap Compétences
• Demande et assure le suivi des ordres des mission pour les consultants et l’équipe Cap Compétences
• Prépare/organise la logistique de la mission : réservation des transports internationaux et nationaux, hôtels, réservation de salle…
• Coordonne la logistique des événements lorsque nécessaire (conférence…);
• Prépare et suit les demandes de remboursement de frais de mission : avance de frais, Etat récapitulatif de frais (ERF)…
• Diffuse les consignes administratives, logistique et de sûreté auprès des experts.

Contribution au fonctionnement globale de la facilité sur la comptabilité et les missions de terrain

Le/la assistant.e administratif.ve et financièr.e travaille au quotidien avec l’ensemble l’équipe projet Cap Compétences sur les aspects techniques, financiers ou logistiques.