Basé à Antananarivo, l’ Assistant.e administratif et financier est placé.e sous la responsabilité du/de la Chef.fe de projet, en lien fonctionnel avec l’Adjoint.e aux opérations et en liaison étroite avec l’Unité Support Projet (USP).

L'Assistant.e administratif.ve et financier.ère joue un rôle crucial en offrant une assistance complète en matière de finances, de tâches administratives et logistiques. Il/Elle sera notamment chargé.e des tâches suivantes : 

Gestion logistique : 
•    Contribuer à la planification, à l’organisation et à l’optimisation des coûts des missions, en lien avec les interlocuteurs concernés, et veiller à leur bon déroulement : gestion des déplacements, hébergements, per diem et justificatifs (ordre de mission, billets d’avion, réservations d’hôtels, etc.) ; 
•    Gérer des avances de per diem et des états de remboursement des frais ;
•    Veiller à l’application des instructions du Plan de Sécurité d’Expertise France ;
•    Assurer le suivi budgétaire lié à l’organisation des missions afin de garantir la maîtrise du coût des déplacements ;
•    Assurer les aspects logistiques des comités de pilotage, ateliers de formation organisés dans le cadre du projet (réservation de salles, prises de notes, coordination avec les prestataires, etc.) ; 
•    Gérer le portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation ;
•    Appliquer les procédures d’achat interne et externe ;
•    Concevoir et actualiser des outils de suivi permettant une gestion efficace des opérations logistiques.

Gestion administrative :
•    Assurer l’appui administratif à la passation de marché (enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels) ;
•    Mettre en page les documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
•    Rédiger des comptes rendus de réunions ;
•    Collecter, classer et archiver les pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ; 
•    Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle ; 

Suivi financier :
•    Assurer l’appui au suivi financier du projet ;
•    Participer à la préparation des rapports bailleurs ; 
•    Fournir les documents requis et les explications sur les procédures mises en œuvre en cas d'audit.
•    Collecter et vérifier la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
•    Suivre les dépenses avec le service comptable) et les factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
•    Contribuer à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs et des exercices comptables et budgétaires internes (planification budgétaire, clôture comptable, etc.) en collaboration avec les chargé.e.s de projets et les chargé.e.s de projets administratifs et financiers.