Objectifs et résultats escomptés

Objectif général

Recruter un Chef d'équipe d'évaluation chargé de superviser opérationnellement les assesseurs dans la sélection des meilleures propositions reçues dans le cadre de l'appel à projets « Économie bleue durable en Afrique de l'Ouest », et de réaliser un processus de sélection complet, cohérent et de haute qualité, conforme aux critères exposés dans les lignes directrices à l'intention des demandeurs.

Résultats à atteindre par le contractant

• • Grilles individuelles contrôlées et validées (qualité, complétude, cohérence) pour notes succinctes et demandes complètes.
  • Grilles consolidées élaborées et communiquées au comité d’évaluation à temps.
  • Synthèses des résultats d'évaluation à chaque étape transmise au comité d'évaluation
  • Rapport final de synthèse des recommandations des assesseurs, analysant points forts/faiblesses par thématiques, pays et porteurs
  • Leçons apprises identifiées pour améliorer les processus d'évaluation futurs

Champ d’intervention

Rôle et mission du chef d'évaluation 

Vérification de la qualité des grilles

• • • •         Contrôle systématique des grilles individuelles pour les notes succinctes et demandes complètes : complétude, cohérence scores/commentaires, justifications alignées sur critères WASOP
    • •         L'assesseur chef de file valide les évaluations révisées avant leur soumission.

Consolidation des grilles des assesseurs :

• • • •         Consolidation des évaluations : Réalisation intégrale de la consolidation des évaluations, produisant une grille unique avec scores et commentaires harmonisés.
    • •      En cas d'écart significatif entre les scores totaux des deux assesseurs, tel que défini par le comité d'évaluation, l'assesseur chef de file facilite un accord entre eux ; à défaut, il assure une troisième évaluation par un expert supplémentaire.
    • •          Lorsque la troisième évaluation est requise, c’est l’assesseur chef de file qui réalise cette évaluation supplémentaire. La consolidation finale est alors effectuée sur la base de la grille de l’assesseur chef de file et de celle de l’expert dont la note est la plus proche, conformément aux modalités définies par le comité d’évaluation.

​Synthèses et soumissions

• • • •         Synthèse des résultats à chaque étape (évaluations individuelles, consolidations) et transmission immédiate au comité d'évaluation
    • •         Suivi de l'attribution équilibrée des dossiers par expertise (pêche, aquaculture, etc.) décidée par le comité d'évaluation
    • •         Suivi régulier des avancées des assesseurs avec relances pour respecter les timings

Rapport Final et Analyse

• • • •         Rédaction d'un rapport de synthèse des recommandations des assesseurs, mettant en lumière points forts et faiblesses des projets évalués (par thématiques prioritaires, pays, profils)
    • •         Coordination des briefings initiaux, points hebdomadaires et consolidations collégiales
    • •         Identification des leçons apprises pour améliorer les processus d'évaluation futurs.
    • •         Pour les projets non-retenus à chacune des deux phases (succincte et complète) mais qui présenteraient un intérêt pour les autres outils du Pilier II de WASOP (facilité bleue, réseau des praticiens) ou les piliers I et III de WASOP, il est attendu des recommandations de la part de l’assesseur chef de file. Cette synthèse de recommandations peut faire l’objet d’un rapport annexe qui serait soumis dans un deuxième temps aux évaluateurs afin de ne pas retarder le processus d’évaluation.   

 Rôle et mission des assesseurs

Les assesseurs recrutés ont pour mission principale d’assurer une évaluation indépendante, méthodique et rigoureuse des propositions reçues dans le cadre de l’appel à projets SBE WASOP.

Leurs principales tâches comprennent :

• • ·       L’évaluation technique et financière des notes succinctes de présentation ainsi que des demandes complètes, incluant la vérification de la cohérence, de l’efficience et de la pertinence budgétaire, avec une attention particulière portée aux anomalies ou aux lignes budgétaires potentiellement surévaluées.
  • ·       La participation, sur demande, aux réunions de coordination avec le comité d’évaluation afin de garantir une bonne communication et un suivi harmonieux du processus.
  • ·       La transmission des rapports d’évaluation dans les délais impartis.
  • ·       La collaboration étroite avec l’assesseur chef de file et le comité d’évaluation à chaque étape de la sélection.
  • ·       Le respect strict d’une déclaration préalable d’impartialité et de confidentialité, garantissant une évaluation objective et confidentielle des candidatures.
  • ·       Le signalement immédiat de toute situation potentielle de conflit d’intérêts à l’administration contractante.

Les évaluations sont réalisées conformément aux lignes directrices et instructions établies par le comité d’évaluation, en se basant sur les grilles d’évaluation publiées à l’intention des demandeurs. L’évaluation globale repose sur la somme des notes obtenues pour chaque sous-rubrique, agrégées par rubrique, avec une note finale calculée comme la moyenne arithmétique des évaluations attribuées par les assesseurs.

Chaque demande doit être évaluée selon ses qualités intrinsèques, sans comparaison directe avec d’autres propositions. Les assesseurs sont encouragés à mobiliser leur expérience personnelle du secteur et de la mise en œuvre de projets pour enrichir leur analyse.

Le comité d’évaluation peut inviter les assesseurs à exposer et justifier les évaluations produites afin d’assurer la transparence et la cohérence du processus.

Enfin, les assesseurs sont tenus à une confidentialité absolue concernant toutes les étapes du processus d’évaluation, garantissant ainsi l’intégrité et la confiance dans le dispositif.

Rôle et mission du comité d’évaluation

Le comité d’évaluation, désigné par l'administration contractante, comprend un président et un secrétaire qui ne prennent pas part au vote ainsi qu’un nombre impair de membres qui prennent part au vote (trois au minimum). Son rôle consiste à conseiller l'administration contractante sur l’attribution des contrats conformément aux critères fixés au préalable.

Le président coordonne la procédure d’évaluation conformément aux procédures définies par les règles d’expertise France et garantit son impartialité et sa transparence. Le secrétaire du comité assure l’ensemble des tâches administratives afférentes à la procédure d’évaluation, notamment la distribution et la collecte des déclarations d’impartialité et de confidentialité, ainsi que la rédaction des procès-verbaux et le classement de ceux-ci et de l’ensemble des autres données et documents pertinents.

Lorsque les propositions reçues sont particulièrement nombreuses ou très techniques, des assesseurs peuvent effectuer tout ou partie de l’examen détaillé, de façon à ce que le comité d’évaluation puisse délibérer sur la base de leurs analyses, y compris de l’avis de la délégation de l’UE dans le pays où le projet proposé aura lieu.

Les assesseurs travaillent sous la supervision de l’assesseur chef de file, objet des présents TdRs.

Si les analyses ne sont pas conformes à la qualité attendue par l'administration contractante, celui-ci peut renvoyer les demandes au contractant en sollicitant une nouvelle évaluation par le même expert ou par un autre.

Le processus d’évaluation des notes succinctes et des formulaires complets

Chaque proposition, qu’il s’agisse d’une note succincte ou d’un formulaire complet, est initialement évaluée de manière individuelle et indépendante par deux experts désignés (évaluateur et/ou assesseur). Chaque expert attribue des scores et formule des commentaires pour chacun des critères d’évaluation selon la grille spécifique mise à disposition, puis transmet son évaluation à l’assesseur chef de file pour contrôle qualité.

Le processus de vérification de chaque grille d’évaluation par le chef de file se divise en deux étapes :

• • Le chef de file procède à la vérification de la cohérence, de la rigueur et de la conformité de chaque grille d’évaluation par rapport aux critères et procédures définis dans les lignes directrices de l’appel à projets.
  • Une fois cette vérification achevée et la grille validée par le chef de file, celle-ci est considérée comme la version finale, prête à être utilisée pour les étapes suivantes du processus d’évaluation.

La consolidation des évaluations sera entièrement assurée par l’assesseur chef de file. Celui-ci réalisera tout le travail de consolidation sans recours aux assesseurs, sauf en cas d’écart significatif entre leurs scores totaux, tel que défini par le comité d’évaluation. Dans cette situation, l’assesseur chef de file tentera de faciliter un accord entre les deux assesseurs ; à défaut, il assurera une troisième évaluation. Lorsque la troisième évaluation est requise, la consolidation finale est effectuée sur la base de la grille du troisième expert et l’expert dont la note est la plus proche de celle-ci, selon les modalités définies par le comité d’évaluation. Cette consolidation vise à harmoniser les notes en tenant compte uniquement des évaluations du troisième expert et de l’expert proche.

La consolidation aboutit à une grille d’évaluation unique, approuvée par consensus, avec des scores et commentaires communs pour chaque critère. L’évaluation consolidée constitue l’évaluation finale et sert de base aux délibérations du comité pour le classement et la sélection des propositions, garantissant ainsi rigueur, équité et transparence.

  Logistique et calendrier

Lieu : Interventions à distance avec possibilité de réunions virtuelles et en présentiel.​

Calendrier : 1er semestre 2026.​

La mission du Chef d'équipe d'évaluation s'inscrit dans le cadre du processus d'évaluation de l'appel à projets WASOP, coordonné par le comité d'évaluation. Elle s'étendra sur une période globale d'environ six (6) mois, couvrant deux cycles d'évaluation successifs :

• • Une première évaluation des notes succinctes ;
  • Une seconde évaluation des formulaires complets des propositions présélectionnées.

La durée effective d'intervention dépendra du nombre de propositions reçues et sera précisée au moment de la planification opérationnelle de chaque phase.​

Calendrier prévisionnel :

Phase 1 – Prise de connaissance et briefing

• • Lecture des documents de référence (termes de référence, guide d'évaluation, critères et grilles de notation) ;
  • Participation à une session de briefing organisée par Expertise France afin d'harmoniser la compréhension des critères, des procédures et des outils d'évaluation ;
  • Briefing spécifique aux assesseurs : présentation des attentes qualité et modalités de contrôle.​

Phase 2 – Évaluation des notes succinctes

• • Ventilation des propositions aux assesseurs en évitant tout conflit d’intérêt lié au pays d’origine des assesseurs et de tout autre facteur ;
  • Contrôle qualité des grilles individuelles des assesseurs selon la grille d'évaluation fournie ;
  • Validation des grilles individuelles des assesseurs

• • Gestion des écarts significatifs et préparation des consolidations ;
  • Synthèse des résultats et transmission au Comité d'évaluation pour validation de la liste des propositions à inviter à soumettre un formulaire complet.​

Phase 3 – Évaluation des formulaires complets

• • Contrôle qualité des grilles individuelles des assesseurs selon la grille d'évaluation fournie ;
  • Validation des grilles individuelles des assesseurs
  • Gestion des écarts significatifs et préparation des consolidations;
  • Transmission des évaluations consolidées au Comité d'évaluation pour validation finale des scores et recommandations de sélection ;
  • Rédaction rapport final synthétisant forces/faiblesses par thématiques et pays.
  • Rapport final des recommandations des projets non présélectionnés et non sélectionnés qui méritent toutefois un intérêt pour les autres outils ou piliers de WASOP.

Modalités contractuelles et logistiques

Nature du mandat

Mandat ponctuel financé par Expertise France dans le cadre du programme WASOP, pour une durée d'environ 6 mois couvrant le 1er semestre 2026. La mission se structurera autour de deux cycles d'évaluation successifs : évaluation des notes succinctes et évaluation des formulaires complets

Mode de travail

•         Principalement à distance en utilisant les outils numériques et plateformes sécurisées mis à disposition par Expertise France

•         Réunions virtuelles ou hybrides selon besoin avec le comité d'évaluation

•         Coordination assurée directement avec le comité d'évaluation et Expertise France

Volume de travail par assesseur

Le volume d'effort consacré au travail du chef d’évaluation sera calculé comme suit :

• • Pour le contrôle qualité de l’évaluation d'une note succincte (évaluation individuelle) : 0,15h/j.
  • Pour la consolidation de la grille d’évaluation de la note succincte : 0,15 h/j
  • Pour le contrôle qualité de l'évaluation du formulaire complet (évaluation individuelle) : 0,2h/j.
  • Pour la consolidation de la grille d’évaluation du formulaire complet : 0,2 h/j

Ces durées reflètent une estimation du temps nécessaire pour réaliser une évaluation rigoureuse et complète des documents soumis.

Synthèse des résultats de la 1^ère étape : 3 jours

Synthèse des résultats de la 2^ème étape : 3 jours

Rédaction du rapport final de synthèse : 10 jours

Rédaction du rapport final de recommandations pour synergies WASOP : 3 jours

 Disponibilité

• • Le chef d’évaluation devra être disponible pour toutes les phases clés du processus d’évaluation (briefing, analyse des propositions, consolidation des notes, comité d’évaluation, rédaction du rapport final).
  • La durée précise de chaque intervention dépendra du volume de propositions reçues et sera communiquée au chef d’évaluation au moment de la réception des documents à évaluer.

       Livrables

•         Grilles individuelles validées

•         Grilles consolidées

•         Synthèses intermédiaires des résultats d'évaluation

•         Rapport final synthétique analysant les forces et faiblesses des projets évalués

•         Rapport final des recommandations des synergies avec WASOP pour les projets non retenus mais pertinents

Tous les documents devront être remis dans les délais fixés par le Comité d’évaluation, en respectant strictement les règles de confidentialité et de sécurité documentaire.

Conditions logistiques

• •        Le Chef d'équipe d'évaluation devra disposer d'un ordinateur avec accès internet fiable et des compétences nécessaires pour utiliser les logiciels de traitement de texte, tableur, présentation et plateformes en ligne sécurisée
  •        Toute participation à des réunions en présentiel, si nécessaire, fera l'objet d'une notification préalable et de dispositions logistiques prises par Expertise France