Sous la supervision du Responsable de pôle, et en lien avec le reste de l’équipe du pôle et de l’équipe projet, le/la assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, les efforts en cours en vue d’accompagner la mise en œuvre des différents projets dont il/elle aura la charge. Il/elle travaillera aux côtés de la chargée de projets et des autres assistants de projets ainsi qu’avec les équipes basées dans les pays partenaires afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers, en lien avec la Chargée de Projets Administratif et Financier.

MISSIONS

(1)     Gestion financière

Suivi financier des projets

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
• Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer (BAPs) dans le logiciel Atlas;
• Archive les pièces comptables et les BAP ;
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
• Procède au suivi des avances ;
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subvention ;
• Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.) ;
• Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;

·       Vérification et suivi des engagements (contrats de subvention, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;

• Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle ;
• Participe aux exercices de clôtures comptables mensuelles et semi-annuelles ;
• Participe à la préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques) ;
• Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives pour les audits ;

·       Assure la liaison avec le Département des Affaires Financières d’Expertise France.

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

·       Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;

·       Consolidation des journaux de caisse et de banque et réalisation des corrections nécessaires ;

·       Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.).

(2)     Gestion administrative

·       Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subvention ;

·       Indexation, classement et archivage des documents ;

·       Mise à jour des tableaux de bords ;

• Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet ;
• Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…).

(3)     Accompagnement des équipes terrains

·       Formations des assistants de projets financier terrains déployés en début de projet ;

·       Envoi des extractions comptables mensuels aux équipes projets ;

·       Assure la communication entre les assistants de projets financiers terrain et siège ;

·       Revu du suivi financier mensuels et assure les demandes de correction analytique.

(4)     Appui logistique

Soutien logistique dans l’organisation et la gestion d’évènements projet et l’organisation de déplacements des équipes siège sur le terrain.