Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires pré identifiés et les types d’appui à fournir.

Sous la responsabilité du/de la Chef de Projet et en lien avec les équipes du siège, le/la Responsable administratif(ve) et financier(ère) (RAF) assure les responsabilités suivantes :

Gestion des achats et des contrats

En lien avec le.la Chargé.e Logistique et l’Assistant.e de projet à Paris, le/la RAF assurera, conformément aux règles et procédures de passation de marché public d’Expertise France, la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats du projet, et appuiera le Chef de projet dans la mise en œuvre du Plan de passation des contrats de marché du projet.

Il procèdera notamment à :

ü  La rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché ;

ü  L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés ;

ü  Contrôle qualité de l’exécution des marchés et des prestations ;

ü  Reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés.

Gestion administrative et budgétaire du projet

ü  Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers du projet ;

ü  Garantir le suivi budgétaire des dépenses : exécution financière (affectation budgétaire, vérification de l’éligibilité des dépenses etc.) et prévisions des dépenses ;

ü  Participer à l’exercice mensuel de Reporting Pilotage Projet agence (RPP) et participer aux exercices budgétaires agence (budget initial, budget révisé, prévision d’atterrissage)

ü  Consolider les rapports financiers intermédiaires et final bailleur et veiller à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ainsi que les données relatives au suivi-evaluation du projet (données renseignées dans l’outil de suivi évaluation Log ALTO « SANSE ») ;

ü  Diriger les audits financiers, suivre et mettre en œuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, l’équipe projet du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision ;

ü  Représenter Expertise France, avec le Chef de Projet, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets.

Gestion financière et comptable du projet

ü  Suivre les opérations de caisse et du compte bancaire effectuées et anticiper les besoins en trésorerie des projets ;

ü  Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse et les transmettre au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef de Projet ;

ü  Contrôler la qualité des pièces justificatives comptables et en assurer l’archivage conformément aux procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement etc.) ;

ü  Contribuer aux clôtures annuelles et intermédiaires comptable du projet, en lien étroit avec le siège ;

Gestion RH

Sous la supervision du Chef de Projet, le/la RAF est le contact principal du cabinet de portage salarial pour :

ü  Participer au recrutement du personnel national avec le Chef de Projet;

ü  Suivre et contrôler le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays ;

ü  Participer à l’amélioration des procédures et outils et tableaux de bord RH au sein du bureau projet à Nairobi ;

Gestion du bureau projet à Nairobi

ü  Superviser la gestion du bureau et du parc automobile (entretien, consommation carburant, géolocalisation, etc.)

ü  Coordonner le travail d’inventaire du bureau ;

ü  Superviser les aspects de l’organisation logistique gérés par le/la Chargé.e Logistique ;

ü  Appuyer, au besoin, le Chef de Projet dans les tâches logistiques (rédaction des rapports techniques sur le volet stocks et logistiques, appui à la préparation des comités de pilotage, etc.).