Dans le cadre de la future mise en œuvre du projet de « Promotion des chaînes de valeur de l'agriculture et de la pêche en Guinée-Bissau », financé par l'Union Européenne, Expertise France recherche un.e Responsable Administratif.ve et Financier.e (RAF).

Sous la supervision hiérarchique du Team Leader du projet et en lien avec la Chargée de Projet Administratif et Financier (CPAF) du siège, le/la RAF est responsable de la bonne application des procédures administratives, financières et comptables relevant de son périmètre, ainsi que la préparation des rapports financiers internes et externes pour le projet. Il/elle assure une coordination fonctionnelle de l’activité et appuie l’équipe dans la mise en œuvre du projet.

Il/elle rejoindra une équipe projet terrain basée à Bissau composée de 6 autres personnes : le Team Leader, deux responsables de composantes (un.e pour la chaîne de valeur de la pêche et un.e pour le développement économique), un.e responsable achats et contrats (RAC), un.e assistant.e de projet et un.e chargé.e SERA. Cette équipe sera complétée par des experts clés qui seront mobilisés selon les missions (notamment un.e expert.e chargé.e du suivi des subventions allouées aux opérateurs économiques). L’équipe projet terrain sera appuyée par des collègues au siège dans la mise en œuvre du projet en conformité avec les procédures d’Expertise France, notamment pour la bonne gestion contractuelle des experts, l’application des règles de passation de marchés, le contrôle qualité des rapports opérationnels et financiers, le soutien à l'orientation et à la mise en œuvre opérationnelle de la stratégie d'intervention, le renforcement des capacités, etc.

Le/la RAF sera plus particulièrement responsable de :

Planification et reporting

• Participer au déploiement et à l’exécution des outils de pilotage et de gestion de projet ;
• Assurer la disponibilité d’informations contractuelles et financières fiables, grâce à un contrôle et un suivi réguliers de la qualité des données ;
• Vérifier les suivis financiers mensuels (affectation des dépenses, consommation, prévisions, etc.) selon les formats établis au sein d’Expertise France, et préparer des rapports internes pour l’équipe projet basée à Paris, en coordination avec le Team Leader ;
• Contrôler et vérifier l’engagement des dépenses et veiller à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
• Préparer les rapports financiers destinés à l’Union européenne, et veiller à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ainsi que les données relatives au suivi-évaluation du projet ;
• Préparer les exercices budgétaires internes trois fois par an (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage) ;
• Préparer et appuyer les audits ou les contrôles financiers.

Gestion comptable

• Assurer la mise en œuvre des procédures de paiement et des pratiques comptables appropriées, ainsi que le contrôle qualité de tous les documents et registres comptables, y compris les journaux bancaires et de caisse ;
• Superviser la préparation des documents et des phases de clôture comptables mensuels, trimestriels et annuels.

Gestion de la trésorerie et de la caisse

• Superviser les prévisions de trésorerie, et de réception des fonds par le siège ;
• Réaliser les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant le rapprochement bancaire et l’inventaire de caisse ;
• Définir et superviser les processus assurant la sécurité des fonds.

Gestion administrative

• Gérer toutes les procédures liées au bureau d’Expertise France dans le pays (demandes d’exonération, fiscalité, déclarations, ouverture de compte, etc.) et rester informé des évolutions des législations et réglementations nationales, en lien avec les autres services internes d’Expertise France ;
• Représenter Expertise France, avec ou pendant l’absence du/ de la Team Leader, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets ;
• Contribuer aux procédures de passation de marché (comités d’évaluation, négociation, etc.) supervisées par le/la responsable des contrats et achats ;
• Appuyer l’assistant.e de projet, si nécessaire, dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;
• Gérer les problématiques RH en collaboration avec le cabinet de portage salarial.

Appui aux subventions et porteurs de projets

En lien avec l’expert.e mobilisé pour la mise en œuvre du dispositif de subventions allouées aux opérateurs économiques

• Veiller au bon suivi administratif et financier des contrats de subventions, ainsi qu’au respect des engagements des porteurs de projets (justification des dépenses, reporting financier, respect des règles administrative et comptable, etc.) ;
• Contribuer si nécessaire au renforcement des capacités administratives et financières des porteurs de projet, notamment par la mise en place de procédures et d’outils de suivi.

Cette description de poste n’est pas exhaustive ; le/la Responsable Administratif.ve et Financier.e est chargé.e de superviser l’ensemble des aspects administratifs et financiers du projet et devra réaliser toutes les activités nécessaires à leur exécution.