L’étendue des missions, activités et responsabilités du-de l’assistant.e de projets est fixée dans le cadre du rôle qui lui est confié au sein de son département. La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets : enregistrement, classement et archivage des documents ;
• Prépare les dossiers pour le pilotage du programme, ainsi que les contrats de prestation de service et de subvention, en veillant au respect des procédures internes en vigueur ;
• Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
• Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ; 
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents (papier et numérique) ;
• Gère les tâches administratives de secrétariat (compte-rendu des réunions, suivi des signatures, etc.).

Gestion budgétaire et financière :

• Assure la mise à jour des fiches de suivi financier des activités et des projets ;
• Vérifie la conformité administrative des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Préparation des bons à payer (BAP) sur le logiciel agence et suivi de paiements en lien avec la direction des affaires financières ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
• Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
• Appuie à la préparation et le suivi des audits des projets.

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) ;
• Appuie aux déplacements des équipes projets ou des partenaires voyageant pour le compte des projets (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
• Elaboration des ordres de mission pour les experts,  salariés et autres partenaires voyageant pour le compte des projets, ainsi qu’assister l’organisation administrative de déplacements

Appui transversal :

• Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;
• Contribuer à la préparation de notes, synthèses ou supports de présentation à destination des bailleurs ou instances internes
• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation.