Misión(es): Trabajando como parte del equipo de la Unidad de Apoyos a Proyectos (USP para sus siglas en francés) en Bogotá, bajo la supervisión del / de la Responsable Administrativo y Financiero (RAF), y en contacto con el Departamento de Asuntos Financieros (DAF) en la sede y los departamentos técnicos, es responsable de la gestión financiera de los proyectos, en estrecha colaboración con los jefes / encargado.a.s de proyectos y el departamento de contabilidad.

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Seguimiento presupuestal:

·     Emitir y contabilizar los BAPs (ATLAS y SAGE)

·     Regularizar los avances en el seguimiento financiero

·     Garantizar la imputación de los gastos en el sistema de seguimiento financiero y en el programa informático de gestión de proyectos (Atlas)

·     Recopilar y comprobar todos los documentos administrativos y financieros en colaboración con el departamento de contabilidad

Control de la gestión:

·     Garantizar que los gastos son elegibles en conformidad con las normas de la agencia y de los donantes

·     Garantizar la conciliación mensual de los gastos

·     Preparar los distintos cierres (mensual, trimestral, semestral, anual) de los proyectos con el /la RAF y el departamento de contabilidad

·     Garantizar la fiabilidad de los datos financieros

·     Iniciar la creación de las fichas / cuentas de terceros que serán mandadas a la dirección de asuntos financieros para verificación y validación

·     Preparar los cierres de los proyectos en colaboración con el control de gestión de la sede

·    Hacer seguimiento a las correcciones analíticas y las imputaciones en colaboración con la Direccion de Asuntos Financieros de la sede 

Apoyar a los socios (en la ausencia de un encargado.a de subvenciones):

·     Apoyar a los encargados de proyectos en la construcción financiera de las subvenciones en caso necesario.

·    Controlar los informes de los beneficiarios, consolidarlos y analizarlos

·    En caso necesario, ponerse en contacto con los beneficiarios para recuperar documentos, informes y cualquier otro documento que pueda justificar la atribución de la subvención

·    En caso necesario, planificar auditorías de beneficiarios con el personal operativo 

Informes y análisis financieros:

·    Apoyar a los equipos operativos en la planificación presupuestal de los proyectos

·    Analizar el bajo/sobre consumo de los presupuestos de los proyectos y ayudar al jefe/ coordinador.a de proyecto, RAF y CFT en la toma de decisiones

·    Analizar los distintos indicadores de rentabilidad interna

·    Participar en la elaboración de informes financieros externos en colaboración con el / la RAF

·    Preparar y supervisar las auditorías organizadas desde la oficina de Bogotá conjuntamente con el/la RAF y los encargados administrativos y financieros de la sede

·    Preparar los informes internos (RPP, presupuesto inicial, presupuesto revisado y analizarlos con el departamento financiero y el personal operativo)

·    Hacer seguimiento a los desembolsos de los donantes 

Actividades transversales:

·    Garantizar que los documentos de la oficina y de los proyectos se archivan correctamente

·    Comunicarse regularmente con los equipos de los proyectos y los socios financieros para garantizar la transparencia y la correcta gestión de los recursos

·    Apoyar al equipo financiero y contable en todas las tareas necesarias para el buen funcionamiento de la oficina.

               Esta descripción del puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividades de la agencia y surja la necesidad de poder adaptarse a ellas, en particular con la introducción gradual de la USP prevista en varias fases. Además, el contenido de las actividades no es exhaustivo y se le podrá pedir que realice otras tareas acordes con su área de especialización y dentro de su carga de trabajo.