Contexte et justification du besoin

Sous son chapeau de gardien de la mémoire financière de l'État, la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) joue un rôle crucial dans la gestion des finances publiques en Haïti. Elle produit, reçoit et conserve une immense quantité de documents critiques : budgets, lois de finances, comptes publics, arrêtés, conventions, dossiers de contentieux, etc. Cependant, la gestion des archives du Trésor présente encore des limites importantes : gestion fragmentée des archives, absence de système moderne de classement et de conservation, dispersion des documents, faible recours à la numérisation, pour ne citer que celles-là. Face à cette situation, les risques sont multiples :

·         Risques physiques : dégradation, perte, ou destruction des documents papier.

·         Inefficacité opérationnelle : difficultés d'accès, de recherche et de partage de l'information, entraînant une perte de temps et une productivité réduite.

·         Non-conformité : difficulté à respecter strictement les délais légaux de conservation et les règles d'archivage (normes ISO 15489, ISO 14641, etc.).

·         Coûts élevés : coûts de stockage physique, de gestion et de logistique importants.

·         Fragilité en cas de crise : en cas de catastrophes comme des incendies ou des inondations, le patrimoine informationnel est extrêmement vulnérable.

Une Direction des Archives et de la Documentation modernisée est donc impérative pour sécuriser, valoriser et rendre accessible le patrimoine documentaire et financier de l’Etat, en alignant ses pratiques sur les standards modernes de gouvernance de l'information.

Dans ce même esprit de standardisation, la modernisation des services publics constitue une priorité nationale, notamment grâce aux Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC), qui permettent d’améliorer la transparence, la rapidité des procédures et la qualité des services rendus aux citoyens.

Afin d’assurer une gouvernance documentaire conforme aux normes internationales et de moderniser la relation administration-usagers, la DGTCP inscrit dans son plan stratégique les volets suivants :

Volet 1 : Modernisation des archives du Trésor (audit, numérisation, GED, professionnalisation de la fonction archivistique, aménagement des espaces d’archivage).

Volet 2 : Modernisation des services publics (simplification et réingénierie des processus, digitalisation des services, orientation usagers).

Cette mission vise à établir un diagnostic complet et intégré permettant de formuler des solutions durables et adaptées aux réalités institutionnelles et techniques du pays. Elle élaborera aussi une feuille de route stratégique pour la mise en œuvre de ces réformes.

II.      Objectifs et résultats poursuivis

1) Objectifs

Objectif général 

Réaliser un diagnostic complet de la politique actuelle de gestion des archives du Trésor et de l’organisation des services publics offerts par la DGTCP, en vue d’identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces permettant de moderniser l’institution et donc d’améliorer sa performance, sa transparence et la qualité du service rendu aux usagers.

Objectifs Spécifiques 

        i.            Évaluer l’état actuel du système de gestion des archives du Trésor :

s  Analyser le cadre juridique, institutionnel et organisationnel relatif à la gestion des archives du Trésor.

s  Examiner les processus actuels de gestion documentaire et d’archivage (collecte, conservation, accès, destruction).

s  Identifier les outils, systèmes et ressources humaines affectés à la gestion des archives et aux services aux usagers.

      ii.            Diagnostiquer les dysfonctionnements et identifier les besoins techniques, organisationnels et réglementaires pour moderniser ce système.

    iii.            Apprécier les enjeux et opportunités dans un diagnostic stratégique pour moderniser les services publics en intégrant les NTIC en :

s  Évaluant les impacts d’une meilleure gestion des archives sur la transparence, la redevabilité et la mémoire institutionnelle.

s  Mettant en lumière les opportunités de digitalisation et de dématérialisation des services publics.

s  Examinant les bonnes pratiques nationales et internationales pouvant être adaptées au contexte de la DGTCP.

    iv.            Élaborer un plan d’action priorisé et chiffré avec des orientations stratégiques claires pour chaque domaine diagnostiqué.

s  Formuler des recommandations pour l’élaboration ou la mise à jour de la politique globale de gestion des archives.

s  Définir des pistes de modernisation des services publics offerts par la DGTCP, en mettant l’accent sur la simplification des procédures, la digitalisation et l’amélioration de la relation usager.

s  Identifier les besoins en ressources (humaines, techniques et financières) nécessaires à la mise en œuvre des réformes proposées.

s  Elaborer une feuille de route opérationnelle de la mise en œuvre du plan d’actions.

2) Résultats à atteindre

R1 : Rapport de diagnostic complet du système de gestion des archives du Trésor avec recommandations opérationnelles

R1.1 : État des lieux structuré détaillant le cadre juridique, organisationnel et technique de la gestion des archives du Trésor et des services publics de la DGTCP et inventoriant les processus existants de gestion documentaire.

R1.2 : Analyse critique et d’opportunités mettant en avant les forces, faiblesses, opportunités et menaces liées à la gestion actuelle des archives et les bénéfices attendus d’une amélioration de la politique d’archivage (transparence, mémoire institutionnelle, réduction des délais et traçabilité).

R1.3 : Stratégie de modernisation et d’actualisation de la politique de gestion des archives (plan d’actions, estimation des besoins et feuille de route opérationnelle).

R2 : Rapport de diagnostic stratégique pour la modernisation des services publics via NTIC, avec plan d’actions priorisé

R2.1 : Diagnostic du cadre global de prestation de services aux usagers de la DGTCP.

R2.2 : Proposition de mesures concrètes de modernisation des services publics (simplification, digitalisation, meilleure accessibilité par un plan de simplification des procédures et d’orientation usagers, …).

R2.3 : Feuille de route stratégique (un plan d’actions priorisé avec objectifs, étapes, responsabilités et échéances claires et une estimation des besoins en ressources humaines, techniques et financières nécessaires à la mise en œuvre).

III.      Description de la mission

Activités prévues

·         Collecter et analyser les données existantes sur le système de gestion des archives.

·         Mener des entretiens auprès des responsables et agents concernés.

·         Évaluer les infrastructures, équipements et procédures actuels.

·         Identifier les contraintes réglementaires et organisationnelles.

·         Analyser les processus de services publics et la cartographie des procédures existantes.

·         Diagnostiquer les services publics clés pouvant bénéficier des NTIC.

·         Élaborer des recommandations techniques et organisationnelles.

·         Proposer un plan d’actions chiffré et hiérarchisé.

Interlocuteurs principaux

·         Directeur général Adjoint charge de la gestion du Trésor

·         Comité Sectoriel de Suivi des Réformes du Trésor (COSRET)

·          Commission de Réforme des Finances Publiques et de la Gouvernance Economique (CRFP-GE)

·         Directeur des Archives et de la Documentation (DAD)

·         Directeur des Systèmes d’Information de la DGTCP

·         Directeurs techniques et chefs de service de la DGTCP

·         Équipes techniques du MEF et du SIGFiP

Livrables attendus

 Coordination

Le prestataire travaillera sous la supervision directe du Directeur Général Adjoint du Trésor et du COSRET.

IV.      Méthodologie

L’approche sera participative, combinant analyse documentaire, entretiens, visites de terrain et étude comparative des bonnes pratiques internationales. Chaque livrable fera l’objet d’une validation par la DGTCP avant le passage à l’étape suivante.

V.      Lieu, Durée et Modalités d’exécution

1)      Période de mise en œuvre : 3 -5 mois

2)      Date de démarrage : janvier 2026

3)      Date de fin : entre avril et mai 2026

4)      Durée de la prestation : 65H/J

5)      Planning/calendrier :