Le/la Chargé.e de subventions et d’appui administratif répond au besoin du projet de se doter d’un profil transversal et opérationnel en amont de l’intervention de l’USP.
Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de projet Wamanga Wa Komor, le/la Chargé.e des subventions et d’appui administratif contribue à la mise en œuvre opérationnelle du projet. Il/elle intervient à toutes les étapes de gestion et d’appui transversal— administratif, financier et logistique, et du suivi des subventions et des avances octroyées par Expertise France aux structures comoriennes d’accompagnement à l’entrepreneuriat ainsi qu’aux porteurs de projets bénéficiaires.

Basé.e à Moroni, et travaillant étroitement avec la Cheffe de projet, la Cheffe de projet adjointe et les pôles de l’Unité de Support de Projet (USP) d’Expertise France aux Comores, les principales missions confiées au/à la chargé.e de subventions et d’appui administratif sont les suivantes :

Appui transversal au projet. 

Appui organisationnel :
-    Assurer l’organisation en amont et la mise en œuvre des missions, ateliers, séminaires, comités de suivi technique, comités d’évaluation, d’un point de vue logistique, en coordination avec le pôle Logistique de l’USP (réservations, coordination des prestataires, mobilisation des moyens de déplacement) et informationnel (lettres ou courriels d’invitation et de rappel) ;
-    Veiller, en coordination avec le pôle Ressources Humaines de l’USP, au bon déroulement et à la conformité des démarches d’autorisation de séjour des experts internationaux ; 
-    Assurer le classement et l’archivage des livrables de ces événements et les partager avec les partenaires concernés ;
-    Relayer au pôle Finance les justificatifs de réalisation des évènements en prévision des audits ;
-    Participer à la capitalisation des activités.

Appui administratif :
-    Appuie sur des aspects administratifs, des missions d'assistance technique et des contrats d'experts;
-    Assiste la cheffe de projet à la passation de marchés : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels ;
-    Assiste la cheffe de projet sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…);
-    Collecte, classe et archive les pièces administratives (marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Suivi des engagements du projet et de ses partenaires/prestataires :
-    Gérer les outils de suivi des contrats et des paiements ;
-    S’assurer de la mise en paiement des prestataires en lien avec le pôle Finance de l’USP ;
-    Participer aux réunions de suivi ou de programmation des contrats tenues entre la cheffe de projet et les services de l’USP ;
-    Contribuer à évaluer la qualité des services rendus par les partenaires ou prestataires.

Préparation, mise en œuvre et suivi des subventions.

Appui à la passation de marchés et à l’octroi des subventions : en coordination avec le pôle Achats de l’USP
-    Appui à la préparation des appels à projets ;
-    Appui à la diffusion des appels à projets ;
-    Organisation des réunions d’information et des formations des bénéficiaires à la réponse aux appels à projets ;
-    Participation au processus d’évaluation et de sélection des porteurs de projets : secrétariat du comité d’évaluation, organisation d’ateliers pour les bénéficiaires présélectionnés, gestion administrative, etc. ;
-    Contrôle de conformité et vérification administrative selon les procédures en vigueur ;
-    Appui à l’instruction des projets sélectionnés et à l’appropriation des procédures de gestion par les bénéficiaires ;
-    Préparation des contrats et formalisation des documents internes.

Suivi de l’exécution financière, administrative et contrôle qualité des projets par les partenaires : en coordination avec le pôle Finance de l’USP
-    Elabore et paramètre, en lien avec le référent du pôle Finance de l’USP, les outils financiers de suivi de subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses etc…) ;
-    Contrôle des demandes de versement et des rapports financiers des bénéficiaires pour l’ensemble des projets ;
-    Suivi du portefeuille de projets ;
-    Contrôle le respect des procédures administratives d’Expertise France par le (les) partenaire(s) (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ;
-    Vérifie et contrôle la cohérence (exactitude des montants, exhaustivité, taux de change etc…) entre les dépenses inscrites dans les journaux de dépenses des partenaires avec les pièces justificatives transmises.

Appui aux renforcements de capacités des structures : en coordination avec le pôle Finance de l’USP
-    Assure la formation et l’appropriation des procédures administratives et financières des subventions EF auprès des bénéficiaires ;
-    Appui et formation des structures bénéficiaires de subventions sur les procédures Expertise France ;
-    S’assure du respect des obligations contractuelles par les partenaires, notamment par des visites de terrain ;
-    Assure un suivi et un contrôle de la bonne exécution des procédures ;
-    Analyse les risques et réalise des actions pour les minimiser (en particulier les risques d’inéligibilité des dépenses).

Suivi et évaluation des subventions.

Reporting et suivi-évaluation :
-    Elabore et renseigne de façon régulière le tableau de bord de suivi global des subventions ;
-    Compile et fournit régulièrement des analyses quantitatives et qualitatives sur les données financières concernant les subventions appuyées par Expertise France ;
-    En lien avec le pôle Finance de l’USP, appui à la validation des rapports financiers des partenaires (contrôles, cadrage) ;
-    Appui à la mise en œuvre du suivi-évaluation en communiquant les données nécessaires à la mise à jour des documents de suivi du projet, aux exercices de capitalisation et d’évaluation, ainsi que pour lors de l’élaboration des rapports au bailleur.
-    Capitalisation et compilation des résultats.

Audit externe :
-    Appui à la préparation des audits des subventions en lien avec l’USP ;
-    Coordonne les audits mandatés auprès des bénéficiaires de subventions.

Archivage :
-    En charge de l’archivage de toute la documentation comptable et financière des subventions.