Para apoyar la implementación de este proyecto, Expertise France establecerá un equipo de proyecto con sede en Santo Domingo, en las oficinas del INTRANT. El equipo estará dirigido por el/la Jefe/a de Proyecto y contará con el apoyo de un/a encargado/a de misión en movilidad y del/de la Encargado/a administrativo/a y financiero/a. Asimismo, se movilizarán expertos puntuales a lo largo del proyecto, quienes contribuirán a la ejecución de las actividades

Bajo la supervisión del/la Jefe/a de Proyecto con sede en Santo Domingo, el/la Encargado/a Administrativo/a y Financiero/a será responsable de la correcta aplicación de los procedimientos administrativos y financieros. Se encargará de la coordinación funcional de las actividades y brindará apoyo al equipo de proyecto en la implementación de las acciones previstas. Trabajará en estrecha colaboración con los/las encargados/as de proyecto en la sede de Expertise France en París, y se apoyará en los servicios de soporte de la sede (en particular, las direcciones financieras, jurídicas y de seguridad de operaciones) en la realización de sus misiones.

El/la Encargado/a Administrativo/a y Financiero/a ejecutará, entre otras, las siguientes tareas:

1.           Gestión financiera, presupuestaria y contable

• Participar en la elaboración del presupuesto anual, proponer las previsiones de ejecución presupuestaria del proyecto, consolidar los ejercicios mensuales de previsión presupuestaria;
• Hacer el seguimiento del consumo presupuestario del proyecto, garantizar el buen control de los costos del proyecto (actividad permanente de “cost control”), alertar en caso de riesgo de desviación y ser capaz de proponer soluciones de optimización;
• Asegurar la gestión de la tesorería local (según los procedimientos y herramientas establecidos: tarjeta bancaria, cuenta bancaria local, o caja local): preparar las órdenes de pago, realizar las solicitudes de aprovisionamiento, mantener actualizado el archivo de gestión de tesorería, etc.;
• Preparar los pagos: editar y validar las órdenes de pago de Expertise France, registrar los gastos en el seguimiento financiero, supervisar los pagos y archivar los documentos;
• Controlar y verificar el compromiso de los gastos y asegurar que todos se efectúen conforme a las normas de elegibilidad internas y externas;
• Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias y el control de caja, realizar el cierre mensual y enviar el paquete de información financiera local a la sede;
• Asegurar la implementación y actualización de la herramienta de seguimiento financiero del proyecto y cumplir con los requisitos de los informes internos (cierres semestrales y anuales, previsiones presupuestarias) y externos (informes financieros anuales);
• Realizar mensualmente las conciliaciones entre el software contable (Sage X3) y la herramienta de seguimiento financiero, analizar las variaciones y, si es necesario, realizar correcciones con el departamento financiero;
• Asegurar los cierres financieros y contables semestrales y anuales del proyecto;
• Gestionar la organización de las auditorías financieras anuales y finales;

2.           Contratación pública

• Bajo la dirección del/de la Jefe/a de Proyecto, elaborar y dar seguimiento al plan de contratación (prestación de servicios, suministros, consultoría individual, obras, etc.) y garantizar la aplicación de los procedimientos de contratación pública en coordinación con el departamento jurídico;
• Preparar los expedientes de licitación y los cronogramas de contratación y ejecución de los contratos;
• Realizar el seguimiento de la publicación de los contratos conforme a los procedimientos validados y supervisar el proceso de licitación.;
• Participar en el proceso de análisis de candidaturas, evaluación de ofertas y selección de proveedores o prestadores de servicios;
• Ejercer la secretaría de los comités, redactar los contratos y las actas de adjudicación;
• Registrar la información requerida en el software interno, hacer el seguimiento de la ejecución contractual de los contratos firmados, preparar las adendas contractuales y proceder al cierre de los contratos.

3.           Gestión administrativa y logística del proyecto y de la oficina

• Participar en la elaboración y actualización del manual de procedimientos y de las herramientas de gestión y seguimiento del proyecto, y velar por su correcta aplicación;
• Coordinar el archivo del proyecto (en formato físico y digital) y asegurar el buen mantenimiento de la documentación administrativa y financiera;
• Supervisar los temas administrativos y financieros de la oficina del proyecto en terreno, en coordinación con otros departamentos internos de Expertise France;
• Participar en los ejercicios de revisión del proyecto.
• Gestionar el personal local en términos administrativos y financieros: elaboración de descripciones de puesto, organización de procesos de reclutamiento, seguimiento de los contratos laborales, vacaciones, pago de salarios y cargas sociales, etc.;
• Velar por el cumplimiento del marco jurídico y operativo del proyecto (registro administrativo, gestión de exenciones fiscales, etc.);
• Organizar la logística de los desplazamientos del equipo del proyecto y de las misiones de expertos (compra de boletos, uso de vehículos, solicitudes de visa de corta o larga duración), en coordinación con el departamento de seguridad de operaciones / el equipo de implementación cuando sea necesario;
• Organizar la logística de reuniones, eventos, talleres realizados en el marco del proyecto;
• Contribuir a la toma de citas, la organización de reuniones de trabajo, la gestión de agendas, la preparación de correspondencia;
• Gestionar la vida de la oficina del proyecto: gestión de inventarios y adquisición de equipos, software y suministros para la oficina del proyecto, participación en los trabajos de inventario de los activos del proyecto.

4.           Responsabilidades transversales

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos contables, financieros y legales en su ámbito de responsabilidad;
• Acompañar y capacitar al equipo del proyecto en la apropiación de los procedimientos y herramientas; proponer mejoras para optimizar dichos procedimientos.

Esta lista de tareas no es exhaustiva. El/la Encargado/a Administrativo/a y Financiero/a es responsable de la correcta gestión administrativa y financiera del proyecto y podrá asumir otras tareas necesarias para la correcta ejecución del proyecto.