Descriptif de la mission : 

Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) en Ethiopie, sous la supervision du Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT), et en lien de supervision et managérial fonctionnel du département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, en lien avec le service de la conformité, la fonction de Responsable achats et contrat consiste à :

•    Sécuriser les engagements/actes juridiques passés par l’USP et apporter autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services de l’USP ;
•    Garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence, 
•    Se conformer au dispositif de contrôle interne, aux règles de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédure adoptées par l’Agence, la/le Responsable Achats et Contrats doit :

•    Fournir un conseil juridique et achat de 1er niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de démarche contractuelle, de passation de contrat, de technique achat et de suivi d’exécution
•    Assurer la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers l’établissement de Plans de passation de contrats (PPC), ainsi que leur optimisation et leur consolidation pour l’USP ;
•    Choisir et mettre en œuvre les procédures de passation de contrat d’achat et de subvention selon la règlementation applicable à Expertise France en matière de marchés publics et de subventions ;
•    Rédiger tout acte modificatif s’avérant nécessaire en cours d’exécution (avenant, résiliation, décision de rejet de prestations/livrables, etc.) d’un contrat de son portefeuille ;
•    Organiser « l’optimisation achat » des besoins programmés et des achats récurrents dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage / benchmarking, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie achat, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.) ;
•    Contribuer aux activités transverses du service (reporting, conseil, appui) ;
•    Contribuer aux ateliers transverses lancés par le DAJ.

Pour ce faire la/le Responsable contrat et achat :

•    S’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour ;
•    Assure en lien avec le Coordinateur des Fonctions Transverses la mise en place d’une organisation efficiente de son pôle au bénéfice des projets et de l’USP ;
•    Assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence, (USP basées dans d’autres pays, Cellule contrat achat basée à Paris, etc.) ;
•    Contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.
•    Participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.)
•    Transmet au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes 
•    Assure la mise en place d’une organisation efficiente de son service au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique.
•    Seconde la/le Coordinateur des Fonctions Transversales pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau. 
•    Supervise l’approvisionnement du bureau et des projets.
•    Assure le reporting achat-juridique du bureau.
•    Assure l’intérim du/de Coordinateur des Fonctions transversales sur les questions juridiques en cas d’absence.
•    Pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats. 

Activités principales : 

Programmation des contrats et identification des achats transverses

•    Apporter conseil et validation aux chefferies de projet et à l’USP dans le cadre de la mise à jour des Plan de passation de contrats (PPC)
•    Identifier les achats transverses mutualisables, proposer et programmer la mise en place de supports contractuels adaptés pouvant couvrir ces besoins

Veille et base fournisseurs

•    Assurer une veille et une capitalisation sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)
•    Mettre en place une base fournisseurs, assurer le suivi des relations et d’accord préférentiel autant que de besoin
•    Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs recensés au sein d’une base fournisseurs

Passation des contrats d’achat et de subvention

En application de la règlementation applicable aux achats d’Expertise France:
•    Prendre en charge les demandes d’achat des demandeurs relevant de son portefeuille (besoins USP et chefferie de projets)
•    Apporter un appui à l’expression de besoin, au sourcing ou à l’élaboration des cahiers des charges en lien avec les demandeurs
•    Apporter un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats, et la rédaction des contrats 
•    Choisir la procédure de passation la plus adaptée et valider les critères de sélection en concertation avec les demandeurs 
•    Préparer le dossier de consultation et procéder au lancement de la procédure (publication d’avis, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation, etc.)
•    Gestion de la consultation (échanges questions/réponses, modifications de la consultation, réception et partages des candidatures et des offres avec les évaluateurs)
•    Procéder aux vérifications de la recevabilité administrative et aux due diligence des candidatures 
•    Superviser, contribuer et organiser la négociation des offres en lien avec les évaluateurs
•    Superviser et contrôler l’évaluation des offres réalisée par les évaluateurs
•    Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider par la CFT avant envoi au service dédié au siège
•    Transmettre au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle
•    Mettre au point, mettre à la signature et notifier les contrats dont il a la charge
•    Assurer le classement conformément aux normes d’Expertise France de l’ensemble des documents constituant les pièces de la consultation (procédure) et les pièces contractuelles (contrat)
•    S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes

Suivi d’exécution des contrats

•    Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux) /délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;
•    Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et la CFT ;
•    Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaires ;
•    Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques.
•    Elaborer autant que de besoin des tableaux de suivi des contrats pour l’USP et pour chaque projet
•    Fournir tout appui et conseil aux équipes projet et aux prescripteurs de l’USP dans l’application des clauses contractuelles de leurs contrats de mise en œuvre
•    Participer autant que de besoin à la mise en place et au cadrage contractuel dans le cadre du lancement de l’exécution des contrats
•    Faire appliquer des pénalités si nécessaires, sur validation CFT et équipe projets
•    Rédiger et contractualiser les avenants et l’ensemble des actes d’exécution modificatifs : décisions de rejet, de résiliation, ordre de service de démarrage, d’affermissement de tranche, bons de commandes/marchés subséquents, décision de report de délais, etc.

Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats

•    Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ; 
•    Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national ;
•    Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau ;
•    Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison ;
•    Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs.

Management

•    Préparer les plannings des équipes achats sous sa responsabilité ;
•    Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
•    Superviser la bonne réalisation des plannings de son équipe ;
•    Former les équipes d’achat aux procédures ; 
•    Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés ;
•    Participer au briefing des nouveaux arrivants.

Activités transverses 

•    Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;
•    Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;
•    Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels contrat et achat ; 
•    Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs ;
•    Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets ;
•    Faire le lien avec le cabinet d’avocat le cas échéant ;
•    Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ.