Expertise France recrute un(e) assistant(e) financier(ère) chargé(e) des subventions pour ce projet.

Sous la supervision du responsable des subventions et des partenariats, et en étroite collaboration avec le spécialiste des subventions, le directeur adjoint de projet et le responsable administratif et financier, l’assistant(e) financier(ère) chargé(e) des subventions sera responsable du suivi financier, du reporting et de la reddition des comptes des ONG partenaires. Ce poste joue un rôle clé dans le suivi des activités financières des partenaires tout au long de la durée du projet, la coordination de leurs efforts de reporting et le soutien au respect des procédures internes d’Expertise France et des exigences des bailleurs de fonds. Il contribue également à la mise en place de processus solides de gestion des subventions et à la garantie de l’intégrité des pratiques financières et administratives dans l’ensemble du portefeuille de projets.

L’assistant(e) financier(ère) chargé(e) des subventions travaillera en étroite collaboration avec les ONG partenaires locales, l’équipe de projet et, dans une moindre mesure, l’équipe du siège à Paris.

Principales responsabilités :

1. Soutien financier et administratif

· S’assurer que tous les rapports financiers des partenaires sont reçus dans les délais contractuels et vérifier qu’ils sont complets.

· Assurer un suivi régulier auprès des partenaires sur les questions financières, y compris par des visites sur place, afin de garantir le respect des réglementations internes et des exigences en matière de pièces justificatives ; coordonner les mesures correctives si nécessaire avec les chargés des subventions et des partenariats.

· Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives des partenaires, en s’assurant de leur exactitude, de leur conformité et de la bonne tenue des registres.

· Contribuer au suivi de la trésorerie des partenaires afin de garantir des transferts de fonds rapides et sécurisés pour répondre aux besoins des programmes.

· Participer à la préparation, à la modification et au suivi des budgets et des prévisions budgétaires des partenaires.

· Contribuer à la rédaction et à la révision des contrats des partenaires et des modèles de rapports.

· Tenir à jour et de manière organisée les registres administratifs et financiers, les bases de données et les dossiers liés à la mise en œuvre des subventions.

2. Rapports, documentation et gestion des connaissances

· Assurer le suivi auprès des partenaires concernant leurs obligations en matière de rapports, en veillant à la cohérence entre les prévisions et les dépenses réelles.

· Collecter et examiner les données et rapports financiers fournis par les partenaires, en s’assurant de leur exactitude et de leur fiabilité.

· Préparer et présenter des rapports financiers mensuels consolidés aux responsables des subventions, en mettant en évidence les problèmes et les risques le cas échéant.

· Apporter un soutien en matière d’audit aux partenaires et à l’équipe de projet, en veillant à ce que toute la documentation requise soit disponible, exacte et bien organisée.

3. Renforcement des capacités

· Collaborer avec le responsable des subventions et des partenariats et le responsable administratif et financier pour concevoir et dispenser des formations et un accompagnement sur le terrain aux partenaires en matière de conformité financière et administrative.

· Contribuer au renforcement des capacités des partenaires en matière de gestion financière et de reporting afin d’améliorer la qualité et la ponctualité des rapports soumis.

4. Soutien global au projet

· Assurer la liaison entre les ONG partenaires et l’équipe de projet sur toutes les questions financières et administratives, en coordination avec les chargés des subventions.

· Participer aux réunions de projet et contribuer à l’identification des enseignements tirés et des défis liés à la mise en œuvre financière par les partenaires.

· Organiser la logistique des visites sur le terrain, y compris la coordination avec les partenaires, le personnel du projet et les visiteurs.

· Soutenir l’organisation d’événements, d’ateliers et de sessions de formation liés au projet, en veillant au bon déroulement logistique et à la participation active des partenaires.

· Effectuer des tâches administratives supplémentaires selon les besoins afin de soutenir le bon fonctionnement quotidien du projet.