Principais missões atribuídas ao Oficial de Recursos Humanos:

Coordenar as atividades relacionadas com os colaboradores com a empresa terceirizada empregadora

·       Assegurar o acompanhamento dos contratos de trabalho do pessoal nacional e a sua conformidade com a legislação social nacional (renovação, prorrogação, rescisão...) em colaboração com a empresa terceirizada empregadora

·       Supervisionar a boa execução dos contratos de trabalho pela empresa terceirizada empregadora

·       Criar uma ferramenta de acompanhamento completo dos elementos variáveis para o pessoal nacional (salários, bônus, impostos, despesas de portagem salarial, férias pagas, variáveis salariais...) e controlar a sua aplicação pela empresa terceirizada

·       Verificar a exatidão da faturação da empresa terceirizada em relação aos serviços prestados

·       Garantir que as declarações e pagamentos de impostos e contribuições sejam efetuados aos órgãos competentes pela empresa terceirizada empregadora

·       Coletar, controlar e arquivar toda a documentação da empresa terceirizada empregadora e atualizar o arquivo de cada colaborador mensalmente

Gestão diária dos recursos humanos

·       Garantir o cumprimento da legislação trabalhista local e propor adaptações, se necessário

·       Redigir fichas de procedimentos locais relativos à gestão de RH dos colaboradores disponibilizados pela empresa terceirizada, em conformidade com o quadro regulamentar local e em complemento aos procedimentos emanados da Direção de RH da sede

·       Acompanhar os gerentes operacionais, coordenando todo o recrutamento de pessoal nacional (definição das necessidades em colaboração com os operacionais, redação das descrições de funções, validação das condições salariais em conformidade com a tabela salarial nacional, divulgação dos avisos de recrutamento, supervisão da organização dos testes e entrevistas dos candidatos, garantir que as respostas aos candidatos sejam efetivamente dadas)

·       Centralizar as informações e documentos necessários relacionados com a elaboração, acompanhamento e assinatura de contratos de trabalho e transmissão à empresa terceirizada empregadora

·       Atualizar regularmente os arquivos dos colaboradores utilizando o plano de classificação digital da USP e criando arquivos físicos do pessoal, de acordo com o quadro regulamentar local

·       Propor dispositivos de proteção social (complemento de saúde/previdência) e/ou validar os dispositivos propostos pelo empregador terceirizado

·       Organizar o acolhimento dos novos colaboradores (integração, briefing sobre o funcionamento da Agência, informação aos departamentos envolvidos sobre as necessidades em termos de equipamentos e materiais (crachás, e-mail, aplicações, etc.), vida no escritório, etc.)

·       Acompanhar os horários de trabalho e as ausências

·       Transmitir as variáveis salariais ao terceiro empregador e controlar os boletins de pagamento individuais emitidos pelo prestador de serviços

·       Apoiar tecnicamente os chefes de projeto e coordenadores na gestão de suas equipes (acompanhamento/acompanhamento da definição de objetivos, avaliações individuais, apoio em procedimentos disciplinares...)

·       Coletar as necessidades de treinamento coletivo e individual e estabelecer um plano de treinamento e desenvolvimento de competências, em conjunto com o departamento de Treinamento da DRH

·       Atualizar regularmente o organograma da equipe e garantir a existência e a atualização das descrições de cargos

·       Participar na preparação das auditorias (recolha de documentos) com a pessoa responsável pelas auditorias

·       Assegurar um reporting RH regular a nível local e com o departamento internacional da DRH, com base nos indicadores RH acompanhados pela sede e pelo grupo AFD

Aconselhamento e acompanhamento dos operacionais e gestores

·       Aconselhar e acompanhar os gestores nas diferentes questões relacionadas com os recursos humanos (direito do trabalho, formação, recrutamento, contratos de trabalho, tempo de trabalho, integração de novos recrutados, entrevistas de avaliação, gestão de carreira/mobilidade, remuneração, gestão dos representantes do pessoal, procedimentos disciplinares ou de despedimento, etc.)

·       Garantir a aplicação de todos os procedimentos de RH pelos colaboradores operacionais

·       Fornecer aos projetos os elementos orçamentais relativos aos recursos humanos, a fim de facilitar o acompanhamento orçamental

Estruturação do departamento de RH e da USP

·       Estruturar o departamento de RH do escritório, nomeadamente ao nível dos procedimentos relacionados com a Coordenadora de Funções Transversais (CFT) e o departamento internacional da DRH

·       Apoiar os colaboradores, de todos os departamentos/pólos, na compreensão dos desafios de RH

·       Garantir que a política de RH definida pela Expertise France e todos os procedimentos relacionados com RH sejam conhecidos e respeitados pela equipe nacional, propondo adaptações, se necessário

·       Apoiar na análise da implementação de contratos de trabalho diretos

Acompanhamento de RH do pessoal expatriado

·       Organizar a integração local e o briefing administrativo do pessoal expatriado, em colaboração com o departamento de Mobilidade Internacional da Direção de Recursos Humanos

·       Assegurar a gestão administrativa do pessoal expatriado da Agência, bem como os trâmites necessários junto das autoridades, se necessário (documentação, vistos, passagens aéreas, etc.)

Atividades transversais

·       Assegurar, dinamizar e facilitar a comunicação interna dentro da equipe, atuando como interface entre a direção e os funcionários (redação e divulgação de memorandos, intranet, boletins informativos de RH, brochuras informativas, espaços colaborativos, etc.)

·       Garantir o cumprimento das regras de convivência dentro das equipes dos escritórios da Agência

·       Manter um clima social positivo e desenvolver uma cultura empresarial, garantindo uma escuta ativa e confidencial dos funcionários e participando no desenvolvimento da sua motivação

·       Propor a organização de eventos

·       Identificar situações individuais de risco para todo o pessoal presente e garantir a comunicação à CFT

·       Garantir o arquivamento de toda a documentação de RH do pessoal nacional

Esta definição de funções pode estar sujeita a alterações permanentes, dependendo da evolução das atividades da agência e da necessidade de se adaptar a elas. Além disso, o conteúdo das atividades não é exaustivo e outras tarefas relacionadas com a sua área de competências e dentro do seu volume de trabalho podem ser-lhe solicitadas. Esta lista de responsabilidades não é exaustiva.