Description de poste

Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) joue un rôle essentiel en apportant un soutien complet dans les domaines financiers, administratifs, des ressources humaines, ainsi qu’en matière de logistique pour la Facilité. Ses responsabilités couvrent un large éventail de fonctions visant à assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des processus administratifs et financiers de la Facilité.

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur des Services Support, et sous la double supervision de l’Administrateur Financier et du Chargé des Marchés et Contrats (tous deux basés à Paris), l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) entretiendra également un lien fonctionnel étroit avec l’Administrateur Financier basé à Addis-Abeba.

Principales responsabilités

1. Finances et comptabilité

• Préparer les bons de commande et collecter les devis.
• Enregistrer et mettre à jour les fournisseurs dans le système comptable, en veillant à la diligence requise et à la complétude des pièces justificatives.
• Contrôler et valider les factures (1er niveau de vérification) conformément aux procédures d’EF et des bailleurs.
• Traiter et enregistrer les paiements (espèces, banque, carte bancaire) avec les justificatifs requis.
• Enregistrer les opérations quotidiennes dans le journal de caisse et assurer leur saisie en temps voulu dans le système comptable.
• Gérer les avances, soumettre les demandes de réapprovisionnement et suivre la trésorerie.
• Effectuer les comptages de caisse hebdomadaires et mensuels.
• Participer aux rapprochements bancaires mensuels et veiller à la conformité et à la documentation des transactions par carte bancaire.
• Maintenir et mettre à jour les outils de suivi Excel (contrats, achats, déplacements du personnel).
• Contribuer au suivi budgétaire, aux prévisions financières et aux analyses d’écarts.
• Garantir le respect des règles de sécurité financière d’EF et des procédures internes.
• Contribuer aux contrôles internes et préparer la documentation pour les audits.
• Assurer l’archivage systématique des documents financiers, factures et contrats (format papier et numérique).

2. Administration et Ressources Humaines

• Appuyer les processus précontractuels en collectant la documentation et en réalisant la diligence requise pour les experts et les fournisseurs.
• Contribuer à la tenue des dossiers RH, y compris le suivi des congés et déplacements (expatriés et personnel de la Facilité).
• Gérer les services généraux du bureau (approvisionnement, coordination de la maintenance et des réparations, appui aux opérations quotidiennes du bureau de Paris).
• Participer à la préparation des rapports administratifs obligatoires (internes, bailleurs et administrations publiques).
• Assurer l’archivage systématique des documents RH et administratifs (papier et numérique).

3. Logistique et appui aux événements

• Contribuer à la préparation des exigences de sécurité avant chaque mission (MSC, ordres de mission, inscriptions aux briefings de sécurité, etc.).
• Préparer et assurer le suivi des demandes de visas, assurances voyage et autres documents requis.
• Coordonner les réservations de transports, vols et hébergements pour le personnel, les experts et les participants aux événements organisés par la Facilité.
• Préparer, suivre et régulariser les avances de per diem et indemnités pour les participants aux missions.
• Appuyer l’organisation d’ateliers, séminaires, comités de pilotage et autres événements (listes de vérification, réservation des lieux, restauration, équipements techniques).
• Préparer les listes de participants, envoyer les invitations, confirmer la présence et gérer les remboursements si nécessaire.
• Assurer l’impression et la distribution des supports et fournitures (badges, dossiers, papeterie, articles de visibilité, etc.).
• Servir de point focal pour les questions logistiques des participants et assurer une communication claire des modalités pratiques (déplacements, accès au site, agenda, etc.).
• Collecter les feuilles de présence, traiter les formulaires d’évaluation et fournir un retour logistique pour les rapports post-événement.

4. Marchés et contrats

• Appuyer le Chargé des Marchés et Contrats (PCO) dans la préparation des appels d’offres publics, y compris la dématérialisation des procédures (création des consultations, réception des offres, communication électronique avec les candidats).
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires pour les sessions d’évaluation et l’analyse des propositions de projets, en collaboration avec l’équipe de la Facilité (grilles d’analyse, procès-verbaux d’attribution, documents de procédure).
• Compiler les contrats de services et vérifier la conformité des soumissionnaires.
• Appuyer le suivi de l’exécution des contrats conformément à leurs dispositions, notamment en ce qui concerne les modifications (avenants et autres actes d’exécution) et les paiements.
• Assurer l’archivage de tous les documents liés aux marchés et contrats, conformément aux procédures internes.
• Fournir les documents requis et justifier les procédures mises en œuvre en cas d’audit.
• Ces responsabilités impliquent des échanges réguliers avec les unités administratives et financières des agences des États membres en Europe, ainsi qu’avec les équipes d’EF basées au bureau d’Addis-Abeba, en Éthiopie.