En appui des chargé.e.s de projet, les missions de l'Assistant projets Administratif et Financier H/F sont les suivantes :

Gestion administrative

•           Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets

•           Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques

•           Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions

•           Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,

•           Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,

•           Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne

Gestion budgétaire et financière

•           Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,

•       Mise à jour du journal de dépenses du projet et rapprochement avec les données comptables

•           Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers

•           Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets

•           Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.

•           Tient à jour les tableaux de bord existants,

•           Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Gestion logistique

•           Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)

•           Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets, ...

•           Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,

•           Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation, ...

•           Applique les procédures d’achat interne et externe.

Appui transversal :

•    Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, etc...) et du département.