La mission s’inscrit dans le cadre du Programme Multisectoriel pour la Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle – phase 2 (PMSAN II) et concerne plus particulièrement la composante coordonnée par la Direction Départementale de l’Agriculture de l’Ouest (DDAO – du Ministère de l’Agriculture, des Ressources Naturelles et du Développement Rural - MARNDR). Cette composante est intitulée « Activités agricoles en appui à la sécurité alimentaire et nutritionnelle des ménages de la région métropolitaine et périurbaine de Port-au-Prince », ci-dessous appelée « le Projet ».

Sous la supervision du chef de projet PMSAN II, le chargé de suivi pour la Zone Métropolitaine de Port-au-Prince (ZMPP) sera responsable de la réalisation des passations de marchés et des contrats, le suivi du Projet conduit par la DDAO, et les tâches transverses.

En particulier, il sera responsable pour :

1)  Préparer et compléter le cadrage administratif et le fonctionnement du projet, en pleine collaboration avec le MARNDR :

• S’approprier les règles et procédures d’Expertise France ;
• Préparer / finaliser tous documents éventuellement nécessaires pour le Projet en collaboration étroite avec le MARNDR et l’équipe projet ;
• Appuyer le Ministère pour l’appropriation des procédures dans la mesure du nécessaire ;
• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes simples permettant d'assurer le suivi ainsi que le respect des conditions contractuelles, notamment en termes de délais et livrables.

2)  Mettre en œuvre les procédures d’achat en collaboration avec la DDAO et l’Unité de Support des Projets d'Expertise France (USP):

• Réviser le plan de passation des marchés préparé et actualisé par la DDAO ;
• Autant que besoin, appuyer la DDAO pour l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique pour les marchés à venir et la définition des critères de sélection ;
• Mettre en œuvre les procédures de passation selon les règles d’Expertise France, l’analyse des offres et les étapes jusqu’à la contractualisation.

3)  Suivre l’exécution des contrats d’achats et de services :

• S’assurer que les formats et les informations des devis et factures sont conformes ;
• Toujours en lien avec la DDAO, suivre les opérations de vérification, de réception des équipements ou livrables ;
• Assurer le suivi de l’échéancier des paiements (avance et acomptes) et des avenants si besoin ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison ;
• Assurer le suivi financier du Projet en lien avec l’équipe d’Expertise France ;
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques ;
• Dans le cadre des audits, mise à disposition des documents demandés et explications des procédures mises en œuvre.

4)     Assurer le suivi global du Projet :

• S'approprier le dispositif de suivi d'Expertise France sur le PMSAN II pour son application dans le cadre de cette composante ;
• Collaborer avec la DDAO pour la correspondance du projet par rapport à ce dispositif d'indicateurs ;
• S'assurer de la bonne compilation et transmission des informations par l'équipe de la DDAO ;
• Suivre les activités coordonnées et menées par la DDAO en étroite relation en particulier avec leur coordonnateur de Projet, dans le respect de la note de projet et des règles et principes convenus notamment pour les équipements et services ;
• Recevoir les rapports de suivi ainsi que les rapports de projet semestriels de la DDAO ;
• Participer activement aux réunions trimestrielles du Comité Technique présidées par le Directeur Départemental ;
• Participer régulièrement aux autres réunions de projet, notamment, sur invitation, aux rencontres techniques de l’équipe de supervision du MARNDR.

5)     Activités transverses :

• Suivre le versement de l’enveloppe de coordination prévue en lien avec les activités réalisées ;
• Contribuer au rapport annuel à l’Union Européenne et à l'AFD en collaboration avec l’équipe de projet ;
• Contribuer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels d’Expertise France (prévisions d’atterrissage, budgets indicatifs) ;
• S’assurer de l’archivage des documents et justificatifs de Projet ;
• Contribuer à tous travaux de capitalisation et d’évaluation du Projet.

Ces tâches seront toutes menées en étroite relation avec l'équipe de la DDAO (en particulier son Coordonnateur de projet) et le point focal du Ministère (concernant leurs activités et la mise en place des équipements et services contractualisés), les collègues de l’USP (pour tout ce qui concerne les procédures), et l’équipe projet PMSAN II d'Expertise France (pour l’encadrement stratégique et partenarial du Projet et son suivi).

En outre, des relations plus occasionnelles se feront aussi avec les collègues du siège d’Expertise France (chargé de projet, référent thématique, département des affaires juridiques).

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du programme et des différents projets mis en œuvre par Expertise France en Haïti.