Con sede en Madrid, España, y bajo contrato local, el/la Técnico/a de Apoyo en logística y finanzas desempeñará sus funciones en el marco de la segunda fase del Programa EL PACCTO (Programa Europa-América Latina-Caribe de Asistencia contra la Delincuencia Organizada Transnacional), financiado por la Unión Europea – DG INTPA. EL PACCTO 2.0 es un programa innovador centrado en apoyar a los países de América Latina y el Caribe (ALC) en el fortalecimiento del estado de derecho y la lucha contra la delincuencia organizada transnacional.

El/la Técnico/a de Apoyo en logística y finanzas asistirá al Responsable Financiero, al Técnico de Proyecto y al conjunto del equipo de Expertise France en la gestión logística, administrativa y financiera de las actividades previstas encomendadas a Expertise France, en coordinación con otros Técnicos de Apoyo. El/la Técnico/a de Apoyo estará bajo la dirección general del Senior Executive Manager del Programa, también con sede en Madrid.

El/la Técnico/a de Apoyo en logística y finanzas tendrá la siguiente lista no exhaustiva de tareas:

Organización logística de actividades y eventos

• Participar en la definición de los aspectos logísticos de las misiones sobre el terreno, las formaciones, las visitas de estudio, los talleres y los seminarios que se organizarán en América Latina, el Caribe y en la Unión Europea.
• Reservar los planes de vuelo de acuerdo con las normas internas de Expertise France.
• Anticipar los trámites necesarios para los viajes internacionales (solicitudes de visado, procesos de seguridad, etc.).
• Identificar, negociar, contratar y realizar el seguimiento de los servicios locales en el lugar de la misión: catering, compra de equipos, intérpretes, hoteles, transporte, pausas para el café, etc.
• Preparar y realizar el seguimiento de las solicitudes de reembolso de gastos (equipo, participantes y personas expertas).
• Recopilar los documentos justificativos para su archivo y auditoría (facturas, tarjetas de embarque, listas de asistencia firmadas, etc.), de conformidad con las normas de Expertise France en materia de archivos.

Apoyo a funciones administrativas y financieras

• Seguimiento de firma y recopilación de los documentos administrativos necesarios, de acuerdo con las normas de Expertise France.
• Solicitudes de registro de proveedores de servicios al departamento de contabilidad.
• Apoyo en la redacción y el seguimiento de las órdenes de compra para personas expertas y proveedores de servicios a corto plazo.
• Seguimiento de la realización de determinados servicios (traducción, diseños, comunicación).
• Actualización de la tabla de seguimiento de contratos y órdenes de compra, informando al Técnico de Proyecto y al Responsable Financiero.
• Recepción y archivo de los entregables de las personas expertas y proveedores de servicios, comprobando el cumplimiento de las órdenes de compra y los contratos.
• Garantizar los pagos. Ayudar y apoyar al Responsable Financiero en el seguimiento contable y de tesorería, así como en la auditoría.
• Mantenimiento de la lista de gastos.
• Archivo electrónico de documentos, garantizando el mantenimiento adecuado de los archivos del proyecto y su accesibilidad.
• Participar en las auditorías del proyecto (búsqueda y suministro de documentos).

Características específicas de la posición:

• Eventos multinacionales de alto nivel en el extranjero.
• Misiones de terreno simultáneas en diferentes países y para varias personas expertas en paralelo.
• Organización remota de actividades de terreno.
• Numerosos interlocutores, múltiples idiomas (inglés, francés, español).
• Importante tener en cuenta los plazos de los procesos internos (organismo público).
• Acompañamiento de expertos a largo y corto plazo durante la preparación y ejecución de su misión.