Equipe

Le Bureau Mutualisé est composé d’une équipe administrative, financière et logistique comme suit, sous l’autorité du RAF, en appui aux chargés de projets siège et des équipes opérationnelles :

-          Une responsable contractuel et logistique

-          Un.e chargé.e administratif et financier

-          Trois chargé.s administratif, financier et logistique

Tâches

Expertise France recherche, pour superviser la gestion administrative, logistique et financière de son bureau mutualisé à Paris Gare de Lyon, un(e) Responsable Administratif et Financier (RAF). 

Placé sous l’autorité de la Responsable du Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques, il/elle s’assure de la bonne mobilisation des services administratif, logistique et financier du bureau mutualisé des projets intra-européens.

Il/elle est garant(e) du respect des règles de l’Agence dans la gestion administrative, financière, logistique, administrative et RH des activités relatives aux projets et au fonctionnement du bureau mutualisé.

En lien constant avec les équipes projets, les missions principales du/de la Responsable Administratif et Financier sont les suivantes :

·       Gestion financière et budgétaire :

-        Assurer la gestion administrative du bureau mutualisé ;

-        Assurer la mise à jour et le contrôle des suivis financiers mensuelle des projets (affectation des dépenses, consommations, prévisions, etc.) ;

-        Aider à la préparation des rapports internes sur une base mensuelle pour les chargés de projet ;

-        Préparer les exercices budgétaires mensuels, semestriels, et annuels en collaboration avec les équipes projet (budget initial, budget révisé et prévisions budgétaires, clôtures comptables, RPP mensuel) ;

-        Assurer la préparation des rapports externes (bailleurs de fonds) ;

-        Préparer et accompagner les audits ou contrôles éventuels;

-        Gestion financière RH des projets /bureau mutualisé (mise à jour clef de répartition, affectation, etc.) ;

-        Appuyer les équipes dans la construction budgétaire des futurs projets, réallocation budgétaire ou NCE et la réalisation des analyses internes de rentabilité ;

-        Assurer le suivi financier et comptable des subventions octroyées à des tiers ;

-        Participer aux réunions de pilotage opérationnel et financier des projets ; s’assurer de la bonne traduction en prévisionnels financiers des engagements opérationnels et des plans d’action ;

-        Assurer la clôture comptable semestrielle et annuelle des projets;

-        S’assurer que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun ;

·       Gestion de la comptabilité :

-        Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable ;

-        Vérification de la cohérence des données comptables (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc.) : ERP et fichiers Excel ;

-        Superviser le contrôle des pièces comptables ;

-        Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables ;

-        Préparer les documents de clôture comptable mensuels, trimestriels et annuels ;

·       Gestion Administrative :

-        Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH ;

-        Superviser et contrôler le respect du calendrier administratif ;

-        Superviser l'archivage physique et numérique ;

-        Assurer le suivi des contrats de bureau (location, accords-cadres, etc.) en collaboration les services concernés du siège ;

-        Apporter un soutien aux équipes logistiques et achats (procédures, évaluation, négociation, etc.) ;

-        En lien étroit avec le département des affaires juridiques au siège et le Responsable contractuel et logistique, assurer la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet ;

-        Consolider les rapports financiers

·       Gestion d’équipe :

-        Préparer et suivre les calendriers pour les équipes administratives et financières ;

-        Superviser la bonne mise en œuvre des plannings de son équipe ;

-        Former les équipes administration-finance aux procédures ;

-        Organiser des ateliers de formation sur des thèmes en fonction des besoins identifiés

-        Participer au briefing des nouveaux arrivants ;

-        Assurer le recrutement et encadrer l’activité des membres de son équipe composée d’assistants de projet en charge des fonctions administrative, financière et logistique ;

-        S’assurer de la bonne adéquation des ressources aux besoins en étroite collaboration avec la Responsable du Pôle TGR ; procède, le cas échéant, à des ajustements de l’organigramme en concertation avec la Responsable du Pôle TGR et les projets concernés

-        Accompagner le développement des compétences des membres de son équipe, notamment à travers des formations aux procédures internes de l’agence en étroite collaboration avec les services concernés;

-        Préciser les rôles et responsabilité des membres de son équipe et leur articulation avec les équipes projet, mettre en place les procédures et les outils nécessaires pour encadrer le travail des collaborateurs

-        Préparer et conduire les entretiens professionnels annuels et fixer les objectifs individuels des collaborateurs placés sous son autorité directe.

Position dans l’organigramme (liens hiérarchiques et fonctionnels) :

-        Rattaché-e au Département Gouvernance

-        En responsabilité hiérarchique des équipes "administratives et financières" 

-        En lien fonctionnel avec le Département des Affaires Financières